Préposé, Soutien

Numéro de la demande d’emploi : 166654
Fonction administrative : Soutien administratif
Ville principale : Halifax
Emplacement(s) supplémentaire(s):
Province : Nouvelle-Écosse
Type d’emploi : Temps plein
Statut d’emploi : Permanent
Exigences linguistiques : Anglais essentiel
Classification et niveau d’employé : UPCEA01
Heures de travail : 37,5 heures par semaine
Nombre de postes vacants : 1
Salaire : 33,228$ taux annuel de commencement
Date de clôture (AAAA/MM/JJ) : 2023/04/03

**Description de l'emploi**:
Le ou la titulaire reçoit et traite le courrier d’arrivée et de départ, tient à jour les dossiers conformément aux normes nationales de gestion des dossiers, voit à la maintenance et à la réparation des photocopieurs de bureau, utilise les photocopieurs électrostatiques à débit rapide, l’équipement de traitement du courrier et les duplicateurs.

Toutes les tâches ou une partie des tâches qui suivent peuvent éventuellement être accomplies selon la taille et le lieu de la fonction.

**Responsabilités professionnelles**:
Voici les principales exigences et responsabilités liées au poste de préposé, Soutien:

- Recevoir et traiter le courrier d’arrivée et de départ, le trier, l’ouvrir et déterminer à quel poste il doit être livré. Peser et mesurer le courrier de départ, préparer et vérifier l’expédition en nombre ou les colis destinés à la livraison par messagerie ou services postaux. Livrer de gros articles (colis) aux différents services. Conseiller et guider les clients sur l’utilisation des pratiques ou des procédures exemplaires afin de traiter efficacement le courrier, appuyer les changements ou en recommander dans le but de traiter le courrier plus efficacement.
- Distribuer l’information ou les publications à l’ensemble de la Division de sorte que tout le personnel qui y a droit puisse les recevoir dans les délais prescrits. Imprimer ou photocopier les documents et voir à ce qu’ils soient distribués aux personnes dont le nom figure sur la liste d’envois, actualiser la liste d’envoi et tenir à jour les enveloppes réponses. Conserver des exemplaires de chacune des publications pour répondre promptement aux demandes additionnelles. Faire fonctionner les machines de bureau telles que l’étiqueteuse, la machine à affranchir, l’ordinateur, les imprimantes à percussion informatisées et divers autres types d’équipement utilisé dans l’unité de distribution.
- Organiser et tenir à jour une série ou un ensemble de dossiers conformément aux normes nationales de gestion des dossiers. Fournir les dossiers demandés, identifier et organiser les documents et les classer dans les dossiers appropriés. Voir à l’élimination de documents classifiés destinés aux rebuts.

**Responsabilités professionnelles (suite)**:

- Voir à la maintenance et à la réparation des photocopieurs de bureau pour assurer leur bon fonctionnement en tout temps. Vérifier les appareils pour déterminer ce qui cause la panne telle que bourrage de papier et effectuer les réparations mineures requises pour les remettre en état de marche. Établir des rapports mensuels sur l’utilisation des photocopieurs. Fournir le papier et l’encre et voir au réapprovisionnement des fournitures requises et contrôler les stocks.
- Utiliser des photocopieurs à débit rapide et d’autre équipement. Effectuer la maintenance systématique des appareils selon les recommandations du fabricant et faire appel aux services de ce dernier au besoin. Utiliser le télécopieur, les photocopieurs, les systèmes de courrier accéléré, les plieuses et les inséreuses, l’équipement servant au cachetage et à l’expédition, les imprimantes et les puissantes perceuses à papier.
- Tenir à jour les données statistiques et les registres sur les travaux de maintenance exécutés sur les photocopieurs et répondre aux demandes téléphoniques.

**Critères d’admissibilité**:
Formation
- Détenir un diplôme d’études secondaires selon les normes provinciales, ou un équivalent (formation générale) est exigé.

Expérience
- Aucune expérience de travail n’est exigé.

Autres exigences
- Sans objet

**Autres informations**:
**Poste critique pour la sécurité**
Ce poste peut être considéré comme un poste critique pour la sécurité.

**Équité en matière d’emploi**

Un handicap est défini comme étant un problème physique, un problème sensoriel ou un problème de santé mentale permanent ou épisodique ou une limitation fonctionnelle. Il comprend les problèmes de santé visibles et non visibles ou des limitations qui peuvent affecter la vue, l’ouïe, la mobilité, la flexibilité, la dextérité, la douleur, l’apprentissage, le développement, l’état mental ou psychologique, et la mémoire.

**Conflits d’intérêts**
La Politique sur les conflits d’intérêts interdit aux employés d’embaucher, de superviser ou d’avoir pour supérieur,