Partenaire Administratif de Commerce

Description de l'entreprise

Nous sommes SGS - Le leader mondial des services d’essais, d’inspection et de certification. Nous sommes reconnus comme la référence mondiale en matière de qualité et d'intégrité. Nos 96 000 employés opèrent un réseau de 2 600 bureaux et laboratoires, travaillant ensemble pour permettre un monde meilleur, sécuritaire et plus interconnecté.

Description du poste

Ce poste fournit un soutien administratif à divers professionnels de départements, ainsi qu’à des directeurs et responsables de départements de niveau intermédiaire à senior.
- Le titulaire doit être capable de travailler en multitâches, pour répondre aux besoins du département à travailler avec de multiples responsables et tâches en même temps.
- Ce poste fonctionne sous supervision limitée. La plupart du temps, les tâches assignées doivent être menées à terme de façon autonome.
- Ce poste fournit un soutien administratif pour une multitude de professionnels de département ainsi qu’à des directeurs et responsables de département de niveau intermédiaire à sénior.
- Responsabilité en cas de vacances du superviseur, en renfort.
- Ce poste aura des échéances de fin de mois pour les facturations de minéralogie, notes de débit interne, vérifications de la mise à jour des coûts des sous-traitants.
- Remplir toutes les requêtes papier et électroniques pour les nouvelles embauches et départs.
- Recherche et création de demandes d’achat, approbation de soutien pour le directeur de département de commande et d’achat pour le traitement de réception des biens et services.
- Classer, coder, croiser, enregistrer et stocker les documents.
- Gérer les communications internes et externes ainsi que les systèmes de gestion.
- Organiser, mettre en place et coordonner les réunions lorsque nécessaire.
- Maintenir et préparer des rapports des manuels ou documents électroniques, inventaires, listes de diffusion et bases de données.
- Tenir à jour les dossiers comptables des créditeurs et débiteurs.
- Facturer les débiteurs par le biais des systèmes financiers en vigueur.
- Surveiller et s’occuper de la formation des feuilles de présence avec les employés.
- Organiser les diners, réunions et rencontres client et coordonner les participants.
- Organiser les réservations de voyages et d’hébergement lorsque nécessaire.
- Fournir un soutien de renfort à d’autres membres du personnel administratif lorsque nécessaire.
- Saisir, éditer, relire et finaliser des rapports, relevés, factures, formulaires, présentations et autres documents en utilisant les logiciels et systèmes informatiques (actuellement LIMS, BOSS, KRONOS), lorsque nécessaire.
- Produire des rapports de facturation mensuels lorsque nécessaire.
- Gestion du temps sur Kronos et Boss (systèmes actuels)
- Assurer la gestion des suivis avec les clients pour les références commerciales, facturation avant paiement.
- Des tâches ad hoc peuvent être ajoutées au besoin.

**Qualifications**:

- Éducation : Diplôme d’études collégial ou formation/expérience postsecondaire équivalente
- Expérience : 5 à 7 ans d’expérience antérieur dans un poste administratif connexe.
- Compétences techniques spécifiques : connaissance de bonnes procédures d’administration financière.
- Être en mesure de lire, comprendre et suivre les directives de travail de manière sécuritaire, précise et en temps requis.
- Démontrer une communication exemplaire verbale et écrite incluant la grammaire et la rédaction
- Capacité avérée à gérer et coordonner de multiples projets dans un environnement hautement professionnel à rythme rapide.
- Capacité à bien travailler autant en équipe qu’indépendamment, avec de bonnes compétences en leadership.
- Excellente compétence en gestion du temps et attention particulière au détail
- Capacité à travailler sous pression
- Des heures prolongées peuvent être nécessaires de temps en temps.
- Capacité à former du personnel pour l’utilisation de logiciels lorsque nécessaire.
- Conformité et respect complet des politiques de santé et sécurité et Code de l’intégrité de l’entreprise ainsi qu’une conduite professionnelle.
- Travailler sur une base de tâches ad hoc.

Informations complémentaires