Secrétaire Administratif

SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF

Mandat temporaire de 6 mois Service sécurité incendie | Concours 2023-27-EXT

À propos de la Ville de Boisbriand
Située à la porte d’entrée de la région des Basses-Laurentides, Boisbriand offre une panoplie d’activités communautaires, culturelles et sportives à plus de 27 000 citoyens. Ville à caractère résidentiel, commercial et industriel, sa situation géographique privilégiée, au carrefour des autoroutes 13, 15 et 640, est un atout considérable. Boisbriand charme par son offre de services, ses espaces verts et son accessibilité aux berges de la rivière des Mille Îles.

L’engagement, l’intégrité, le respect et l’équité sont au cœur de l’identité et de la culture organisationnelle.

Boisbriand, une ville à proximité des grands centres où il fait bon vivre au rythme de nos vies

Principaux rôles et responsabilités
Le titulaire du poste effectue diverses tâches de secrétariat et de soutien administratif reliées aux activités du Service. La personne:

- Rédige et dactylographie la correspondance courante; complète divers formulaires et conçoit des tableaux ou autres documents. Relit et corrige les textes en ce qui a trait à la grammaire, syntaxe, ponctuation et orthographe;
- Reçoit et renseigne les personnes, filtre et transmet les appels téléphoniques et, au besoin, note les messages, donne suite aux plaintes ou les transmet à l’autorité compétente;
- Élabore et tient à jour, des dossiers, des systèmes de classement, des registres, des échéanciers, des fichiers, des répertoires ; entreprend les démarches ou les recherches pour compléter les données relatives à ces dossiers; en assure le suivi;
- Assure le respect des échéanciers des différents comités, relance les dossiers auprès des intervenants. Produit un rapport périodique des dossiers en suspens ou en cours; en assure le suivi;
- Inscrit, achemine et assure le suivi des dossiers selon les échéanciers;
- Prépare les documents et le matériel nécessaires aux réunions, en effectue le suivi, fait les convocations et réserve les locaux;
- Planifie des agendas, fixe et confirme des rendez-vous;
- Vérifie les factures, inscrit les codes de taxe de vente appropriés, les codes de grand-livre et en effectue la saisie;
- Assiste aux réunions lorsque requis et rédige les comptes rendus;
- Compile les feuilles de temps et prépare la pré-liste de paie;
- Tient à jour un inventaire ; place des commandes lorsque requis;
- Compile divers rapports statistiques;
- Assemble, classe et archive divers documents et dossiers;
- Ouvre et distribue le courrier et les autres documents reçus;
- Photocopie, relie et distribue divers documents;
- Utilise divers logiciels, équipements et appareils de bureau.

Qualifications, compétences et exigences recherchées
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou toute autre formation supérieure jugée pertinente;
- Posséder un minimum de deux années d’expérience dans un poste similaire;
- Excellente maitrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Bonne connaissance des logiciels MS Office (Word, Excel, Outlook);
- Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles, la communication et vision orientée vers l’approche client;
- Faire preuve de créativité, de débrouillardise, de polyvalence et d’un bon esprit d’équipe.

Salaire, horaire et avantages

Le salaire horaire est établi en fonction de la convention collective en vigueur, soit 35,20 $. À titre informatif, le taux horaire pourrait être revu lors du renouvellement de la convention collective actuellement en cours. L’horaire de travail est de 64,50 heures par période (2 semaines). L’entrée en fonction s’effectuera dès que possible.

Pour postuler

Type d'emploi : Temps plein, Contrat à durée déterminée
La durée du contrat : 6 mois

Salaire : 35,20$ par heure

Avantages:

- Programme d'Aide aux Employés
- Stationnement sur place

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Expérience:

- administration: 1 an (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel