Assistant Exécutif

**Titre du poste : Assistant(e) exécutif(ve)**

**Description du poste**:
En tant qu'Assistant(e) exécutif(ve), vous jouerez un rôle crucial dans le soutien et la coordination des activités administratives et opérationnelles de l'équipe de direction. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction pour assurer un fonctionnement efficace du bureau et contribuer au succès global de l'organisation.

**Responsabilités principales**:

- Gestion de l'agenda : Organiser et coordonner les réunions des employés et du CA, en tenant compte des priorités et des contraintes de temps.
- Communication : Assurer une communication fluide entre le/de la directeur(trice) et les autres membres de l'équipe, ainsi qu'avec les partenaires externes. Gérer les appels téléphoniques, les courriels et les correspondances.
- Préparation de documents : Rédiger, éditer et formater des documents professionnels tels que des demandes de financement, des présentations et des notes de service. Assurer la confidentialité des informations sensibles.
- Suivi des dossiers : Assister le/de la directeur(trice) dans le suivi des projets et des dossiers en cours, en s'assurant que les échéances sont respectées et que les actions requises sont prises.
- Gestion administrative : Gérer les tâches administratives courantes telles que la gestion des fournitures de bureau, le traitement des dépenses, la préparation des rapports de dépenses et la mise à jour des bases de données, les résolutions du conseil d’administration.
- Soutien comptabilité : collecter les heures de paies pour employeur D, Rédaction des factures clients et le suivi de leur paiement. Relance en cas de factures impayées. Enregistrement et vérification des coordonnées clients.
- Soutien logistique : Organiser les événements internes et externes, y compris les réunions, les conférences et les formations, en veillant à ce que tous les détails logistiques soient pris en charge.
- Financement : Coordonner la collecte de fonds annuelle et coordonner les réunions du comité de collecte de fond
- Autres tâches : Assumer d'autres responsabilités et projets assignés par le/de la directeur(trice) pour contribuer au bon fonctionnement de l'entreprise.

**QUALIFICATIONS REQUISES**
- Diplôme d'études supérieures en administration des affaires, en secrétariat ou dans un domaine connexe.
- Au moins cinq (2) ans d'expérience professionnelle pertinente et connaissance de Quickbook impérative, (DEXT optionnel)
- Expérience préalable en tant qu'assistant(e) de direction ou dans un rôle administratif similaire.
- Expérience de travail dans un cadre à but non lucratif
- Fortes compétences en communication écrite et verbale, en français et en anglais.
- Maîtrise des outils informatiques et logiciels de bureautique, Google Workspace, zoom, MS Office.

**COMPÉTENCES**

Solides compétences en communication orale et écrite

Solides compétences organisationnelles

Capacité à agir avec discrétion et à assurer la confidentialité

Capacité à s'épanouir dans un environnement de travail fluide

Capacité à travailler avec des participants

Bilinguisme en anglais et en français

**CONDITION DE TRAVAIL**:

- Temps partiel à 3 jours semaine (contrat de 1 an - renouvelable)
- Salaire et conditions: Négociables selon les expériences et selon les grilles salariales de l’organisme
- Période de probation de trois (3) mois, après quoi une évaluation sera effectuée.

Type d'emploi : Temps partiel, Permanent

Rémunération : 26,52$ à 30,06$ par heure

Heures prévues : 24 par semaine

Avantages:

- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vision
- Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
- Tenue Décontractée

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi

Lieu du poste : En présentiel