Ajoint(E) Administraif

Veuillez référer au guide

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Département de biologie, Faculté des sciences

Sommaire du poste:
Sous la direction du responsable administratif, l'assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) de fournir un soutien administratif efficace et efficient dans le domaine de l'administration générale, y compris, mais sans s'y limiter, les finances, les ressources humaines, les communications et les opérations. Élaborer des normes, des pratiques et des systèmes administratifs. Interpréter et appliquer les règlements, politiques et lignes directrices de l'université. Favoriser les relations avec les autres unités et les organisations externes.

Principales responsabilités:
- En tant que membre de l'équipe de gestion du département, planifier, élaborer et mettre en œuvre des procédures, des politiques et des processus administratifs à l'appui de l'unité.- Fournir un leadership, des conseils professionnels et une orientation fonctionnelle pour façonner la mission de le département. conformément à ses valeurs et à sa culture.- Appuyer le gestionnaire en ce qui a trait à l’administration des budgets de fonctionnement départementaux et surveiller les sous-comptes.- Fournir un soutien pour les tâches liées aux RH et aux finances pour le département.- Responsable de la gestion des activités administratives quotidiennes du département relatives aux affaires académiques et non académiques et du traitement d'une variété de transactions dans Workday. Cela comprend les assistants d'enseignement, les assistants de recherche, les post-doctorants, les chargés de cours, les titulaires d'un poste permanent, les CAS classés et non classés. Veiller au respect des diverses conventions collectives relatives à chaque catégorie d'emploi.- Résoudre les problèmes, recommander des solutions et rechercher en permanence des moyens d'améliorer l'efficience et l'efficacité des unités soutenues. Travailler en étroite collaboration avec le responsable administratif et son équipe pour mettre en œuvre les changements.- Superviser le personnel du bureau administratif, distribuer le travail, assurer la formation, les fonctions de recrutement et d'embauche, l'évaluation des performances, etc.- Responsable de la gestion des activités administratives quotidiennes du département en ce qui concerne les affaires académiques et non académiques. Cela inclut les assistants à la recherche, les assistants à la recherche, les professeurs invités, les chercheurs, etc. Veiller au respect des diverses conventions collectives relatives aux catégories d'emploi susmentionnées.- Assister pour les questions relatives au personnel universitaire, telles que l'immigration, les congés sabbatiques, les autres congés, la reconduction du mandat, la titularisation et la retraite.- Traiter les achats de matériel et de fournitures sur MMP ou Pcard selon les besoins des cours de l'unité à la demande des professeurs qui coordonnent les cours ou des techniciens de laboratoire du département, et agir en tant que responsable de l'enregistrement. Effectue le rapprochement des coûts sur Pcard. Coordonner et compiler les coûts des cours en préparant des rapports annuels sur les coûts financiers pour les cours sur le terrain.- Planifier et organiser des événements pour le département. Superviser la logistique, les documents, la publicité, les autres documents de communication, les voyages, etc. pour l'événement.- Aider à la préparation et à la présentation des rapports du département (par exemple, le rapport annuel, le rapport sur l'amélioration des laboratoires de premier cycle pour la faculté des sciences, les rapports financiers).- Identifier et participer à des initiatives d'amélioration continue afin de maximiser l'efficacité.

Autres compétences requises:
Connaissance et compréhension avérées des règlements, politiques et procédures de l'université en matière de ressources humaines, d'affaires académiques et de finances. Expérience de la supervision d'une équipe. Capacité à prendre des initiatives, à faire preuve de créativité, à travailler de manière indépendante et en équipe, à résoudre des problèmes et à établir des priorités afin de respecter les délais. Sens aigu de l'organisation et professionnalisme ; excellent jugement ; discrétion ; capacité à assumer un large éventail de tâches et à prendre des décisions difficiles. Solides compétences en matière de leadership, de communication et de motivation. Capacité à communiquer et à interagir efficacement avec différents niveaux de pers