Adjointe administrative principale, adjoint administratif principal, EMPD

Famille d’emplois Soutien administratif Motif de l'offre d'emploi Remplacement d'un poste permanent Type d’emploi Employé Durée anticipée (mois) N/A Nombre de postes à pourvoir 1 Faculté/Service - Département Programme d’études médicales postdoctorales Campus Pavillon Roger-Guindon Affiliation Syndicale PSUO Date d’affichage 2026/01/12 Date limite de candidature 2026/01/23 Heures par semaine 35 Classe salariale SSUO Grade 08 Échelle salariale $64,865.00 - $81,935.00 Au sujet de la Faculté de médecine Bienvenue à la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa, la première et à la plus grande faculté de médecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont accès à des installations de pointe et à des instituts spécialisés où ils apprennent aux côtés de médecins et de scientifiques de renommée internationale. Constamment classée parmi les 10 premières écoles de médecine au Canada, notre faculté figure parmi les meilleures facultés de médecine dans le monde pour l’impact de sa recherche en sciences biomédicales et de la santé. Raison d’être du poste Fournir un soutien administratif et sur le plan des communications à l’équipe de direction des Études médicales postdoctorales (EMPD), qui comprend le vice-décanat, la doyenne adjointe et le doyen adjoint, la directrice et les directrices universitaires. Assurer l’efficacité et la fluidité des activités, de la planification, de la mise en œuvre et de la coordination des projets et de diverses initiatives en vue de l’atteinte des objectifs stratégiques et universitaires des EMPD. Organiser des réunions, coordonner la correspondance et les communications, gérer les horaires, planifier des voyages, préparer des documents et rapports, et coordonner des processus administratifs, des événements et des projets. Élaborer des contenus Web et des plans de communication pour transmettre de l’information sur les politiques aux stagiaires et aux partenaires, et garantir le respect des normes établies. Responsabilités particulières Coordination de l’horaire et des réunions Coordonner l’emploi du temps des responsables des EMPD et optimiser leur horaire en confirmant leurs réunions, y compris les réunions des comités qu’ils président. Tenir à jour les listes des membres et coordonner les invitations aux réunions, les ordres du jour, les procès-verbaux et les documents justificatifs pour le Comité des études médicales postdoctorales. Coordonner la planification et la mise en œuvre des activités des membres de l’équipe dirigeante des EMPD en collaboration avec la directrice des opérations. Coordonner les activités du vice-décanat des EMPD de manière à gérer efficacement une logistique et des horaires complexes. Coordination administrative et opérationnelle Effectuer le suivi de dates, d’événements et d’enjeux opérationnels importants pour la direction des EMPD, ainsi que de la progression des mesures à prendre pour s’assurer que les échéanciers sont respectés. Veiller à ce que de nombreux dossiers difficiles, sensibles et confidentiels soient traités de manière professionnelle. Préparer des documents et des rapports pour la haute direction, notamment divers rapports statistiques exigés par de nombreux organes de gouvernance. Coordonner la mise sur pied du Comité des études postdoctorales (CEP), nécessaire pour l’agrément. Accueillir, informer et orienter les clients internes et externes. Recevoir le courrier (et en assurer le tri) et les appels téléphoniques destinés aux cadres supérieurs, juger de leur pertinence et de leur niveau d’urgence afin d’assurer un suivi et d’informer de la situation les membres de l’équipe de direction lorsque c’est nécessaire. Veiller à ce que les tâches soient accomplies de manière optimale en créant et en tenant à jour des procédures, des processus et des outils de travail alignés sur l’objectif stratégique et les priorités du bureau afin de fournir à la direction des EMPD un service de soutien normalisé et de haute qualité. Rédaction administrative et communication Rédiger et réviser des documents, des contenus Web, des publications dans les médias sociaux (Facebook, X), des infolettres et des présentations, et en coordonner la traduction au besoin. Concevoir et tenir à jour des modèles pour les communications officielles sortantes, et assurer la conformité aux règlements de l’Université d’Ottawa et la préservation de la marque et de l’image de la Faculté. Rédiger et mettre à jour des documents réservés à l’usage interne et portant sur des procédures, des processus et des systèmes se rapportant aux responsabilités du poste. Veiller à ce que la structure et les normes appropriées soient respectées et se coordonner avec l’équipe des communications de la Faculté de médecine et l’équipe des technologies de l’information afin de s’assurer que toutes les exigences techniques sont remplies. Communiquer de façon professionnelle avec un large éventail de parties prenantes externes (PDG de centres hospitaliers, PDG de la PARO, dignitaires en visite, stagiaires en médecine, directions de services hospitaliers, membres du Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada ou du Collège des médecins de famille du Canada, etc.) et leur offrir un excellent service à la clientèle. Gestion de l’information Assurer la confidentialité des dossiers et l’accès à des dossiers complets et exacts à des fins de consultation ultérieure ou d’agrément. Coordonner l’archivage des documents. Respecter les politiques et procédures de l’Université d’Ottawa relativement au traitement de l’information confidentielle dans les communications aux partenaires (responsables d’hôpital, représentantes et représentants juridiques, PARO, Affaires professionnelles, Promotion de la santé, etc.). Créer et tenir à jour des procédures de gestion des documents officiels pour le Bureau des EMPD, y compris des politiques, des mandats et d’autres documents de procédure, afin d’assurer la conformité aux normes d’agrément et leur diffusion efficace. Coordonner l’approbation de documents (CEP, Conseil de la Faculté et Sénat). Projets et initiatives stratégiques Soutenir la direction des EMPD dans la planification et la mise en œuvre de projets stratégiques et hautement confidentiels. Diriger la planification et la mise en œuvre d’activités administratives de haut niveau et de projets spéciaux relativement à des enjeux relevant de la haute direction, comme la réalisation d’analyses approfondies, la rédaction de documents officiels, de mémorandums et de rapports, ainsi que la préparation de présentations. Effectuer des recherches détaillées, des analyses complexes et préparer des rapports relatifs à l’agrément, des présentations ou d’autres documents pour aider le vice-décanat, la doyenne adjointe et le doyen adjoint, les directrices universitaires et la directrice des EMPD. Connaissances, expérience et compétences Qualités essentielles Diplôme postsecondaire ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail. Au moins quatre années d’expérience avérée dans un poste de soutien administratif. Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite). Autres Qualités et compétences Expérience approfondie de la rédaction bilingue et parfaite maîtrise de la grammaire. Expérience de l’explication et de l’application de règlements et de méthodes. Expérience de la mise en œuvre de plans de communication et de promotion. Compétences supérieures en matière de service à la clientèle et expérience de la prestation de services de soutien administratif de qualité, dans un souci de professionnalisme et de respect de la confidentialité. Excellentes aptitudes pour la communication, les relations interpersonnelles et la résolution de conflits. Solides aptitudes pour l’organisation, la planification et la prise de décisions. Capacité à travailler de façon autonome et simultanément sur divers projets variés, en établissant des priorités et en respectant des échéanciers fermes. Excellentes compétences en informatique et maîtrise de la suite MS Office. Expérience de l’utilisation de logiciels tels que DocuShare et Adobe Creative Suite (InDesign, Photoshop, Final Cut ou Adobe Premiere), et de logiciels de gestion de sites Web tels que Dreamweaver et/ou Drupal. Excellente compréhension de l’ensemble du programme de médecine et connaissance approfondie des partenaires, notamment les hôpitaux universitaires affiliés et les organes de gouvernance (atout). Expérience du milieu universitaire (atout). Expérience de l’application de la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO) en ce qui concerne le Web (WCAG) afin d’assurer le respect des normes relatives au contenu en ligne. Bonne connaissance des plateformes de médias sociaux tels que X et Facebook. Compétences clés à l’Université d’Ottawa Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa : Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales. Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible. Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre. Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe. L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente. Note : s’il s’agit d’un poste syndiqué : Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus. Note sur le poste de première ligne S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa. Vaccination COVID-19 Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes. #J-18808-Ljbffr