Coordination de L’administration

2 months ago


Montréal QC, Canada GEMO Full time

**Présentation de l’organisation**

Fondé en 1999, le GEMO est un organisme à but non lucratif dont la mission est de favoriser l’accès en tout temps à des aliments nutritifs, à coût raisonnable et culturellement acceptables en offrant des activités misant sur les capacités individuelles et collectives du milieu.

Pour réaliser sa mission, le GEMO vient en aide aux familles défavorisées de Mercier-Ouest en leur permettant de faire une épicerie de base à un faible coût. Chaque semaine, environ 130 familles profitent de ce service. Les denrées offertes proviennent de dons de diverses sources ou sont achetées chez des grossistes ou des producteurs agricoles.

De plus, dans le but de supporter l’esprit de solidarité dans le quartier, le GEMO offre aussi les services et activités suivants à toute la population, défavorisée ou non:

- Une épicerie de quartier offrant une gamme croissante d’aliments et autres produits en vrac dans un souci de réduire les impacts sur l’environnement ;
- Des activités d’éducation culinaire et de cuisines collectives dans les locaux du GEMO ou ceux d’autres organismes du quartier ;
- Un service traiteur pour les organisations, les entreprises et les particuliers. Ce service produit aussi des repas, collations et desserts frais ou congelés vendus par l’épicerie de quartier ;
- Un support à d’autres organismes communautaires pour leur approvisionnement alimentaire.

La promotion des produits locaux, de la lutte au gaspillage alimentaire et de la réduction des déchets se retrouve dans toutes les activités du GEMO. Sans s’y limiter de façon stricte, ses activités se concentrent dans le quartier de Mercier-Ouest.

**Description du poste**

Relevant du conseil d’administration et en étroite collaboration avec la Coordination des opérations, la Coordination de l’administration a pour mandat d’assurer une saine gestion des aspects administratif, documentaire, financier, matériel et informatique de l’ensemble de l’organisme. Aussi, elle participe activement aux activités RH et est en charge de coordonner les communications de l’organisme.
- Administration générale et gestion du bureau_
- Veiller au respect des obligations gouvernementales
- Gérer les baux et contrats
- Produire le rapport annuel d’activités
- En collaboration avec une ressource externe en informatique, veiller à la mise à jour et au bon fonctionnement des principaux outils TI : réseau interne, accès à internet, parc informatique et multimédia, courriels, agendas, chat, systèmes de stockage, partage et sauvegarde des fichiers, téléphonie, imprimantes, vidéo-conférence, logiciels de bureautique et bases de données
- Coordonner le classement de la documentation administrative courante et des archives (papier et Drive)
- Apporter un soutien logistique et administratif aux rencontres (réunions d’équipe, CA, AGA) ainsi qu’aux activités philanthropiques
- Gérer les commandes de produits d’entretien, équipements et fournitures de bureau
- Coordonner les ateliers de cuisine : gérer les horaires, vérifier les contenus, offrir un soutien logistique au besoin
- Recruter, former, soutenir et au besoin encadrer les bénévoles sous sa responsabilité
- Finances_
- Colliger toute l’information pour la tenue de livre par une ressource externe en comptabilité
- Collaborer à la vérification comptable annuelle
- Concevoir, partager et mettre à jour des tableaux de suivi budgétaire
- Proposer au conseil d’administration des prévisions budgétaires visant à rencontrer les objectifs du GEMO
- Participer à la production de demandes de financement
- Préparer les rapports exigés par les bailleurs de fonds
- Vérifier les factures et procéder aux paiements
- Gérer la petite caisse
- Procéder aux dépôts bancaires
- Ressources humaines_
- Coordonner les activités liées au recrutement (diffusion d’offres d’emploi, tri des CV, planification des entrevues )
- Accueillir les nouveaux employés (préparation des documents relatifs à l’embauche, intégration informatique ) Informer les membres de l’équipe de leurs avantages, droits et responsabilités (Normes du travail)
- Colliger toute l’information pour le traitement des paies (absences, congés, reprise de temps )
- Communications_
- Proposer au conseil d’administration des orientations et des priorités en matière de communications internes et externes
- Assurer la production de divers documents d’information destinés aux usagers et aux clients ainsi qu’à la population du quartier : infolettres, affiches, dépliants
- Assurer la production des contenus visuels (graphisme, photographie)
- Assurer la gestion des médias sociaux
- Assurer la mise à jour du site web et coordonner les modifications de contenus
- Assurer le suivi et la reconnaissance des partenaires et commanditaires
- Gérer les listes d’envoi

**Qualifications et exigences**
- Formation collégiale



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    **Sommaire du poste**: L’ Administrateur de système d’infrastructure informatique prend en charge, la conception, l’installation, l’administration, la surveillance et la maintenance des principaux systèmes et processus dans un environnement à haute disponibilité. Il est responsable de la sécurité informatique. Il fournit les conseils techniques...


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