Secrétaire de la secrétaire général

1 week ago

Québec, Canada Université Laval Full time
Numéro d'offre

15329

Période d'affichage

Du 18-11-2024 au 25-11-2024

Lieu de travail

Bureau du secrétaire général Pavillon Jean-Charles-Bonenfant Ville de Québec

Statut/Admissibilité

Poste régulier non syndiqué Ouvert à tous

Détails du poste

Classe 5 Taux horaire: 34.42$ à 40.60$ Salaire annuel: 62 858.84$ à 74 144.94$

Régime d'emploi :

35 heures/semaine Horaire :

Temps plein, horaire variable Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h

Budget: Fonctionnement Description de fonction

Rôle principal Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d’un ensemble de processus administratifs et juridiques afin d’assurer la bonne marche de l’ensemble des obligations de la secrétaire générale. La personne prête aussi assistance à l’adjointe de la secrétaire générale et aux avocats et avocates qui lui sont attitrés. Tâches et responsabilités principales:

Concernant les tâches en lien avec la secrétaire générale et son adjointe, la personne : Assiste la secrétaire générale dans la gestion des dossiers administratifs et juridiques; Assume la responsabilité des tâches de secrétariat; Tient l’agenda et gère, au besoin, les dossiers qui en découlent; Assure le suivi du courrier/courriels et du classement et coordonne la présence de la secrétaire générale aux différentes invitations officielles adressées aux membres de la direction; Prend, au besoin, les courriels, appels téléphoniques et visio (plates-formes collaboratives comme Teams, Zoom); Répond aux demandes d’informations générales qui lui sont adressées; Convoque, organise et/ou planifie les différentes rencontres quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles auxquelles participe la secrétaire générale : Prépare les dossiers de rencontre en recueillant les informations et les documents y afférents; Assure les tâches de secrétariat de comités relevant de la compétence de la secrétaire générale (mettre en page et réviser l’ordre du jour, les documents y afférents et les procès-verbaux); Prépare la salle de réunion lorsque requis; accueille les invités et invitées; Gère les demandes de doctorats d’honneur en veillant au respect et à l’application de la procédure; S’assure que tous les documents requis ont été transmis et fait les suivis lorsque requis; Prépare et organise les documents sur la plate-forme Convene pour les Comités qui lui sont attitrés. Classifie et archive les dossiers. Concernant les tâches en lien avec la division des affaires juridiques, la personne : Obtient, analyse, vérifie, complète et transmet les documents et renseignements reliés à la gestion des dossiers juridiques. Assure les différentes tâches de secrétariat pour les conseillers juridiques qui lui sont attitrés notamment en matières civiles, administratives, commerciales, corporatives et en accès à l’information; Reçoit les demandes d'information provenant de l'interne ou de l'externe reliées aux dossiers ou aux activités des avocats ; Procède à l'ouverture de dossiers et leur fermeture suivant les normes applicables ; Tient à jour l'agenda des avocats, fixe, déplace, confirme des rendez-vous, réunions, auditions ou autres et informe ou convoque les personnes concernées. Réserve des salles à ces fins et assure le suivi de ces réservations au besoin. Ouvre et prépare les dossiers pour les demandes d’accès à l’information; Envoie les accusés de réception et les prolongations des demandes d’accès; Assure le suivi des dossiers selon les règles applicables aux procédures juridiques; Tient à jour divers rapports, listes, registres, bases de données au besoin. Met en page et révise lettres, contrats, conventions, règlements et autres documents de nature administrative ou juridique; Retranscrit les notes et les lettres manuscrites; Fait le suivi et classement des dossiers juridiques; Fait le suivi et le classement des factures juridiques et, au besoin, le suivi avec le Service des finances notamment pour les dossiers assurés; Vérifie les demandes d’achat, demandes de paiement et rapports de dépenses (volet juridique) dans PeopleSoft; Fait le suivi et le classement des avis et opinions juridiques en collaboration avec la technicienne juridique; Effectue des recherches dans la banque de résolutions et dans Constellio ou tout autre logiciel de cette nature pour les dossiers juridiques; Collabore à la l’organisation du système de classement des dossiers juridiques selon les procédures en vigueur tant pour les dossiers papiers que pour les dossiers informatisés (Constellio); Organise les réunions demandées par les conseillers juridiques.

Note Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes. Qualifications requises Scolarité D.E.C. en techniques de bureautique ou l'équivalent; une formation en secrétariat juridique est un atout Expérience Cinq (5) années d'expérience pertinente.

