Greffier(IÈre) Adjoint(E)

DESCRIPTION SOMMAIRE DU POSTE

LISTE DES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Affaires juridiques:

- Conseiller et fournir de l’information pertinente sur la légalité des mesures et des gestes posés par la municipalité.
- Assurer la gestion et le traitement des dossiers de poursuites judiciaires et faire les recommandations appropriées auprès du directeur général ou du conseil.
- Collaborer, à l’occasion, avec des juristes externes pour le traitement de certains dossiers tout en assumant le suivi et la gestion nécessaires.
- Effectuer des recherches dans la législation et la réglementation provinciale et sur toute nouvelle législation ou réglementation provinciale susceptible d’avoir une incidence sur les politiques ou le fonctionnement de la municipalité. Fournir son avis juridique au directeur général ou aux unités administratives concernées.
- Rédiger des documents à caractère légal tels que contrats, appels d’offres, formulaires, politiques, projets de règlement, etc. et s’assurer de leur conformité aux lois.
- Traduire ou faire traduire les projets de règlement et de résolution ainsi que les avis publics et autres documents au besoin, et assurer la vérification de ces traductions.
- Lorsque nécessaire, procéder annuellement à la vente d’immeubles pour défaut de paiement des taxes.
- Préparer et assurer l’ouverture de registres conformément à la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités (L.R.Q., chapitre E-2.2).

Services généraux du greffe:
Déterminer, en collaboration avec le directeur général, les orientations, stratégies, objectifs et priorités de son service qui sont en lien avec les orientations stratégiques de la municipalité.
- Établir et entretenir des liens d’échange d’information avec divers groupes ou organisations, avec d’autres municipalités (ex. Table des greffiers des villes reconstituées) et les instances gouvernementales, etc.
- Assurer une gestion des plaintes efficace et proposer des modifications aux systèmes, banques de données, méthodes de travail et utilisation de formulaires afin d’améliorer l’efficacité et la qualité des services offerts. Séances du conseil:

- Voir à la préparation des documents nécessaires aux séances ordinaires et extraordinaires du conseil, aux réunions du conseil tenues en comité plénier et aux assemblées de consultation publiques, en assurer la qualité et la concordance avec les exigences légales. Dresser les procès-verbaux. Effectuer le suivi des résolutions et règlements adoptés en séance du conseil.
- Veiller à la légalité du processus décisionnel de la municipalité et aviser le directeur général de tout manquement ou irrégularité à cet égard. Préparer les ordres du jour, assister aux séances et au besoin à certaines réunions, rédiger les procès-verbaux, les résolutions et effectuer le suivi requis pour chacune des décisions du conseil.

Gestion des documents et des archives:

- Assurer l’implantation du plan de classification et du calendrier de conservation des documents.
- Être responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels au sens de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R. Q., chapitre A-2.1) et à ce titre, rendre une décision sur chacune des demandes reçues.
- Superviser les activités en lien avec la conservation et la gestion des archives de la municipalité. Portefeuille des assurances:

- Assurer la gestion du dossier des assurances, des réclamations et des dossiers litigieux.

Élections et référendums:
Appels d’offres et autres publications:

- Assurer la publication des appels d’offres, procéder à l’ouverture des soumissions. Recevoir et maintenir à jour la liste des contrats de la municipalité sur le SEAO du Québec. Assurer la publication sur les babillards et le site web de toutes questions se rapportant à son service (ex : avis publics, élections, etc.).

Cette description n’est pas limitative et contient les éléments principaux à accomplir. La personne peut être appelée à s’acquitter de toute autre tâche demandée par la direction générale ou par le conseil municipal.

EXIGENCES RECHERCHÉES
- Diplôme universitaire en droit
- Membre du Barreau du Québec ou Chambre des Notaires du Québec(atout)
- Toute combinaison d’études et d’expériences pourra être considérée.
- Minimum de cinq (5) années d’expérience dans un poste similaire.
- Expérience dans le secteur municipal (un atout)
- Expérience dans le domaine légal (un fort atout)
- Excellentes maîtrises des programmes de la suite Microsoft Office.
- Bilinguisme, français et anglais tant à l’oral qu’à l’écrit.

NOS AVANTAGES
- Des défis professionnels et la possibilité de faire progresser votre carrière - Poste permanent. Entrée en fonction dès que possible
- Échelle salaria