Agente ou agent de secrétariat classe nominale

Agente ou agent de secrétariat classe nominale (S1C)

TEHORA est présentement à la recherche d’un(e) agente ou agent de secrétariat classe nominale ayant d’excellentes aptitudes techniques, d’excellentes connaissances et qui souhaite mettre à profit ses compétences au sein d’une équipe polyvalente.

Sans être exhaustifs, voici les services et livrables que devra fournir la personne retenue.

Description des travaux ou des biens livrables :

1- Accomplir diverses tâches de secrétariat requises par le chef de service et le personnel du service :

• Assurer le suivi des demandes acheminées par le système de Suivi des dossiers ministériels;
• Assurer le suivi des listes de sinistrés fournies par les municipalités et faire la distribution aux analystes;
• Vérifier la conformité linguistique de plusieurs documents provenant du chef de service;
• Assurer la qualité (présentation) des documents présentés en fonction des normes établies;
• Produire, concevoir et mettre à jour des notes, des lettres, des procédures ou de tout autre type de document;
• Préparer les documents nécessaires aux réunions;
• Procéder à la rédaction et au suivi des comptes rendus de réunions d’équipe.

2- Accomplir diverses tâches de soutien administratif :

• Effectuer le classement et faire des photocopies de divers documents;
• Effectuer l’archivage des dossiers électronique ou papier;
• Inventorier les documents de référence du service (note, procédures, comptes rendus de réunion, etc.);
• Distribuer les télécopies reçues au personnel;
• Assurer le suivi des grilles de prises de rendez-vous et prendre les rendez-vous.

3- Participer à la préparation du déploiement du personnel à la suite d’un sinistre :

• Préparer les documents et le matériel nécessaires au déploiement du personnel du service;
• Apporter le soutien requis au personnel lors de la tenue de séances d’information publiques et lors des rencontres individuelles avec des sinistrés (installer le matériel dans la salle, accueillir les sinistrés, prendre des rendez-vous, rédiger des comptes rendus, photocopier des documents, etc.);
• Préparer les documents à transmettre pour l’émission de chèques;
• Assurer le suivi des chèques émis;
• Assurer le suivi des demandes d’expertise;
• Classer des documents.

4- Au besoin, remplacer les autres secrétaires du service et le réceptionniste de la direction.

• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) ou un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat;
• Détenir de bonnes capacités rédactionnelles en français;
• Avoir un grand souci du détail et faire preuve de rigueur;
• Solides habiletés organisationnelles et capacité à travailler sur plusieurs dossiers de façon simultanée;
• De solides compétences de service à la clientèle et une forte capacité à entretenir de bonnes relations professionnelles avec ses collègues;
• Maîtrise de l’anglais est un atout.

Le lieu de travail sera déterminé selon le mandat, il peut être en télétravail ou chez le client.

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