Coordinator, High Performance Programs Delivery Coordonnateur(trice), prestation des programmes[...]

Position Coordinator High Performance Programs Delivery Reports to Senior Manager High Performance Programs Location Ottawa Ontario Job Type Full-time Permanent Hybrid ABOUT SWIMMING CANADA Swimming Canada serves as the national governing body of competitive swimming. We inspire Canadians through world leading performances to embrace a lifestyle of swimming sport fitness and health. Canada is a global leader in high performance swimming and development for both Olympic Program and Paralympic Program swimmers. Swimming is recognized as one of the most celebrated and successful Canadian Summer Olympic and Paralympic sports. Swimming Canada strives to foster a workplace in which all individuals maximize their potential regardless of their differences. We are committed to attracting developing and celebrating a diverse workforce that reflects the community we serve. ABOUT THE POSITION The successful candidate will support the distance open water pool and national development camps teams and activities for the Olympic and Paralympic programs by planning and executing logistics and acting as Team Manager for assigned camps teams and activities as well as supporting various projects and initiatives within the High Performance Department. The ideal candidate will be available to start in by early January 2026. PRIMARY RESPONSIBILITIES Camp Team and Activity Coordination Lead the planning and execution of all team logistics for assigned camps teams and activities within the Olympic and Paralympic programs. Communication with participants from the invitation the gathering of information (travel food outfitting etc.) travel logistics through to the post-event communications. Ensure compliance by all participants (agreements education training etc.). Coordinate travel transportation accommodation and outfitting for all participants. Liaise with local suppliers for the camps teams and activities; catering pool rental accommodations. Liaise with parents of minors. Complete camp team and activity registrations. Prepare and submit insurance requests. Revise and distribute Team Handbook and emergency plans. Prepare information for the Communications department and provide social media support as required such as performance statistics gathering quotes writing wrap-up stories. Prepare and lead participant welcome meetings and regular / daily meetings as required. Prepare distribute collect and consolidate results from post-event surveys. Assist as required with team announcements. Support camp team and activity budget tracking and expense claims. Assist as required with the inventory tracking and maintenance and delivery of all items including kit clothing mobility devices and other equipment including pit kit required for camps teams and activities. Department Support Track and monitor budgets related to assigned camps team activities and / or projects. Assist with ID Teams Recognition programs. Perform regular website updates related to teams and High Performance items as assigned / for assigned portfolio. Assist with the outfitting process by performing inventory packaging and distribution attend offsite storage to pull and pack as needed. Assist with Family & Friends programs for events as assigned. Assist with the coordination of post-Trials Team meetings as assigned. Create and consolidate information and reports for the Annual General Report. Provide logistical support to National Coaches as assigned. Team Management Act as Team Manager at various camps teams and activities as assigned and / or assist the Team Leader in the following areas: Provide ongoing communication to all groups attending the camp team or activity with updates to schedule logistics disseminating information from meetings etc. Provide ongoing communication with parents of minors and / or athlete support personnel attending the camp team or activity regarding updates changes to flights and other pertinent information. Act as main point of contact for all participants attending the camp team or activity including athletes coaches staff IST organizers and others as needed. Attend Technical Leaders meetings when onsite as required Liaise with international event host organizations including the sport information and resolution desks as required. Drive various groups to and / or from various locations such as airport hotel pool and groceries. Available for all scheduled shifts in addition to being on-call for the duration of the camp team or activity to deal with emergencies. Responsible for the tracking and distribution of funds such as cash advances per diems expenses etc. Responsible for staying with and supervising athletes for all camp team and activities requirements including doping control as needed. Responsible for providing primary duty of care for all attending athletes and in particular minors ensuring the health safety and wellbeing of all team members at all times. Act as assistant and support identified athletes as outlined in their individual support plan which may include assistance in putting on racing suits and personal clothing provide guide assistance (room and pool mapping daily walking guidance) provide support with mobility devices and provide reminders for daily needs (hygiene medication etc). Responsible for the application of rules and procedures within the camp team or activity with the support of the Team Leader Head Coach and / or Senior Swimming Canada Staff member. Follow all policies procedures and practices related to the role of Team Manager and team travel. All other duties as required. EXPERIENCE QUALIFICATIONS AND REQUIREMENT Completion of post-secondary education would be considered an asset. Technical swimming knowledge and experience would be considered an asset. Knowledge of or experience in planning and executing events in sporting events / competitions or environment would be a strong asset. Strong organization and planning skills with the ability to work on a variety of projects at a time and work comfortably in a deadline driven environment. Excellent attention to detail and organization skills with the ability to see and understand the overall project objectives. Strong interpersonal skills with the ability to build and maintain relationships with a wide variety of groups. Ability to work independently and as part of a team and to be a self-starter. Ability to maintain composure in high-pressure situations. Ability to be responsible for a group of athletes for extended periods of time when onsite at camps teams and activities. Ability to be proactive flexible and adaptable due to the changing needs of camps teams and activities. Ability to gather accurate and relevant data for the purpose of making decisions. Ability to creatively problem solve. Strong