Secretaire-receptionniste en Orthodontie

**À propos de nous**

Archambault & Morton orthodontie est une petite entreprise située à Vaudreuil-Dorion, QC J7V 8W5. Notre entreprise est professionnelle, innovante et centrée sur le client, et notre objectif est Chez Archambault & Morton Orthodontistes, notre mission est de renforcer l’estime de soi de nos patients en leur offrant un sourire confiant et en santé. Notre clinique vous propose un environnement chaleureux et notre équipe s’engage à vous procurer des soins exceptionnels. Nous croyons aussi qu’il est important d’éduquer et d’impliquer nos patients pour assurer un traitement orthodontique personnalisé et réussi..

Points clés de notre environnement de travail:

- Bureaux modernes
- Occasions de croissance
- Programmes de bien-être
- Activités sociales régulières
- Avantages offerts
- Environnement de travail sûr
- Environnement dynamique

PRINCIPALES ACTIVITÉS
- Agir comme partenaire d’affaires stratégique des orthodontiques au quotidien en faisant véhiculer la mission et les valeurs de la clinique auprès des patients;
- Accueillir les patients en offrant un excellent service à la clientèle;Offrir aux patients une expérience qui se démarque des autres cliniques;Être une personne-ressource auprès des patients;
- Assurer la satisfaction des patients pour obtenir l’expérience-patient (suivi post-consultation, liste de rappel, liste de priorité, note au dossier patient, etc.).Créer un sentiment de prise en charge auprès des patients;
- Questionne le patient afin de comprendre ses besoins et développer une relation de confiance;
- Avoir un comportement professionnel en tout temps en appliquant le guide des bonnes pratiques du service à la clientèle (ton de voix douce, pausé, vocabulaire soigné, etc.);
- Mets à jour le dossier patient; parent responsable, coordonné, dentiste traitant, dentiste spécialiste, besoin particulier, etc.
- Communique efficacement : o Les politiques de la clinique; les heures d’ouverture, chronologie des rendez-vous,

modification de rendez-vous, l’importance des rendez-vous, rendez-vous imprévus, délai prescrit à respecter, le bris des appareils, politique pour tout manque de coopération, etc.);
- Les traitements offerts;
- Consentement et documents connexes;
- L’entente financière;
- Gérer la réception des appels, de la messagerie, des courriels et tous types courriers. Vérifier les congés du courrier Dentaire/Ortho-tek et le transmettre aux techniciennes.
- Suivre assidûment l’horaire journalier patient afin d’intercepter tous les retards; retard des patients ou de la clinique et appliquer le protocole et procédure;
- Optimiser les horaires de rendez-vous (proactive; ne jamais laisser d’espace de rendez-vous libre à l’horaire);
- Maintenir à jour divers documents et listes (rendez-vous manqué, rendez-vous annulé, liste de rappels ou toute autre liste de patient, patients à appeler en cas de changement à l’horaire. etc.);
- Mettre à jour tous documents, courriels et correspondance aux patients; courriel NP, message vocal, affichage dans la clinique, etc.;
- Appeler les patients (finaliser les confirmations de rendez-vous au besoin, les patients ne s’étant pas présentés à leur rendez-vous, donner des rendez-vous, etc.);
- Comptabilité : Prendre en charge la facturation, les ententes financières, et faire le suivi de paiements (rédactions d’avis, comptes à recevoir, etc.);
- Faire suivre toute communication entre la Clinique, les référents ou spécialistes; rapports, courriels dans un français ou un anglais impeccable;
- Assurer un suivi des communications entre les patients et l’orthodontiste.
- Effectuer les envois ou réceptions des radiographies et des requêtes à des spécialistes ou dentistes traitants;
- Participer à la gestion du courrier et procéder à des envois (par courrier ou courriel);
- Gérer les cas de laboratoire entrant et sortant;
- Proposer et mettre en place des outils et systèmes aidant au suivi, au contrôle de la qualité et au bon fonctionnement de la Clinique afin d’augmenter l’efficacité organisationnelle;
- Utiliser son temps efficacement en fonction des priorités en toute circonstance;
- Exécuter ses tâches dans les délais prescrits par la direction et selon les directives demandées, faire preuve d’autonomie et proactive:

- Prendre responsabilité et charge de ses taches à exécuter (faire preuve de créativité, être en mode solution, avoir un rythme de travail efficace, dynamique, etc.);
- Prendre les moyens nécessaires pour terminer ses tâches dans les heures de travail clinique, sans quoi la secrétaire réceptionniste pourrait voir son horaire de travail modifié (travailler en dehors de ses heures habituelles pour finaliser ses tâches et/ou en cas d’absence);
- Dois respecter ses heures de travail demander par la direction (arriver avant l’heure, être à son poste de travail, prête, au moins 5 min avant le dé