Coordinateur de Bâtiments/facilities Coordinator

3 weeks ago


SaintLaurent, Canada Cushman & Wakefield Full time

Le coordinateur de bâtiments fournit une assistance à l'équipe de gestion des bâtiments pour assurer la prestation des services et des besoins concernant les installations du client. Il assure également un soutien direct à l'équipe de gestion des bâtiments avec, en continu, des responsabilités liées aux bâtiments et à l'équipe de gestion. Le coordinateur de bâtiments doit être bilingue français/anglais. C’est une fonction hybride : le coordinateur de bâtiments sera 3 jours en entreprise, 2 jours en télétravail. Il effectuera une visite mensuelle au site de la ville de Québec.

FONCTIONS ESSENTIELLES ET RESPONSABILITES

Fournir des services de gestion globale des bâtiments, y compris une surveillance continue des bureaux/ bâtiments.

Répondre aux demandes de renseignements et aux préoccupations des clients, en assurant une prestation de service rapide et de qualité face aux problèmes.

Suivre les clients afin de s’assurer de leur satisfaction.

Répondre à toutes les demandes de renseignements et de plaintes concernant le bâtiment ; évaluer les problèmes et prendre les mesures correctives nécessaires.

Rester informé sur tous les aspects des systèmes opérationnels du bâtiment.

Effectuer la coordination avec les sous-traitants externes, pour le service et les réparations de l'équipement.

Suivre le protocole et la procédure de sécurité spécifiques à la maintenance du bâtiment.

Maintenir une communication continue avec les sous-traitants, le client et l'équipe de gestion.

Aider à l'inspection du site et des autres bâtiments attribués au portfolio

Créer des bons de travail et les attribuer au personnel d'ingénierie, aux sous-traitants et aux fournisseurs.

Effectuer des rapports concernant les bons de travail ouverts et fermés ; vérifier l'état des bons de travail ouverts avec la personne concernée.

Demander, examiner et soumettre des bons de travail ; examiner les offres et les propositions des sous-traitants.

Vérifier le prix final de la facture et traiter les paiements en temps et en heure.

Aider au suivi et à l'évaluation des performances des fournisseurs et sous-traitants.

Former les fournisseurs et sous-traitants aux procédures des bons de travail et de facturation.

Gérer les bons de travail complexes relatifs aux catastrophes naturelles et à la réparation des désastres.

Gérer le service et la performance des fournisseurs, sous-traitants et propriétaires concernant l'achèvement des travaux en temps et en heure.

Créer et enregistrer de façon appropriée, toute communication écrite entre les parties.

Planifier ; documenter l'entretien et les réparations relatifs à l'équipement du bâtiment.

Communiquer fréquemment avec le client, les propriétaires, les fournisseurs et les sous-traitants pour résoudre les problèmes et fournir des mises à jour concernant l'état du projet.

Former et orienter les nouveaux associés aux processus et procédures divers.

Assister le client dans la coordination des évènements

Aider à mesurer et à rapporter les indicateurs de performance clés par rapport aux accords de niveau de service.

Fournir une assistance de service pour les installations au nom du ou des clients ; surveiller le flux de travail interne/externe pour tous les cas de demande, afin d'assurer une qualité constante du service et du travail produit.

Trier le courrier

Expédier/réceptionner le courrier (FedEx)

Commander les fournitures de bureau, mobilier, etc.

Accompagner les clients/fournisseurs dans tout le bâtiment.

Coordonner la restauration pour les réunions/événements.

Travailler en étroite collaboration avec l'équipe sur place.

Coordonner la planification des fournisseurs.

COMPÉTENCES REQUISES

Compétences en communication (orale et écrite)

Capacité à orienter le client

Gestion multitâche

Souci du détail

Connaissances financières

Compétences en gestion du temps

Capacité à travailler en équipe

NIVEAU D’ETUDES REQUIS

Diplôme d'études secondaires ou diplôme d'équivalence générale requis.

EXPÉRIENCE REQUISE

Un minimum de 2-3 ans d'expérience de travail dans un secteur administratif, comptable ou de services aux locataires.

Expérience dans les domaines suivants : saisie de données, rapports de dépenses, classement de documents, réponse téléphonique, planification de projets ; communication

Expérience en service clientèle.

Expérience souhaitée dans les secteurs de la gestion des installations/propriétés, de l'immobilier commercial ou des services professionnels

QUALIFICATIONS SUPPLÉMENTAIRES

Compétences dans la compréhension des accords de gestion et du langage contractuel.

Connaissances pratiques des programmes informatiques et des systèmes de construction de base.

Compétences informatiques avec la suite Microsoft Office (MS Word, Excel et PowerPoint).

Capacité à démontrer et à exercer un jugement pertinent.

Excellentes compétences interp



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