Superviseure des opérations Food Bank Operations Supervisor

Position Operations Supervisor / Superviseure des opérations Hours 15 hours per week from 05 January 2026 to April 30 2026 Salary $20 per hour (with increases and benefits per the Collective Agreement) Reporting to Food Bank Coordinator and Director of business development Union Status Unionized as an A-2 (Supervisor) position under CUPE 4943. Description du poste / Job Description As the Operations Supervisor at the UOSU Food Bank you will be a key player in ensuring the seamless operation and delivery of our services. You will be responsible for overseeing daily activities, managing administrative tasks, and contributing to our mission of providing reliable and high-quality food assistance to the community. This role demands strong organizational abilities, meticulous attention to detail, and a commitment to maintaining health and safety standards. You will also play a crucial role in supporting and developing a team of volunteers to ensure they are equipped to meet the needs of our clients. En tant que superviseure des opérations de la Banque alimentaire du SÉUO vous jouez un rôle clé en assurant le bon fonctionnement et la prestation de nos services. Vous devez superviser les activités quotidiennes, gérer les tâches administratives et contribuer à notre mission consistant à fournir une aide alimentaire fiable et de qualité à la communauté. Ce poste exige de grandes capacités d'organisation, un souci du détail et une attention au respect des normes de santé et de sécurité. Vous jouez également un rôle crucial dans le soutien et le développement d’une équipe de bénévoles en veillant à ce qu’ils puissent répondre aux besoins de notre clientèle. Responsabilités (français) Gestion des fichiers: Tenir des registres et des dossiers précis et à jour de toutes les opérations et activités. Expérience client: Rechercher et mettre en œuvre en permanence des moyens d'améliorer l'expérience client par le biais de rétroactions d’enquêtes et d’interactions directes. Gestion de l'approvisionnement: Superviser la commande et la gestion des stocks de produits de la Banque alimentaire d’Ottawa (BAO) et d’autres fournisseurs. Veiller à ce que tous les produits soient conformes aux directives en matière de santé et de sécurité et aux normes de qualité. Enregistrement des données: Enregistrer avec précision les données relatives aux visites de la clientèle dans la base de données, en préservant la confidentialité et l’intégrité des données. Tâches administratives: Traiter diverses tâches administratives, notamment répondre aux courriels et aux appels téléphoniques, rédiger des lettres et préparer des rapports. Former, superviser et soutenir les bénévoles afin d’assurer le bon déroulement des opérations. Gestion des stocks: Veiller à ce que tous les rayons soient correctement approvisionnés et organisés et gérer les niveaux de stock pour répondre à la demande. Conformité en matière de santé et de sécurité: Veiller à ce que tous les articles et denrées alimentaires respectent les normes de santé et de sécurité. Création de rapports: Fournir au ou à la coordinateurtrice un rapport hebdomadaire concis détaillant les activités réalisées et les problèmes rencontrés. Image et marque: Contribuer à l'image positive et à l'image de marque du SÉUO en promouvant un environnement professionnel et accueillant. Tâches supplémentaires: Effectuer d’autres tâches connexes afin de soutenir les opérations et la mission de la Banque alimentaire. Responsibilities (English) Management: Maintain accurate up-to-date logs and records of all operations and activities. Customer Experience: Continuously seek and implement ways to enhance the customer experience through feedback surveys and direct interactions. Supply Management: Oversee the ordering and inventory management of supplies from the Ottawa Food Bank (OFB) and other suppliers. Ensure all supplies meet health and safety guidelines and quality standards. Data Logging: Accurately log client visit data into the database maintaining confidentiality and data integrity. Administrative Duties: Handle various administrative tasks including responding to emails, answering phone calls, writing letters and preparing reports. Train, supervise and support volunteers to ensure smooth operations. Stock Management: Ensure all shelves are properly stocked and organized and manage inventory levels to meet demand. Health and Safety Compliance: Ensure all supplies and food items adhere to health and safety regulations. Reporting: Provide the Coordinator with a concise weekly report detailing completed activities and any issues encountered. Image and Branding: Contribute to the positive image and branding of the UOSU by promoting a professional and welcoming environment. Additional Duties: Perform other related duties as assigned to support the Food Bank’s operations and mission. Qualifications (français) Doit étudier à l’Université d’Ottawa. Expérience en gestion des stocks, service client et tâches administratives. Bonne organisation et multitâche avec la capacité de gérer simultanément plusieurs priorités. Excellentes aptitudes à la communication tant écrite qu’orale et capacité à interagir avec diverses parties prenantes. Maîtrise des logiciels de saisie et de gestion des données avec un souci du détail et de la précision. Solides compétences en matière de résolution de problèmes avec la capacité d’anticiper et de relever les défis opérationnels. Le bilinguisme (français et anglais) est un atout. Respect de la mission et des valeurs de la Banque alimentaire du SÉUO. Connaissance des normes d’hygiène et de sécurité relatives à la manipulation et au stockage des denrées alimentaires. Flexibilité pour travailler occasionnellement le soir ou la fin de semaine selon les besoins. La connaissance du SÉUO de ses services entreprises clubs associations et activités est un atout. Une expérience dans une organisation à but non lucratif est un atout. Qualifications (English) Must be a student of the University of Ottawa. Experience in inventory management, customer service, and administrative duties. Strong organizational and multitasking skills with the ability to manage multiple priorities simultaneously. Excellent communication skills both written and verbal with the ability to interact with diverse stakeholders. Proficiency in data entry and management software with attention to detail and accuracy. Strong problem‑solving skills with the ability to anticipate and address operational challenges. Bilingualism (French and English) is an asset. Commitment to upholding the mission and values of the UOSU Food Bank. Knowledge of health and safety regulations related to food handling and storage. Flexibility to work occasional evenings or weekends as needed. Knowledge of the UOSU, its services, businesses, clubs, associations and activities is an asset. Experience in a non‑profit organization is an asset. Application Process Prospective applicants are invited to submit a cover letter, curriculum vitae, and a list of two (2) references by 11:59 PM on December 16th 2025. Only applicants invited to interview will be contacted. Other Details Required Experience: Manager Key Skills Asset Management Data Management Fire Jboss Accounts Payable Application Support Employment Type: Part‑Time Vacancy: 1 #J-18808-Ljbffr