Autres Logiciels:

Word, Excel, Outlook Powerpoint, FileMaker Pro, Acrobat Pro, Constellio, Convene, C-Cure, Explo, PeopleSoft RH, PeopleSoft Finances, Banner, Capusle Excellente connaissance de la langue française À titre d'information

Aucune information additionnelle

Candidatures

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et

joindre un curriculum vitae récent. Pour information, contactez Renée Savard à l'adresse suivante: renee.savard@vrrh.ulaval.ca Pour les gens de l'interne seulement , vous devez également adresser une copie de votre candidature au: Syndicat des employés/es de l'Université Laval Bureau 3578 Pavillon Alphonse-Desjardins seul@seul.ulaval.ca Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours". Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

Postuler

  • Secrétaire de la secrétaire général

    1 week ago

    Québec, Canada Université Laval Full time

    Numéro d'offre 15329 Période d'affichage Du 18-11-2024 au 25-11-2024 Lieu de travail Bureau du secrétaire général Pavillon Jean-Charles-Bonenfant Ville de Québec Statut/Admissibilité Poste régulier non syndiqué Ouvert à tous Détails du poste Classe 5 Taux horaire: 34.42$ à 40.60$ Salaire annuel: 62 858.84$ à 74...

  • Secrétaire de la secrétaire général

    1 week ago

    Québec, Canada Université Laval Full time

    Numéro d'offre 15329 Période d'affichage Du 18-11-2024 au 25-11-2024 Lieu de travail Bureau du secrétaire général Pavillon Jean-Charles-Bonenfant Ville de Québec Statut/Admissibilité Poste régulier non syndiqué Ouvert à tous Détails du poste Classe 5 Taux horaire: 34.42$ à 40.60$ Salaire annuel: 62 858.84$ à 74...

  • Secrétaire de la secrétaire général

    1 week ago

    Québec, Canada Université Laval Full time

    Numéro d'offre 15329 Période d'affichage Du 18-11-2024 au 25-11-2024Lieu de travail Bureau du secrétaire généralPavillon Jean-Charles-BonenfantVille de QuébecStatut/Admissibilité Poste régulier non syndiquéOuvert à tousDétails du poste Classe 5Taux horaire: 34.42$ à 40.60$Salaire annuel: 62 858.84$ à 74 144.94$Régime d'emploi : ...

  • Secrétaire de la secrétaire général

    1 week ago

    Québec, Canada Université Laval Full time

    Numéro d'offre 15329Période d'affichage Du 18-11-2024 au 25-11-2024 Lieu de travail Bureau du secrétaire généralPavillon Jean-Charles-BonenfantVille de Québec Statut/Admissibilité Poste régulier non syndiquéOuvert à tous Détails du poste Classe 5Taux horaire: 34.42$ à 40.60$Salaire annuel: 62 858.84$ à 74 144.94$Régime d'emploi: 35...

  • Secrétaire de la secrétaire général

    1 week ago

    Québec, Canada Université Laval Full time

    Numéro d'offre 15329Période d'affichage Du 18-11-2024 au 25-11-2024 Lieu de travail Bureau du secrétaire généralPavillon Jean-Charles-BonenfantVille de Québec Statut/Admissibilité Poste régulier non syndiquéOuvert à tous Détails du poste Classe 5Taux horaire: 34.42$ à 40.60$Salaire annuel: 62 858.84$ à 74 144.94$Régime d'emploi: 35...

  • Secrétaire de la secrétaire général

    1 week ago

    Québec, Canada Université Laval Full time

    Numéro d'offre 15329Période d'affichage Du 18-11-2024 au 25-11-2024 Lieu de travail Bureau du secrétaire généralPavillon Jean-Charles-BonenfantVille de Québec Statut/Admissibilité Poste régulier non syndiquéOuvert à tous Détails du poste Classe 5Taux horaire: 34.42$ à 40.60$Salaire annuel: 62 858.84$ à 74 144.94$Régime d'emploi: 35...

  • Secrétaire de la secrétaire général

    1 week ago

    Québec, Canada Université Laval Full time

    Numéro d'offre 15329 Période d'affichage Du 18-11-2024 au 25-11-2024 Lieu de travail Bureau du secrétaire généralPavillon Jean-Charles-BonenfantVille de Québec Statut/Admissibilité Poste régulier non syndiquéOuvert à tous Détails du poste Classe 5Taux horaire: 34.42$ à 40.60$Salaire annuel: 62 858.84$ à 74 144.94$Régime d'emploi: ...

  • Secrétaire

    2 months ago

    québec city, Canada La Cité Médicale Full time

    Secrétaire médicale en médecine privéÀ PROPOS DE L’ENTREPRISE La Cité Médicale est à la recherche d’un.e secrétaire médical.e pour se joindre à l’équipe de la médecine privée à temps plein.*Nous recherchons une personne avec une grande flexibilité dans ses disponibilités pour couvrir différents qu

  • Conseillère ou conseiller juridique du Bureau du Secrétaire Général

    3 weeks ago

    Québec, Quebec, Canada Université Laval Full time

    Fonction Sous la direction de la secrétaire générale et des conseillères et conseillers juridiques, vous rejoindrez le Bureau du secrétaire général à l'Université Laval. Vous travaillerez en étroite collaboration avec l'équipe pour assurer l'application des politiques et des réglementations concernant les activités universitaires. Compétences...

