Secrétaire D’école

**Poste probatoire à temps partiel (17,5 hres/semaine)**:
**École**: École Terre des Jeunes**Entrée en poste**: 1er octobre 2024**Date limite pour postuler**: 26 septembre 2024**Numéro du concours**: 015-20240952**nature du travail et responsabilités générales**:
La secrétaire devra travailler indépendamment à l’exécution de tâches variées requérant un bon jugement pour la prise de décisions, selon les politiques et les procédures déjà établies par l’école. Elle devra:

- Accueillir parents, élèves et visiteurs à la réception et répondre à toutes questions et demandes;
- Faire les inscriptions d’élèves, les maintenir à jour dans le système _PowerSchool _et fournir périodiquement une mise à jour au bureau central, tel que requis;
- Répondre au téléphone ainsi que trier et distribuer le courrier;
- Entrer l’assiduité des élèves dans le système _PowerSchool _et en faire le contrôle avec les parents;
- Créer et éditer des documents variés à l’aide d’un traitement de texte et répondre à la correspondance routinière de sa propre initiative;
- Faire l’entretien de l’équipement du bureau, tel que photocopieur et imprimantes;
- Compiler, assembler et classer divers documents tels que formulaires, listes, mémos, lettres, rapports, examens, correspondance, etc.;
- Faire la compilation, produire et maintenir des listes de cours, d’horaires, de classes, d’élèves, etc. en utilisant le logiciel _PowerSchool_ utilisé par le conseil scolaire;
- Gérer des horaires, prendre des rendez-vous et réserver des espaces, des salles de conférence et autres;
- Faire la gestion des fournitures d’école;
- Sous la supervision de la direction de l’école, administrer les médicaments aux élèves;
- Gérer la comptabilité de l’école à l’aide du logiciel _SchoolCash_ ainsi que compter les sommes d’argent reçues de différentes sources et émettre des reçus;
- Remettre les rapports du mois au conseil scolaire;
- Exécuter toute autre tâche de bureau, tel que demandé par la direction de l’école.

**Exigences du poste**:

- Avoir un certificat en secrétariat ou expérience équivalente;
- Avoir de l’expérience dans le domaine du secrétariat;
- Avoir une bonne connaissance des routines et de l’équipement de bureau;
- Avoir une connaissance des logiciels de la suite _Office_ et de la suite _Google_ est nécessaire;
- Pouvoir communiquer effectivement et clairement en français et en anglais;
- Garder des contacts routiniers avec les élèves, parents, membres du personnel et invités de façon courtoise;
- Avoir une personnalité accueillante et de l’entregent;
- Exécuter les tâches demandées en utilisant sa propre initiative et son bon jugement;
- Éditer les documents et planifier son travail de secrétariat;
- Bien travailler en équipe;
- Respecter la confidentialité des dossiers de l’école;
- Être légalement admissible à travailler au Canada sans restriction concernant le travail auprès des enfants.