Assistant-e Criugm

ASSISTANT-E CRIUGM - DIRECTION

**Présentation de l'employeur**

Le CIUSSS du Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal (CCSMTL), du fait de sa composante universitaire, compte plusieurs centres de recherche, dont celui de l’Institut universitaire de gériatrie de Montréal (CRIUGM). Il s’agit d’un des centres de recherche les plus importants du Québec regroupant près de 500 personnes (250 étudiant-e-s, 100 chercheur-e-s, 100 membres du personnel de recherche et 25 stagiaires postdoctoraux). Cette vaste communauté œuvre à faire avancer la recherche dans le domaine du vieillissement avec comme mot d’ordre le bien-vieillir et le maintien de la qualité de vie.

Êtes-vous intéressé à soutenir et faciliter le travail essentiel de la communauté CRIUGM ?

Souhaitez-vous évoluer dans un environnement flexible qui assure un équilibre positif entre le travail et la vie personnelle ?

Trouvez-vous important qu’un climat de travail soit stimulant tout en étant associé à une ambiance chaleureuse et conviviale?

Si oui, n’hésitez plus et rejoignez notre équipe du service de soutien administratif.

**Description du poste**

Sous la responsabilité administrative du chef de service, le ou la titulaire du poste participe à deux missions permettant de soutenir le bon fonctionnement du centre de recherche et le développement et la mise en œuvre de sa programmation scientifique:
La première mission consiste à appuyer la direction scientifique en s'assurant du bon fonctionnement des affaires administratives et cléricales, de la tenue des dossiers administratifs, et de la coordination du secrétariat de la direction scientifique.

La deuxième mission implique de soutenir la direction administrative dans le maintien d’un fonctionnement administratif optimal du centre de recherche.

**Principales responsabilités**

**1. Soutien à la direction scientifique (60-70%)**
- Prendre en charge l'agenda du directeur scientifique, planifier et coordonner ses rendez-vous (ainsi que ceux de la direction associée - Affaires scientifiques), ses réunions et ses déplacements et assurer le suivi de ses courriels et courriers.
- Maintenir une « liste de tâches à faire » hebdomadaire pour suivre les tâches importantes et s'assurer qu'elles sont accomplies dans les délais.
- Soutenir _l’agent - Direction & Affaires scientifiques_ dans les différentes tâches administratives liées à la programmation scientifique du CRIUGM, ainsi que dans divers dossiers de la direction scientifique et de la communauté de recherche (nomination, statuts et autres).
- Organiser, assister et faire le suivi de réunions de la direction et des comités de gouvernance du CRIUGM : céduler les rencontres (via Doodle), envoyer les documents requis, préparer les ordres du jour et les procès-verbaux.
- Aider à la préparation de divers documents (lettre de référence, de soutien, demandes de privilège, etc.). Ceci inclut la rédaction et la révision faites dans un français à visée professionnelle, la mise en page au bon format, et la finalisation (p. ex. ajout de signature).
- Maintenir la liaison avec les différentes directions associées du CRIUGM, les directions de l'IUGM ainsi que les autorités universitaires et celles du CIUSSS.

**2. Soutien à la direction administrative (30-40%)**
- Gérer l'agenda, les déplacements, les vidéoconférences et le suivi de certains courriels et courriers du ou de la chef-fe de service.
- Gérer différents aspects logistiques pour le bon fonctionnement du centre:

- Courriers et colis : réceptionner et distribuer le courrier et les colis adressé au CRIUGM et aux membres de la communauté de recherche.
- Reprographie et bouteilles d’eau : suivis livraison et facturation; distribution.
- Salles d’organisations logistiques (SOL) : veiller à leur organisation.
- Réservations de salles du CRIUGM : gérer le calendrier de réservation des salles communes du CRIUGM.
- COVID19 : gérer l’affichage et les équipements (masques, désinfectants) au CRIUGM pour répondre aux exigences du CIUSSS relativement à la COVID-19.

Événements:

- Soutenir _l’agente - Communications_ pour l’affichage d’évènements, de concours et d’annonces à travers le bâtiment et pour l’organisation d’événements phares (p. ex. journée scientifique annuelle, journée accueil étudiant, conférences CRIUGM, semaine de la mission universitaire),
- Assurer l’exécution des éléments logistiques des réunions et événements organisés par les différentes directions, comités et membres de la communauté CRIUGM : réservation de salles, réquisition de matériel et du soutien audiovisuel, inscription des participants, commande de repas en tenant compte des particularités alimentaires des participants et demandes de permis d’alcool, etc.

**Qualifications requises**
- Diplôme d'études collégiales (DEC) option secrétariat. Une combinaison de formation et d’expérience professi