Réceptionniste - syndiqué - Receptionist - Union

Our associates celebrate lives. We celebrate our associates.

RESPONSABILITÉS DU POSTE

• Accueillir les invités et les visiteurs, offrir de l'aide à l'entrée.
• Aviser les membres du personnel quand les clients arrivent à un rendez-vous et les accompagner jusqu'à la pièce désignée.
• Répondre aux questions de base sur les services, les produits, la direction de la succursale, etc.
• Aviser immédiatement la direction au sujet d'enjeux de service à la clientèle ou de sécurité
• Recevoir les biens de la personne décédée et respecter les procédures de chaîne de possession.
• Répondre au téléphone, trier et diriger les appels vers le personnel approprié.
• Offrir un environnement confortable et agréable pour les clients, fournir des rafraîchissements ou autres commodités aux familles. Faire le café.
• Garder la salle d'attente en ordre, vider les poubelles, replacer les boîtes de mouchoirs et maintenir l'ordre général.
• Recevoir le courrier et les colis.
• Organiser et mettre à jour les documents papier et électroniques, ainsi que les dossiers, comme les actes notariés et les documents de fiducies.
• Pourrait devoir taper des documents simples, faire de la révision, de la saisie de données et des impressions.

Exigences MINIMALES

• Formation: Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent
• Experience:
  • 6 mois d'expérience de bureau, de réceptionniste ou de soutien administratif, de préférence.
  • Capable d'utiliser efficacement un téléphone, un télécopieur, un photocopieur.
• Connaissances, compétences et aptitudes:
  • Connaissance de l'informatique et de logiciels tels que la suite MS Office
  • Ton de voix clair et professionnel.
  • Compétences de relations professionnelles et interpersonnelles, pour gérer des situations sensibles et confidentielles.
  • Agir avec calme, tact et diplomatie, en tout temps.
  • Pouvoir travailler le samedi ou le dimanche et au-delà des heures « normales » de travail.

Conditions de travail

• Environnement de travail: Le travail se fait principalement à l'intérieur
• Tenue de travail standard exigée
• Postures de travail:
  • Position assise continue pendant plusieurs heures par jour, jusqu'à 6 heures par jour
  • Monter fréquemment des escaliers pour accéder aux bâtiments
• Exigences physiques: Effort physique exigeant une dextérité manuelle, y compris l'utilisation de documents, de calculatrices, d'ordinateurs et du téléphone
• Heures de travail:
  • Travailler au-delà des heures « normales » selon les besoins
  • Un minimum de voyage requis

JOB RESPONSIBILITIES

• Greets guests and visitors, offering assistance when entering the building
• Notifies staff members when appointments arrive and escorts guests to appropriate room
• Answers routine questions associated with services, products, location directions, etc.
• Immediately notifies and involves management with customer service and security issues
• Receives deceased belongings from family and follows chain of custody procedures
• Answers, screens, and routes incoming calls to appropriate staff members
• Maintains a comfortable environment for clients, providing beverages and other amenities for families as needed. May make coffee.
• Maintains guest-waiting area, disposing of trash, replacing tissues, and general straightening of furniture
• Receives incoming mail and packages
• Maintains organized and current electronic and paper files and records, such as deeds and trust files
• May perform light typing, proofreading, data entry or printing

MINIMUM REQUIREMENTS

• Education: High School Diploma or equivalent
• Experience:
  • Six months general office, receptionist, or administrative support experience preferred
  • Proficient at operating telephones, fax, copier
• Knowledge, Skills and Abilities:
  • Working knowledge of MS Office Suite
  • Clear and professional speaking voice and tone
  • Professional interpersonal skills to handle sensitive and confidential situations
  • Position continually requires demonstrated poise, tact and diplomacy
  • Ability to work schedule including Saturday and or Sunday and beyond standard business hours

Postal Code: H9S 3X6

Category (Portal Searching): Operations

Job Location: CA-QC - Pointe-Claire