Greffier·ère principal·e du Conseil d’administration | Lead Clerk of the Board of Directors

(English Follows)

Poste : Greffier·ère principal·e du Conseil d’administration

Heures de travail : Sur appel; en moyenne de 10 à 15 heures par semaine

Salaire : 22 $/heure

Sous la supervision de : La présidence du Conseil d’administration

Type de poste : Remplacement à un poste vacant

Description Du Syndicat

Le Syndicat étudiant de l’Université d’Ottawa (SÉUO) est l’association étudiante officielle des étudiant·e·s de premier cycle de l’Université d’Ottawa. Il a pour mandat de représenter leurs intérêts et de leur offrir des services essentiels sur le campus. Ensemble, les représentant·e·s étudiant·e·s élu·e·s et le personnel administratif dévoué travaillent à améliorer la vie universitaire et sociale de la population étudiante de l’Université d’Ottawa.

Description Du Poste

Le SÉUO est à la recherche d’un·e greffier·ère pour son Conseil d’administration La personne titulaire du poste sera chargée de rédiger les procès-verbaux, d’appuyer les présidences des comités et d’accomplir diverses tâches administratives lors des réunions mensuelles du Conseil d’administration du SÉUO et de plusieurs de ses comites.

Responsabilités :

• Veiller au respect des échéances de gouvernance dans l’exécution des tâches administratives courantes, notamment la préparation des ordres du jour du Conseil, conformément aux directives de sa présidence ;
• Appuyer la présidence du Conseil dans la gestion de sa correspondance, envoyer des messages en son nom lorsque cela est autorisé et effectuer le tri des courriels dans sa boîte de réception Outlook ;
• Soutenir l’équipe des greffier·ère·s en répondant à leurs questions, en leur offrant de la rétroaction et en révisant leur travail, afin de veiller à ce que les procès-verbaux, les ordres du jour et les documents du Conseil et de ses comités respectent les normes établies de qualité et d’uniformité ;
• Gérer les calendriers et les outils de suivi des tâches de l’ensemble de l’équipe des procédures ;
• Assurer le suivi de l’avancement et de l’achèvement des tâches, notamment la rédaction des procès-verbaux, la planification de l’Assemblée générale et la mise à jour des documents de gouvernance ;
• Coordonner les horaires des comités et des greffier·ère·s, confirmer les réservations de salles auprès de C&R et accomplir d’autres tâches liées à la planification des réunions ;
• Contribuer à des projets à long terme relevant de l’équipe des procédures et, au besoin, en assurer la supervision, notamment la formation des greffier·ère·s, la transition des membres du Conseil et l’organisation de l’Assemblée générale ;
• Appuyer la présidence du Conseil dans l’exercice de toute autre fonction, selon ses directives ;
• Respecter une stricte confidentialité ; et
• Contribuer à préserver la bonne réputation du SÉUO.

Ces Responsabilités S’ajoutent à Celles D’un·e Greffier·ère, Bien Que Les Tâches Courantes Suivantes Puissent Être Confiées Moins Fréquemment :

• Rédiger les procès-verbaux, procéder à l’appel nominal et accomplir d’autres tâches administratives lors des réunions mensuelles du Conseil d’administration du SÉUO ;
• Rédiger les procès-verbaux et accomplir d’autres tâches administratives pour les comités du Conseil ;
• Appuyer les présidences des comités grâce à une connaissance des procédures parlementaires et des documents de gouvernance du SÉUO ;
• Préparer les procès-verbaux, y compris leur traduction et leur mise en forme, en vue de leur approbation avant la prochaine réunion du Conseil d’administration ; et
• Informer la population étudiante des activités du Conseil d’administration du SÉUO et de ses comités en assurant la gestion de la page Instagram du Conseil d’administration.

Qualifications :

• Bilinguisme : excellentes compétences rédactionnelles dans les deux langues officielles (français et anglais) et maîtrise du langage procédural et juridique ;
• Capacité à faire preuve de neutralité, tant réelle qu’apparente, dans les questions liées au mandat, à la gouvernance et aux activités du SÉUO ;
• Discrétion et capacité à préserver la confidentialité des renseignements privés ou sensibles ;
• Connaissance des principes fondamentaux de la 11e ou de la 12e édition de Robert’s Rules of Order Newly Revised ;
• Connaissance de Microsoft Office ou de plateformes similaires ;
• Grand souci du détail et capacité à effectuer la mise en forme de documents ;
• Capacité à résumer ou à transcrire en temps réel les discussions tenues en réunion, les modifications aux politiques et d’autres échanges ;
• Expérience dans la création et l’utilisation de systèmes d’organisation, de classement ou d’archivage de documents ;
• Compétences en leadershi