Secrétaire D’école

**OCCASION D’EMPLOI**

**Secrétaire d’école**

**École primaire Saint-Paul**

**Affichage : SEPB-UB2324.010** **Date limite : 26 juin 2023**

**Lieu de travail **:2425, rue Honfleur, Laval (Québec) H7E 1Y3

**Statut d’emploi **:Remplacement à temps partiel (14 heures)

**Échelle salariale **:22,81 $ à 27,10 $ l’heure

**Horaire **:Lundi et Jeudi : 8 h 15 à 16 h 15

**Supérieur immédiat **:La direction de l’école

**NATURE DU TRAVAIL**

À titre de secrétaire d’école, vous serez responsable d’assurer, selon les instructions ou en collaboration, la bonne marche administrative de l’école ou du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école ou du centre d’éducation des adultes ou du centre de formation professionnelle. Dans le cadre de vos responsabilités, vous devrez également:

- planifier et organiser le travail du secrétariat de manière à ce que l’école ou le centre se conforme aux diverses obligations administratives à l’égard de la commission scolaire, des ministères et de divers organismes, et respecte les échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l’école ou du centre;
- répondre aux demandes et aux plaintes, et apporter les solutions dans le champ de sa compétence;
- colliger les données nécessaires pour la préparation du budget, participer à son élaboration et voir à son suivi;
- préparer des rapports sur les soldes budgétaires; effectuer la tenue des livres comptables de l’école ou du centre et des activités parascolaires, régler les factures et les autres comptes créditeurs, et effectuer les dépôts bancaires; signer conjointement les chèques, concilier les comptes, tenir une petite caisse et recueillir les fonds amassés dans le cadre des campagnes de financement;
- compiler les demandes de matériel du personnel de l’école ou du centre;
- tenir un magasin d’articles scolaires; dresser l’inventaire physique des immobilisations de l’école ou du centre et l’inventaire des livres de la bibliothèque;
- répondre aux besoins des élèves : transmettre, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel de l’école ou du centre et, au besoin, faire des rappels aux personnes concernées; selon la politique en vigueur et dans le champ de sa compétence, prendre les mesures appropriées dans les situations d’urgence;
- utiliser un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison;
- accomplir toute autre tâche connexe.

**EXIGENCES ET QUALIFICATIONS**
- Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;
- Quatre (4) années d’expérience pertinente;
- Posséder des notions de base en bureautique;
- Connaître le système GPI serait considéré un atout.

**EMPLOYMENT OPPORTUNITY**
**School Secretary**

**Saint-Paul Elementary School**

**Posting: SEPB-UB2324.010** **Closing Date: June 2**6 **, 2023**
**Place of Work**:2425, rue Honfleur, Laval, QC H7E 1Y3

**Status of Position**:Part Time replacement (14 hours)

**Salary Scale**:$22.81 to $27.10 hourly rate

**Schedule**:Monday and Thursday: 8:15 a.m.1 to 4:15 p.m.

**Immediate Superior**:The School Principal
**NATURE OF THE WORK**
The School secretary is responsible for ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth operation of the school or centre by assuming the responsibility and coordination of the administrative tasks of school or adult education or vocational training centre secretaries. In addition, as the school secretary you will be required to:

- Plan and organize secretarial work so that the school or centre complies with the various administrative obligations associated with the school board, the ministries and various organizations and meets the deadlines of the operations and the various school or centre activities;
- Respond to requests and complaints and try to resolve problems within your competence;
- Compile the necessary information for the preparation of the budget, participate in preparing it, monitor it
- Prepare reports on the budget balances; keep the accounting books of the school or centre and of extracurricular activities, pay invoices and other accounts payable and make bank deposits; sign cheques jointly, reconcile accounts, keep a petty cash and collect funds raised during fundraising events;
- Compile requests for material from school or centre staff;
- Keep a school supply store; draw up the physical inventory of the school’s or centre’s immovables and of library books;
- Respond to students’ needs: convey, in unusual circu