Secrétaire-réceptionniste

2 months ago


Laval, Canada La Maison de Quartier de Fabreville Full time

SECRÉTAIRE RÉCEPTIONNISTE

**Rôle et responsabilités**

**Nature du poste**:
Sous l’autorité du (de la) directeur(trice) générale, la secrétaire réceptionniste a pour principale fonctions, l’accueil des visiteurs, la réception et retransmission de messages, la rédaction de documents et compte-rendu de réunions, la rédaction de courriels, le maintien de registres et autres fonctions administratives.

**Principales tâches**:

- Assurer l’accueil des visiteurs, la gestion et la distribution des appels téléphoniques et des courriels généraux et du courrier quotidien et le référencement à l’interne ou à l’externe
- Recevoir les appels pour le dépannage alimentaire et transmettre les demandes au responsable
- Maintenir à jour les dossiers informatisés
- Maintenir à jour l’inventaire des fournitures bureau, du mobilier et des équipements, clés, alarmes, etc.
- Reçoit les marchandises et les distribue
- Préparer les documents et l’ordre du jour, les comptes rendus des réunions internes tel que (courriel aux employés, communiqué aux membres tel que la programmation des activités, AGA, CA, rencontre globale et autres)
- Recevoir les fiches de membres des intervenants et éducatrice et assurer la mise à jour la base de données en continu
- Procéder au renouvellement et à l’inscription des fiches de membres non participants, des bénévoles et des employés
- Recruter et accueillir les bénévoles lors des activités entourant sa fonction
- Assumer des tâches d’entretien léger
- Accomplir temporairement d’autres tâches reliées au poste ou d’un poste connexe, lorsque requis

**Qualités requises**:

- Sens de l’organisation
- Capacité de gérer plusieurs tâches simultanément
- Capacité à développer des liens courtois et professionnels avec les collègues de travail et la clientèle
- Faire preuve d’initiative, de dynamisme, de créativité et de débrouillardise
- Avoir une capacité à travailler dans un milieu diversifié (ethnoculturel, socioéconomique)
- Avoir la capacité à travailler dans un climat de collaboration
- Faire preuve de discernement, d’éthique et d’intégrité
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office

**Exigences - Qualifications**:

- Diplôme d’études secondaires ou collégial en secrétariat ou administration ou tout autre diplôme pertinent
- Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit
- Minimum 1 an d’expérience

**Avantage**:
Fermé 2 semaines à Noël (payé)

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : 20,00$ par heure

Avantages:

- Congés payés
- Programme d'Aide aux Employés
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Horaire:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Formation:

- DEC (Souhaité)

Expérience:

- administration: 1 an (Souhaité)
- OBNL: 1 an (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel



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