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L’adjoint ou L’adjointe de Direction Auprès Du

2 months ago

Vancouver, Canada Vancouver Fraser Port Authority Full time

**RALLIEZ-VOUS À NOUS POUR TRACER LA VOIE MENANT À LA PRÉSERVATION DE L’ENVIRONNEMENT DANS l’AVENIR.**

Joignez-vous à un organisme qui joue un rôle clé dans l’économie canadienne. Dans l’Administration portuaire Vancouver-Fraser, nous concentrons nos efforts sur la tâche inimaginable de devenir le port le plus écologique au monde.

L’Administration portuaire Vancouver-Fraser est responsable de la gestion du port de Vancouver, qui se classe en première place au Canada en matière d’importance et en raison de sa diversification. Notre mandat en qualité d’administration portuaire canadienne, selon la définition figurant dans la _Loi maritime du Canada_, est d’assurer les objectifs d’échanges commerciaux du Canada, en instituant des conditions de sécurité et de responsabilité pour la circulation de marchandises à travers le port de Vancouver. Cela signifie : fournir l’infrastructure et garantir un fonctionnement sûr et efficace de la circulation maritime et des marchandises au sein du port. Nous devons également, en conséquence, mener des études sur les activités et les aménagements proposés sur les terrains et les eaux portuaires du gouvernement fédéral pour déterminer si un projet peut aller de l’avant sans effets, qui ne peuvent être atténués, sur l’environnement et la communauté.

Nous montrons un fort engagement en faveur de la diversité, d’un milieu inclusif et de la préservation de l’environnement. Nous croyons en la création d'un lieu de travail qui reflète la richesse de notre communauté et qui permet à tous les employés de réaliser leur plein potentiel

**L’adjoint ou l’adjointe de direction auprès du vice-président / de la vice-présidente**, est chargé/e de lui fournir une assistance administrative pour soutenir les objectifs de la division et de l’organisme d’une manière qui en reflète les valeurs.

**Ce que vous faites**:

- Tenir à jour les calendriers de rendez-vous de la direction pour coordonner les réunions, les rendez-vous et les engagements; excellente compréhension du fonctionnement de l’équipe de direction et capacité, grâce à cette connaissance, de décider quels événements ou réunions au calendrier sont les plus appropriés pour l’allocation du temps de l’équipe de direction ;
- Tirer des articles au calendrier à des fins de suivi ou pour donner suite, envoyer des rappels et assurer le suivi;
- Fixer des rendez-vous et organiser des réunions et des fonctions internes et externes, y compris, en veillant entre autres, à la liste suivante de ces activités: réserver des salles et des lieux de réunion, organiser des vidéoconférences, organiser des commandes aux traiteurs, acheter des cadeaux et préparer du matériel de réunion. Préparer et envoyer les invitations, coordonner les réponses et communiquer les détails aux participants; rédiger des procès-verbaux et prendre note des suites à donner lors des réunions et les distribuer aux participants;
- Rédiger des procès-verbaux et noter les suites à donner lors des réunions et les distribuer aux participants;
- Réunir et préparer des rapports, des documents, des mémoires et du matériel de travail pour les réunions;
- Rechercher, rédiger, relire et formater la correspondance, les présentations et les feuilles de calcul, au besoin;
- Fournir une aide générale à tous les membres du personnel et aux visiteurs, filtrer les demandes de renseignements téléphoniques et y répondre; transmettre l’information de manière appropriée au nom de la direction;
- Assurer la liaison avec l’agence de voyage pour déterminer les horaires de vol et les réservations d’hôtel; organiser les rendez-vous et les réunions; préparer les documents de voyage et le matériel approprié;
- Examiner et traiter le courrier tout en assurant un traitement efficace et discret de documents sensibles;
- Préparer et surveiller les budgets des services, y compris la préparation des propositions, des contrats, des bons de commande et le traitement des paiements. Coordonner les achats au moyen d’une carte de crédit d’entreprise;
- Articuler la culture et les valeurs de l’administration portuaire et la vivre sur le plan personnel, donner l’exemple en servant de modèle pour les comportements requis;
- Fournir un secours au sein de l’équipe des adjoints de direction, en assurant le soutien approprié en matière de direction;
**Ce que vous apportez**:

- Le ou la titulaire du poste devra posséder un certificat en gestion ou autre certificat ou diplôme acceptable ;
- Minimum de deux ans d’expérience en tant qu’adjoint / adjointe de haute direction;
- Il ou elle doit avoir une bonne maîtrise de MS Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
- Il ou elle doit montrer en outre une grande attention aux détails, et posséder un très haut niveau de compétence en organisation, une capacité à établir des priorités et la souplesse requise

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