Coordonnateur(trice) - Mariages et événements sociaux

Œuvrant dans l’industrie de l’hôtellerie et de la restauration depuis près de 50 ans, Gray Collection est un regroupement primé d'hôtels et de restaurants authentiquement locaux qui offrent aux voyageurs du monde entier l’expérience du luxe convivial. Parmi nos établissements l’Hôtel William Gray, l’Auberge du Vieux-Port, Le Petit Hôtel Saint-Paul, Le Petit Hôtel Notre-Dame, The Metcalfe Hotel, Maggie Oakes, le Jacopo, le Vieux-Port Steakhouse, Pincette, Bevo Bar+Pizzeria, Restaurant Gaspar, Terrasse le Perché, Le Bejmain, Terrasse William Gray, et la Terrasse sur l’Auberge, et des nouveaux projets à venir. Vous êtes passionné(e) par l’organisation et le service à la clientèle? Joignez-vous à notre équipe pour soutenir la planification et la coordination des mariages et événements sociaux dans nos établissements. Ce rôle combine gestion administrative, communication avec les clients et collaboration interne, afin d’assurer des expériences mémorables. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Gestion des demandes et communication client Répondre aux demandes d’information (incluant Wedding Wire) dans un délai de 24 heures. Fournir les renseignements sur les tarifs, disponibilités, menus et forfaits. Accueillir et rencontrer les clients potentiels pour des visites, avec ou sans rendez‑vous. Administration et gestion des dossiers Préparer les contrats, estimations et blocs d’événements. Effectuer les réservations via OpenTable. Percevoir les dépôts et s’assurer que tous les frais à facturer sont correctement inscrits selon les ententes. Coordination des mariages et événements sociaux Préparer les documents de coordination (BEO, plans de salle via Social Tables). Collaborer avec les équipes internes (cuisine, service, opérations, ventes) pour assurer une exécution fluide. Confirmer que toutes les demandes spéciales sont approuvées par la direction. Prise de dépôts, paiement final. Être présent(e) sur place pendant le montage et l'événement. Soutien aux événements internes Participer à l’organisation d’événements internes (ex. BBQ du personnel, fête des Fêtes, semaine de la santé). Contribuer aux événements promotionnels (salons, journées portes ouvertes). Qualifications Diplôme d’études collégiales (AEC ou DEC) en gestion, administration ou domaine connexe. 2 ans d’expérience en coordination ou administration (expérience en événements ou hôtellerie, un atout). Bilingue (français et anglais). Maîtrise des outils informatiques (Suite Microsoft Office); connaissance d’Opéra et Social Tables, un atout. Excellentes aptitudes organisationnelles et souci du détail. Capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs priorités. Disponibilité pour un horaire variable (jour, soir, fin de semaine). Ce Que Nous Offrons 20 % de rabais sur la carte mensuelle STM 50 % de rabais dans tous les restaurants du groupe Gray Collection (valide pour vous et jusqu’à 3 invités) 25 % de rabais au Spa William Gray Tarifs préférentiels dans nos hôtels Culture d’entreprise centrée sur la valorisation des employés Avantages Régime d’assurances collectives avec télémédecine; REER collectif et RPDB (Régime de participation différée aux bénéfices); 50 % de rabais employés dans tous nos établissements pour l’employé et 3 invités; Rabais avec nos partenaires d’affaires (transport, bien‑être, loisir); Culture d’entreprise favorisant la valorisation des employés; Événements de reconnaissance pour les employés; Entreprise en pleine croissance (perspective d’évolution et développement personnel). Nous vous remercions de votre intérêt. Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées. Dans le présent document, nous avons tenté d’utiliser un vocabulaire neutre et adapté à toutes les personnes, peu importe leur genre. Toutefois, il peut arriver que certains termes, titres d’emplois et certaines tournures de phrase nous contraignent à utiliser le masculin comme genre neutre. Nous préférons vous en aviser. Comme nous privilégions un environnement de travail inclusif, il est entendu que nous invitons toutes les personnes à postuler, peu importe leur genre. #J-18808-Ljbffr