Commis Réceptionniste

**Objectifs du poste**:
Relevant de la Coordonnatrice des services alimentaires, le Commis réceptionniste a la responsabilité de fournir un service extraordinaire envers les participants afin de faire rayonner le Centre alimentaire, et ce, en accueillant les visiteurs en personne ou par téléphone et les dirigeants vers les bonnes ressources. Il doit aussi fournir un service de soutien administratif. Le titulaire est appelé à effectuer, entre autres, les tâches suivantes:
**Descriptions des tâches accomplies**:

- Prendre les rendez-vous des participants pour les activités du Centre de distribution du Centre alimentaire
- Vérifier si les participants sont inscrits au Centre alimentaire en utilisant la base de données
- Demander si requis les informations requises
- Transmettre les nouveaux participants ou cas problèmes à la Coordonnatrice des services alimentaires
- Répondre au téléphone et fournir des renseignements généraux sur le fonctionnement du Centre alimentaire
- Acheminer les gens vers la personne ou service approprié
- Prendre les messages téléphoniques de la boîte vocale et les distribuer aux personnes concernées
- Accueillir les visiteurs avant ou après les heures de distribution et s’assurer que la porte principale est barrée avant et après les heures de distribution
- Saisir les informations des participants qui ont reçu des denrées dans la base de données de la distribution alimentaire
- Assister la Coordonnatrice des services alimentaires pour la gestion de la participation des participants aux activités du Centre alimentaire
- Préparer, sur demande, des étiquettes ou autres types de document, pour le centre de distribution
- Appuyer l’équipe du centre de distribution dans la préparation d’activités ponctuelles
- Saisir mensuellement les feuilles de temps des bénévoles dans la base de données des bénévoles, les numériser, et les classer dans le répertoire numérique approprié
- Remettre à un nouveau bénévole, le formulaire d’inscription, mettre les informations du formulaire dans la base de données des bénévoles, les numériser et les classer dans le répertoire numérique approprié
- Établir et maintenir une liste de fournitures de bureau et s'assurer que le centre de distribution ne manque de rien
- Rédiger et maintenir les affiches et avis nécessaire pour le partage d'informations au Centre de distribution
- Assurer un bon accueil en manifestant son intérêt pour le participant en adaptant son comportement et son langage à la culture et à l'image du Centre alimentaire et à la diversité des participants
- Se montrer courtois, discret et discerner les informations devant restées confidentielles
- Répondre à la sonnette
- Effectuer des tâches administratives et de bureau
- Toutes autres tâches connexes

**Exigences**
- Formation post-secondaire est requise
- Bonne connaissance de la Suite Office (Word, Excel, Outlook)
- Bonne communication du français (tant à l’oral qu’à l’écrit)
- Bonne connaissance de l’anglais (tant à l’oral qu’à l’écrit)

**Compétences recherchées**
- Qualité et souci du détail
- Communiquer oralement et par écrit (français et anglais)
- Capacité d’échanger de l’information
- Faire preuve d’esprit d’équipe
- Courtoisie, Discrétion et Confidentialité
- Maîtriser la bureautique
- Résistance au stress
- Faire preuve de tact et de discrétion dans ses communications interpersonnelle et organisationnelle
- Être en mesure de prioriser les mandats
- Flexibilité / Savoir s’adapter

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : 30 121,00$ à 36 454,00$ par an

Avantages:

- Stationnement sur place

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi

Formation:

- École Secondaire (Obligatoire)

Langue:

- Français (Obligatoire)
- Anglais (Obligatoire)

Permis/certificat:

- Permis de conduire (Obligatoire)

Disponibilité:

- Quart de jour (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 2023-07-04