  • Secrétaire administratif expert

    1 week ago

    Québec, Quebec, Canada La Maison de Marthe Full time

    Compétences clésL'organisme « La Maison de Marthe » est un partenaire fiable et innovant dans la communauté québécoise, offrant des services d'aide aux femmes sortant de la prostitution. Nous recherchons un secrétaire administratif expert pour rejoindre notre équipe motivée ! Salaire : environ 47 900 $ par an (23,90 $ l'heure)Titre du poste...

  • Secrétaire de poste

    1 month ago

    Québec, Quebec, Canada Sûreté du Québec Full time

    Poste de secrétaire de posteLa Sûreté du Québec recherche un secrétaire de poste pour rejoindre son équipe.AttributionsLe titulaire de ce poste sera responsable de la gestion quotidienne des activités du poste, y compris la transcription de rapports, la saisie de données et la compilation de statistiques.Compétences requisesCapacité à travailler...

  • Secrétaire

    3 months ago

    Québec, Canada La Cité Médicale Full time

    Secrétaire médicale en médecine privéÀ PROPOS DE L’ENTREPRISELa Cité Médicale est à la recherche d’un.e secrétaire médical.e pour se joindre à l’équipe de la médecine privée à temps plein.*Nous recherchons une personne avec une grande flexibilité dans ses disponibilités pour couvrir différents quarts de travail (jour, soir et fin de...

  • Secrétaire

    3 months ago

    Québec, Canada La Cité Médicale Full time

    Secrétaire médicale en médecine privéÀ PROPOS DE L’ENTREPRISELa Cité Médicale est à la recherche d’un.e secrétaire médical.e pour se joindre à l’équipe de la médecine privée à temps plein.*Nous recherchons une personne avec une grande flexibilité dans ses disponibilités pour couvrir différents quarts de travail (jour, soir et fin de...

  • Réceptionniste/secrétaire

    5 months ago

    Québec, Canada Clinique de médecine familiale du Cap Full time

    La Clinique de médecine familiale du Cap est à la recherche d'une super collègue afin de combler le poste de secrétaire médicale. Le poste sera de 35h, du lundi au jeudi, de 8h à 16h et le vendredi de 8h à midi. **Vos tâches en quelques mots** - Assurer un service à la clientèle exemplaire; - Gérer les horaires, les rendez-vous et les documents...

  • Secrétaire

    2 months ago

    québec city, Canada La Cité Médicale Full time

    Secrétaire médicale en médecine privéÀ PROPOS DE L’ENTREPRISELa Cité Médicale est à la recherche d’un.e secrétaire médical.e pour se joindre à l’équipe de la médecine privée à temps plein.*Nous recherchons une personne avec une grande flexibilité dans ses disponibilités pour couvrir différents quarts de travail (jour, soir et fin de...

  • Secrétaire

    2 months ago

    québec city, Canada La Cité Médicale Full time

    Secrétaire médicale en médecine privéÀ PROPOS DE L’ENTREPRISE La Cité Médicale est à la recherche d’un.e secrétaire médical.e pour se joindre à l’équipe de la médecine privée à temps plein.*Nous recherchons une personne avec une grande flexibilité dans ses disponibilités pour couvrir différents quarts de travail (jour, soir et fin...

  • Secrétaire

    2 months ago

    québec city, Canada La Cité Médicale Full time

    Secrétaire médicale en médecine privéÀ PROPOS DE L’ENTREPRISELa Cité Médicale est à la recherche d’un.e secrétaire médical.e pour se joindre à l’équipe de la médecine privée à temps plein.*Nous recherchons une personne avec une grande flexibilité dans ses disponibilités pour couvrir différents quarts de travail (jour, soir et fin de...

  • Assistant exécutif au directeur général

    4 weeks ago

    Québec, Quebec, Canada Gouvernement du Québec Full time

    Description du poste Nous recherchons un assistant exécutif au directeur général pour rejoindre notre équipe au Secrétariat du Conseil du trésor. Sous l'autorité du directeur général, vous assisterez ce dernier dans la gestion et la réalisation de certains mandats liés aux travaux de la Stratégie gouvernementale des marchés publics et...

  • Secrétaire juridique

    1 month ago

    Québec, Quebec, Canada Confédération des syndicats nationaux Full time

    Poste de secrétaire juridiqueL'organisation est à la recherche d'un secrétaire juridique pour un poste temporaire à son bureau de Québec. Le candidat idéal sera en mesure de travailler en étroite collaboration avec les avocats du Service juridique et de préparer diverses procédures et correspondances de nature juridique.Compétences...

  • Secrétaire D'école

    5 months ago

    Québec, Canada Centre de services scolaire du Chemin-du-Roy Full time

    **Secrétaire d'école** **École secondaire des Pionniers** **Remplacement à durée indéterminée** **Affichage interne et externe** **NATURE DU TRAVAIL** Nous recherchons un.e secrétaire afin d'assister une ou plusieurs personnes en exécutant des tâches de secrétariat. La personne que nous recherchons doit être titulaire d'un **diplôme...