Spécialiste en Gestion de L'information Et
2 months ago
Titre d'emploi :Spécialiste en gestion de l'information et documentaire
Appellation à l'interne :Spécialiste en procédés administratifs
Numéro de référence :CAT3-23-5502
Direction :Qualité, de l'évaluation, de la performance et de l'éthique
Statut de l’emploi :Permanent
- Temps complet
Échelle salariale :De 26,07$ à 46,30$ selon l'expérience
Vous vous considérez comme un(e) expert(e) en matière de législation et de règlements en lien avec la gestion documentaire et la gestion de l'information?
La direction de la qualité, de l’évaluation et de la performance (DQEPE) est à la recherche d’un(e) spécialiste en procédés administratifs pour se joindre à son équipe de gestion documentaire.
Vous serez responsable de la planification et de l’organisation des activités reliées à la gestion intégrée de l’information sous toutes ses formes (papier et numérique), tout en tenant compte du cycle évolutif des documents et de leur support, depuis leur création jusqu’à leur destruction ou leur versement au fonds d’archives, et ce, en appliquant les lois et règlements en vigueur.
Vous serez également responsable de la mise à jour du plan de classification et du calendrier de conservation de l’établissement, ainsi que de l’élaboration des politiques et des procédures liées à la gestion documentaire.
Sur le plan des opérations, dans un contexte de transformation, vous devrez fournir un support constant et adapté aux besoins des utilisateurs de tout système lié à la gestion documentaire (traitement de masse documentaire, support professionnel, formation, support informatique).
Enfin, vous devrez vous assurer que la mission de la gestion de l’information et documentaire, qui est de rendre l’information de l’organisation plus accessible, soit respectée, tout en réduisant de façon sensible la masse documentaire.
Précisément, vous:
- Serez responsable de la supervision du travail du personnel administratif sur tous les aspects liés à la gestion documentaire;
- Élaborerez des programmes de formation spécifiques, permettant au personnel d’appliquer les normes et procédures en matière de gestion des documents et faciliter leur utilisation du logiciel de gestion documentaire;
- Mettrez à jour le plan de classification et le calendrier de conservation, devant constituer l’encadrement du CHUM en matière de gestion des documents;
- Établirez des politiques et des procédures concernant la gestion des documents
- Identifierez et mettrez en place des projets de numérisation, lorsqu’applicable.
- Rédigerez des rapports et des statistiques relatifs aux activités du service
- Réaliserez des audits de qualité et de conformité
Formation académique:
- Détenir un baccalauréat comprenant un certificat en archivistique
- Détenir un diplôme de 2e cycle en sciences de l'information (option archivistique), un atout.
Expérience:
- Minimum de 6 mois d'expérience dans les domaines suivants:
- Gestion documentaire de projets en partenariat public-privé (PPP)
- Gestion d'un projet de numérisation
Ou tout autre expérience pertinente.
- Connaissance des lois applicables aux règles de conservation
- Connaissance des méthodes d'indexation des documents administratifs, cliniques et médicaux se trouvant sur des supports multiples (incluant le support papier)
- Connaissance en conservation et en diffusion d'archives numériques
- Connaissance du système GID portant sur la gestion intégrée des documents
- Connaissance des outils de bureautique (Suite Office, Access)
- Connaissance du système de gestion électronique des documents Ultima, un atout.
- Connaissance de la gestion des activités en mode projet, un atout.
AVANTAGES À TRAVAILLER AU CHUM:
- 4 semaines de vacances payées après 1 année de travail à temps complet
- 13 congés fériés payés
- 9.6 jours de maladie payés, monnayables en décembre de chaque année
- Fonds de pension à prestations déterminées (RREGOP)
- Régime d'assurances collectives (assurance-maladie, dentaire, etc.)
- Station métro Champs-de-mars reliée au CHUM par un tunnel
Type d'emploi : Temps Plein, Permanent
Salaire : 26,07$ à 46,30$ par heure
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