Réceptionniste / Receptionist

Brandt est actuellement à la recherche d'une Réceptionniste pour sa succursale de Baie-Comeau Construction & Foresterie.

Ce poste est responsable des tâches générales de bureau et du soutien aux différents service de la succursale.

Fonctions et responsabilités
- Diriger toutes les demandes de renseignements vers les personnes, les divisions ou les services appropriés de l’organisation
- Taper des formulaires, des lettres, des rapports et des notes de service au besoin
- Recevoir et distribuer toutes les formes de correspondance papier
- Au besoin, aider à la compilation des données pour divers rapports
- Coordonner les aspects logistiques de différents départements, comme les réunions, les conférences, les ateliers, les projets spéciaux et les événements
- Organiser et réserver des réunions dans des salles de conférence interne et hors site; s’assurer que l’équipement de présentation approprié est présent
- En tant que travailleur de première ligne, présenter une image positive et professionnelle de l’organisation à tous les visiteurs, fournisseurs, demandes de renseignements et autres interactions
- Informer le personnel et/ou les clients au sujet des activités spéciales
- Administrer et gérer le courrier entrant/sortant, y compris les envois prioritaires, les colis, les services de messageries et d’autres types de correspondance
- Maintenir la réception de façon ordonnée et présentable
- S’assurer que les fournitures de bureau nécessaires sont en inventaire et obtenues au meilleur prix possible
- Coordonner les combinaisons des employés avec le fournisseur de choix
- D’autres tâches peuvent être assignées

Compétences requises
- Connaissance pratique de Microsoft Office
- Solides compétences organisationnelles requises
- Solide connaissance des procédures générales du bureau concernant l’approvisionnement, les préparatifs de voyage, la gestion budgétaire, etc.
- Capacité de rédiger des correspondances, y compris des notes de service, des lettres, etc.
- Compétences mathématiques générales
- Capacité d’appliquer ses connaissances pour exécuter des instructions sous forme écrite, verbale ou schématique
- Capacité à maintenir des systèmes de classement et des bases de données de base
- Excellentes compétences d’analyse et de résolution de problèmes
- Compétences méticuleuses en matière de tenue de dossiers
- Bonnes manières au téléphone et excellentes compétences relationnelles
- Solides compétences de communication écrite et verbale avec tous les niveaux de l’organisation

Expérience requise
- Expérience du travail sur une console multi-lignes considérée comme un atout
- Diplôme d’études secondaires, ou combinaison acceptable d’études et d’expérience
- De deux à quatre ans d’expérience de travail direct à titre de réceptionniste souhaitableBrandt is currently seeking a Receptionist for our Baie-Comeau Construction & Forestry location.

This position is responsible for general office duties and departmental assistance.

**Responsibilities**:

- Refer all inquiries to the appropriate individuals, divisions, or departments across the organization
- Type forms, letters, reports, and memos as necessary
- Receive and distribute all forms of paper correspondence
- Where necessary, assist in the compilation of data for various reports
- Coordinate the logístical aspects of departmental programs, such as meetings, seminars, workshops, special projects, and events
- Arrange and book meetings in boardrooms, off-site conference halls, and other locations; ensure the appropriate presentation equipment is there
- As a front-line worker, present a positive and professional image of the organization to all visitors, suppliers, inquiries, and other interactions
- Provide information to staff and/or clients about special activities
- Administer and manage inbound/outbound mail, including priority post, packages, courier services, and other correspondence
- Maintain the reception in a tidy and presentable manner
- Ensure the necessary office supplies are stocked and obtained at the best possible price
- Coordinate employee coveralls with the vendor of choice
- Other duties as assigned

**Required Skills**:

- Must have working knowledge of Microsoft Office
- Strong organizational skills are required
- Strong knowledge of general office procedures involving procurement, travel arrangements, budget management, etc.
- Able to write simple correspondence, including memos, letters, etc
- General mathematical skills
- Able to maintain filing systems and basic databases
- Excellent analytical and problem solving skills
- Meticulous records maintenance skills
- Superior telephone manners and strong interpersonal skills
- Strong written and verbal skills to communicate with all levels of the organization

Required Experience
- Experience working on a multi-line switchboard is considered an asset
- High school diploma or GED, or an acceptable combination of education and experience
- 2-4 years of direct work experience in a reception