Soutien Admnistratif

**Titre du poste**: Soutien administratif - Services de l'emploi (Bilingue)
**Statut**: Régulier à temps plein
**Heures**: 35 heures hebdomanaires
**Salaire**: $20.167 - $23.726
Qui nous sommes
Le Centre de santé communautaire Pinecrest-Queensway est un centre communautaire innovant et multiservices. Nous nous efforçons de répondre aux besoins des diverses communautés que nous desservons. Nous travaillons en partenariat avec les individus, les familles et les communautés pour atteindre leur plein potentiel, en accordant une attention particulière aux personnes les plus vulnérables et à risque. Le CSCPQ est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et valorise la diversité au sein de son personnel. Si, à une étape quelconque du processus de sélection, vous avez besoin d'un aménagement en raison d'un handicap, veuillez nous indiquer la nature de l'aménagement requis.
**Résumé du poste**:
L'assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) de fournir des services de soutien dans le cadre du programme de services intégrés pour l'emploi. Plus précisément, ce poste soutient les fonctions administratives de l'équipe et le suivi de l'emploi à long terme des clients.
**Responsabilités du poste**:

- Service direct aux clients
- Assurer le soutien et la couverture de la réception pendant l'heure du déjeuner.
- Contacter les clients par courrier électronique, téléphone et SMS pour soutenir l'équipe.
- Collabore avec les clients pour obtenir la documentation relative aux services.
- Aide à la programmation des clients, aux appels de rappel et à la prise de rendez-vous.
- Tâches bureau
- Contribuer à la maintenance de la base de données du programme en saisissant des données, en générant des rapports, en soutenant l'analyse et en procédant à des audits réguliers de l'intégrité des données.
- Apporte son soutien à la réception en ce qui concerne les voies d'orientation, le cas échéant.
- Tâches administratives
- Préparer ou aider à préparer des rapports.
- Participe à la préparation de dépliants, d'affiches, de médias sociaux et d'autres documents selon les besoins.
- Créer et modifier des modèles/formulaires informatiques spécifiques au programme, selon les besoins.
- Aider à la préparation, à la tenue et à l'archivage des dossiers des clients, y compris en participant aux audits administratifs des dossiers des clients.
- Répondre aux exigences financières liées aux dépenses des clients, aux appels d'offres, à la petite caisse et aux factures.
- Rédiger et distribuer les procès-verbaux des réunions, le cas échéant.
- Gérer les systèmes d'archivage électronique.
- Imprimer, numériser et télécharger la documentation des clients dans leurs dossiers.
- Rédiger, réviser, adapter et produire la correspondance courante.
- Travail d'équipe et collaboration
- Maintenir une communication efficace des informations entre les parties prenantes internes et externes
- Contribuer à l'élaboration de politiques, de procédures et de lignes directrices spécifiques au programme, ainsi qu'à la planification et au développement globaux du programme.
- Assister et participer aux réunions d'équipe et aux réunions générales du personnel, selon le calendrier prévu.
- Participer à l'évaluation du programme concerné
- Participer au processus d'audit interne des dossiers
- Apporter un soutien aux clients des membres de l'équipe, le cas échéant.

Exigences du poste
Scolarité
- Diplôme de fin d'études secondaires et formation post-secondaire en administration de bureau ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente d'expérience et de scolarité.

Expérience professionnelle
- 2 à 3 ans d'expérience en soutien administratif, de préférence dans le domaine des services à la personne.

Compétences clés
- Expérience des relations avec le public
- Excellentes compétences en matière de service à la clientèle
- Excellentes compétences en matière de documentation
- Grand souci du détail et compétences en matière de gestion du temps
- Capacité à travailler en collaboration avec une clientèle et des collègues diversifiés
- Forte culture numérique, y compris la suite MS Office et les systèmes de gestion de la relation client (CRM)
- Connaissance des médias sociaux et d'autres outils de communication en ligne tels que Zoom et Teams, ainsi que d'outils de conception graphique tels que Canva.

Profil linguistique (pour les centres ayant une désignation de service en français)
- Dans le cadre de la désignation du Centre pour fournir des services en français
- Sur la base de l'échelle d'évaluation de New Avenues Linguistics : A+ (compétence la plus élevée) à C- (compétence la plus faible)
- Français (expression orale) : A+
- Français (compréhension orale) : A+
- Français (compréhension de l'écrit) : A+
- D'autres langues constituent un atout

Aptitude personnelle/autres exigences
- Compétences e