Coordonnateur(-trice) Administratif

4 weeks ago

Montréal, Canada McGill University Full time

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Sommaire du poste:
Relevant du (de la) directeur(-trice) adjoint(e), Personnel enseignant, le (la) coordonnateur(‑trice) administratif(-ive) fournit des services de soutien administratif au (à la) directeur(-trice) adjoint(e) et à l’équipe. Cette personne fournit également divers services de soutien liés aux processus administratifs et financiers, aux communications et aux activités au sein du Bureau du personnel enseignant

Principales responsabilités:

- Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures universitaires. Régler des problèmes relevant de son domaine de responsabilité. Consulter la documentation pertinente et collaborer avec des personnes-ressources pour obtenir et fournir de l’information sur des questions complexes et diverses.
- Participer au bon fonctionnement du Bureau du personnel enseignant (BPE). Recommander des modifications aux procédures. Travailler avec des directeurs(-trices) et des cadres supérieurs universitaires à l’établissement de priorités. Veiller à la mise en œuvre de décisions et en assurer le suivi.
- Épauler les directeurs(-trices) du BPE dans le recrutement du personnel enseignant et les tâches liées à la nomination du personnel enseignant, notamment en assurant la coordination d’un système de classement complexe, en rédigeant des lettres d’offre d’emploi et en rassemblant des documents justificatifs. Prendre des notes et rédiger de courts documents de nature parfois complexe : correspondance, rapports et notes de service, entre autres.
- Coordonner les nominations de personnel enseignant et d’autres activités associées au cycle de vie du personnel enseignant, notamment les reconductions de mandat, les promotions, les déménagements, les nominations à des postes de cadre universitaire, les octrois du titre de professeur(e) émérite, les congés, le traitement des postes aux fonctions réduites et le signalement de conflits d’intérêts. Tenir à jour les dossiers des membres du personnel et les documents pertinents. Expliquer les procédures. Veiller au respect des échéances. Soumettre au Bureau du vice-principal exécutif des documents pour examen et signature, et en assurer le suivi.
- Vérifier ou traiter les notes de frais du personnel enseignant pour les activités liées aux déménagements, aux déplacements et aux avances avant leur soumission, veiller au rapprochement des avances et signaler les problèmes au (à la) directeur(-trice).
- Assumer le rôle de coordonnateur(-trice) téléphonique pour le Bureau. Garder à jour les listes de codes UPrint et accorder ou supprimer des accès selon les besoins.
- Accomplir des tâches administratives courantes : surveiller les stocks de fournitures de bureau et passer des commandes, trier le courrier, effectuer les retours de marchandises et gérer les remises de clés, notamment. Communiquer avec des personnes-ressources au sujet des demandes de bon de travail et assurer le suivi des travaux prévus.
- Traiter les paiements pour les employés occasionnels, les conférenciers invités et les contributions à l’Université. Faire le suivi des transactions financières problématiques conformément aux politiques et procédures en vigueur. Préparer et traiter les paiements courants pour le personnel.
- Traiter les achats et les paiements de factures pour les fournisseurs dans le système McGill Market Place, et traiter les transactions financières ainsi que les demandes de nouveaux fournisseurs. Traiter ou vérifier les notes de frais.
- Tenir à jour des systèmes de classement informatisés et numériques, et participer à l’amélioration de leur efficacité pour l’unité. Tenir à jour des fichiers administratifs et accomplir des tâches de classement et d’archivage. Assurer le suivi du courrier entrant. Recevoir, filtrer et rediriger les appels téléphoniques. Offrir un soutien pour les projets spéciaux.
- Prêter main-forte à l’autre coordonnateur(-trice) administratif(-ive) au BPE.

Autres compétences et/ou aptitudes:

- L’Université McGill est une université anglophone où l’exécution des tâches quotidiennes peut nécessiter l’utilisation de l’anglais oral et écrit._

Formation et expérience mínimales requises:
DEP 5 ans Expérience connexe /

Salaire annuel:
(MPEX - Classe 01) $45,020.00 - $52,970.00 - $60,920.00

Heures par semaine:
33.75 (Temps plein)

Superviseur:
Dir. asso., Personnel enseignant

Date de fin de l’emploi (le cas échéant):
Date limite pour postuler:
2023-04-14
- ._

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