Préposé, Administration

Numéro de la demande d’emploi : 161628
Fonction administrative : Opérations d’établissement
Ville principale : Toronto
Emplacement(s) supplémentaire(s):
Province : Ont. - GrandToronto
Type d’emploi : Temps plein
Statut d’emploi : Permanent
Exigences linguistiques : Anglais essentiel
Classification et niveau d’employé : UPCEA02
Nombre de postes vacants : 1
Date de clôture (AAAA/MM/JJ) : 2023/01/27

**Description de l'emploi**:
Le ou la titulaire fournit un soutien et des services administratifs à la fonction. Pour ce faire, il ou elle contrôle le budget, commande des fournitures, prépare divers rapports et de la correspondance, s’assure que tout l’équipement général fonctionne, répond aux demandes de renseignements des employés, des visiteurs et des personnes qui téléphonent. Le poste exige une bonne connaissance de la fonction qu’il sert ainsi que des politiques, procédures et systèmes pertinents de la Société.

**Responsabilités professionnelles**:
Voici les principales exigences et responsabilités liées au poste Préposé, Administration (soutien aux opérations)
- Avoir une connaissance pratique des divers systèmes de la Société pilotés par menus ainsi que des divers progiciels de la Société. Être capable de rédiger des lettres et des rapports, de créer des tableaux et des graphiques ainsi que de la documentation pour exposés.
- Effectuer le filtrage des visiteurs et des appels téléphoniques. Déterminer la nature et le motif des appels, répondre aux demandes de renseignements d’ordre général et effectuer les renvois aux personnes concernées. Prendre les messages, au besoin.
- Commander des articles par l’entremise du cyberapprovisionnement. Communiquer avec divers groupes fonctionnels en ce qui concerne les contrats nationaux et les ententes conclues avec les fournisseurs. Vérifier les factures soumises par les fournisseurs en fonction des services rendus, corriger les erreurs et assurer le paiement rapide de toutes les factures des fournisseurs externes. Cette responsabilité inclut la confirmation de la réception, la confirmation du paiement et la distribution des articles aux employés.
- Communiquer avec les fournisseurs externes pour l’entretien du photocopieur, du télécopieur et de tout l’équipement général utilisé par le groupe de travail. Signaler les problèmes et veiller à ce que l’équipement soit réparé dans les meilleurs délais. Le ou la titulaire a le pouvoir de signer les documents attestant l’exécution des travaux.
- Fournir une aide administrative dans la préparation des plans d’urgence à appliquer en cas d’arrêt de travail légal ou illégal.
- Compiler et traiter l’information disponible selon des lignes directrices préétablies. Préparer et distribuer des rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels. Préparer des tableaux et des graphiques. Tenir à jour les données de diverses listes et veiller à leur exactitude, selon les besoins.
- Assurer l’exactitude des dossiers, rassembler, analyser et compiler des renseignements, des statistiques et des rapports, établir un système de renvois pour tous les documents afin d’assurer l’exactitude et l’intégrité des données. Vérifier divers rapports, déceler les anomalies et veiller à ce que des mesures correctives soient prises.

**Responsabilités professionnelles (suite)**:

- Traiter les griefs des divers groupes de négociation. Pour ce faire, distribuer des copies, tenir un registre, saisir les données dans un système informatisé, recueillir et compiler des renseignements et dactylographier les réponses aux griefs, s’il y a lieu.
- Accueillir et traiter les demandes formulées par les sections et les employés en personne, au téléphone, par voie de note de service, par télécopieur ou messager. Les diriger vers les ressources appropriées ou traiter les demandes directement.
- Trier tout le courrier de départ et d’arrivée et distribuer ce dernier aux destinataires promptement et efficacement.
- Exécuter d’autres tâches connexes, au besoin.

**Critères d’admissibilité**:
Formation
- Détenir un diplôme d’études secondaires selon les normes provinciales, ou un équivalent (formation générale) est exigé.

Expérience
- Aucune expérience de travail n’est exigé.

Autres exigences
- Sans objet

**Autres informations**:
**Poste critique pour la sécurité**
Ce poste peut être considéré comme un poste critique pour la sécurité.

**Équité en matière d’emploi**

Un handicap est défini comme étant un problème physique, un problème sensoriel ou un problème de santé mentale permanent ou épisodique ou une limitation fonctionnelle. Il comprend les problèmes de santé visibles et non visibles ou des limitations qui peuvent affecter la vue, l’ouïe, la mobilité, la flexibilité, la dextérité, la douleur, l’apprentissage, le développement, l’état mental ou psychologique, et la mémoire.