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Coordonnateur(Trice) Aux Ventes

4 weeks ago

Quebec City, Canada Hôtel Le Concorde Québec Full time

Situé à Québec, l’hôtel Le Concorde est un établissement hôtelier de 406 chambres et suites. Il regroupe plusieurs catégories de chambres offrant différents points de vue sur la ville de Québec. À deux pas des plaines d’Abraham, l’hôtel Le Concorde offre une multitude de service à sa clientèle.

**Votre mission**

Le coordonnateur aux ventes a pour mission de contacter les clients et mettre en œuvre les moyens nécessaires pour obtenir les sommes dues envers l’établissement. Il est aussi responsable de mettre sur pied la facturation et en assurer le suivi pour maximiser les revenus de l’Hôtel Le Concorde.

**Plus précisément, vous serez amené à**:

- Effectuer la facturation et la collecte de paiements des comptes dans les congrès, FIT, tours et voyages, gouvernementaux, corporatifs et associés à des ententes spéciales.
- Préparation des dépôts_
- Réaliser les dépôts comptant journaliers;
- Traiter les chèques;
- Produire le rapport de revenu journalier pour le contrôleur.
- Suivi des comptes, acomptes et facturations_
- Faire les suivis pour tous les clients 60 jours à la réception de facture;
- Tenir à jour la base des données des acomptes et la préfacturation (en coopérations avec Restos Plaisirs) pour les congrès;
- Mettre à jour la base des données pour les groupes futurs du segment Tours et Voyages:

- Demandes des acomptes;
- Préfacturation (pour les groupes qui paient avant/au check in);
- Suivi quotidien des groupes en préfacturation (changement de quantité des chambres et/ou pax);
- Préfacturer et collecter les paiements pour tous les clients qui paient au check in.
- Balancement des charges de restauration _
- Corriger et vérifier mensuellement les:

- Charges aux chambres;
- Charges aux comptes maîtres (Congrès, Tours etc.);
- Coupons repas.
- Vérification des rapports de l’audition de nuit_
- Aider en recherche et correction de toutes les transactions non trouvées ou erronées;
- Vérification des no show et fictifs en facturation.
- Gestion des certificats-cadeaux_
- Traiter des commandes en ligne en lien avec la vente, la préparation et l’expédition et le remboursement des certificats;
- S’occuper des demandes de contestations;
- Vendre, préparer et expédier les achats par téléphone et en personne.
- Gestion des contestations de paiements et corrections sur factures_
- Gérer les courriels de la part des différentes centrales;
- Administrer les courriels de la part des clients corporatifs (paiements par les cartes de crédits corporatives);
- Traiter les courriels de la part de tous les clients individuels.
- Réponses aux demandes de renseignements_
- Répondre aux demandes de renseignement en lien avec les préautorisations et leur conclusion/renversement, les dépôts comptants, les paiements par dépôts directs et chèque;
- Demander des factures détaillées de Jaja/Le Ciel et leurs correction (avec recevables des Restos Plaisirs).
- Suivi des groupes _
- Traiter les courriels du directeur;
- Préparer la facturation pour les groupes (par exemple : ajouter les frais des petits-déjeuners) ;
- Créer les dossiers de groupe pour la réception ;
- Tenir à jour le fichier Excel des petits-déjeuners ;
- Participer aux réunions.
- Archivage et classement_
- Documentations de facturations et paiement;
- Rapports d’audition (avec les auditeurs);
- Cartes d’enregistrement (avec les auditeurs).

**Qualification pour le poste**:

- Diplôme d’études collégiales en comptabilité ou en administration ou équivalent;
- Minimum une année d’expérience dans un poste similaire ou connexe;
- Capacité à gérer la pression;
- Avoir l’esprit d’équipe et de bonnes habilités communicationnelle.

Atout:

- Expérience dans le domaine hôtelier.
- Connaissance de la suite Office et des logiciels de réception, plus spécifiquement IQWare.

**Avantages et bénéfices**:

- Assurances collectives;
- Vacances tel que prévues par la LNT;
- 1 congé mobile;
- 8 jours de maladie;
- 14 jours fériés;
- Rabais hôtelier;
- Stationnement sur place;
- Possibilité d’avancement.

Rejoignez notre belle équipe
- Nous remercions toutes les personnes qui postuleront, mais nous ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue._
- Le genre masculin est utilisé afin d’alléger le texte._

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Événements d'Entreprise
- Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
- Programme d'Aide aux Employés
- Régime de retraite
- Stationnement sur place

Horaires de travail:

- 8 Heures
- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour
- Repos la fin de semaine

Expérience:

- Hôtellerie: 1 an (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel

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