verbal and writing skills in English and French are preferred. Proficient in Microsoft Word Excel Outlook and PowerPoint is required. Experience using a CRM or similar and with social media would be an asset. Ability to lift carry push and pull a minimum of 30 lbs on an occasional basis as required to set-up and tear-down at events and assist with outfitting. Knowledge of or experience with providing duty of care for others would be considered a strong asset experience with individuals with disabilities or in a para sport environment would be considered an asset. Eligible to travel domestically and internationally is required. A valid drivers license with eligibility to drive a rental vehicle domestically and internationally is desired for the purpose of going to offsite storage travelling between venues at camps teams and activities and procuring items for the team room (groceries etc.). WORK LOCATION This is a full-time permanent position based out of the Ottawa office for two to three days a week and with significant travel. The Ottawa Office is located on the traditional territory of the Algonquin Anishinabek People. TOTAL REWARDS The annual base salary for this position is commensurate with qualifications and experience and within a range of $. This position comes with a health and dental benefits package Group RRSP matching plan an annual wellness benefit and annual salary increases as outlined in the Employee Handbook. APPLICATION Candidates are asked to submit a cover letter and resume via the link below by 4pm ET on Wednesday November 26 2025. Swimming Canada is committed to providing accommodations. If you require an accommodation for a disability as part of the hiring process please contact. Any questions regarding the position can be directed to. INTERVIEWS Interviews will take place virtually or in-person on Monday December 8 and / or Tuesday December 9 2025. Link : thank all candidates for their interest however only candidates invited to an interview will be contacted. À PROPOS DE NATATION CANADA Natation Canada est lorganisme national qui régit la natation compétitive au pays. Nous inspirons la population canadienne par des performances de classe mondiale à adopter un mode de vie axé sur la natation le sport la forme physique et la santé. Le Canada est un leader mondial de la natation de haute performance et du développement des nageurs des programmes olympique et paralympique. La natation est reconnue comme lun des sports olympiques et paralympiques dété les plus célèbres et les plus couronnés de succès au Canada. Natation Canada aspire à favoriser un environnement de travail où tous les individus peuvent maximiser leur potentiel indépendamment de leurs différences. Nous nous sommes engagés à attirer développer et célébrer un personnel diversifié qui reflète la communauté que nous servons. À PROPOS DU POSTE La personne choisie apportera son soutien lors des camps des équipes et des activités de distance deau libre de piscine et de développement pour les programmes olympiques et paralympiques en planifiant et en exécutant la logistique et en agissant comme gestionnaire déquipe lors des camps des équipes et des activités assignés ainsi quen soutenant divers projets et initiatives au sein du département de la haute performance. La personne idéale sera disponible pour commencer au début du mois de janvier 2026. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Coordination des camps des équipes et des activités Piloter la planification et lexécution de la logistique des camps des équipes et des activités dans le cadre des programmes olympiques et paralympiques : Communiquer avec les participants depuis l'invitation la collecte d'informations (voyage nourriture équipement etc.) la logistique du voyage jusquaux communications post-évènements. Veiller à ce que tous les participants respectent les règles (ententes formations etc.). Coordonner les déplacements le transport lhébergement et léquipement de tous les participants. Assurer la liaison avec les fournisseurs locaux pour les évènements : traiteur location de piscine hébergement. Assurer la liaison avec les parents de mineurs. Procéder aux inscriptions aux camps équipes et activités. Préparer et soumettre les demandes d'assurance. Réviser et distribuer le manuel de l'équipe et les plans d'urgence. Préparer des informations pour le département des communications et apporter un soutien aux médias sociaux au besoin par exemple en recueillant des statistiques sur les performances et des citations ou en rédigeant des articles récapitulatifs. Préparer et animer les réunions d'accueil de l'équipe et les réunions d'équipe régulières / quotidiennes le cas échéant. Préparer distribuer collecter et compiler les résultats des sondages post-évènements. Assister le cas échéant aux annonces de l'équipe. Contribuer au suivi du budget des camps des équipes et des activités ainsi quau traitement des demandes de remboursement des frais. Aider selon les besoins à l'inventaire au suivi à la maintenance et à la livraison de tous les articles y compris les kits les vêtements les aides à la mobilité et les autres équipements y compris le matériel pour la zone équipe nécessaire aux camps et aux équipes. Soutien au département Assurer le suivi et la surveillance des budgets relatifs aux camps équipes et aux projets qui lui sont assignés. Aider au programme de reconnaissance des équipes ID. Effectuer des mises à jour régulières du site web en rapport avec les équipes et les aspects liés à la haute performance en fonction des tâches à accomplir / du portfolio attribué. Participer au processus d'équipement en procédant à l'inventaire à l'emballage et à la distribution en se rendant dans les entrepôts hors site pour retirer et emballer les articles nécessaires. Aider au programme Famille et amis lors d'évènements selon les besoins. Aider à la coordination des réunions d'équipe après les Essais selon les besoins. Produire et consolider les informations et les rapports pour le rapport général annuel. Fournir un soutien logistique aux entraîneurs nationaux selon les besoins. Gestion des équipes Agir comme gestionnaire d'équipe lors de divers camps équipes et activités selon les besoins ou assister le chef d'équipe pour les tâches suivantes : Assurer une communication continue avec tous les groupes participant aux camps aux équipes ou aux activités en maintenant à jour l'horaire la logistique en communiquant les informations issues des réunions etc. Assurer une communication continue avec les parents des mineurs participant au camp à l'équipe ou à l'activité concernant les mises à jour les changements de vols et autres informations pertinentes. Servir de point de contact principal pour tous les membres de l'équipe participant au camp à l'équipe ou à l'activité y compris les athlètes les entraîneurs le personnel l'ÉSI les organisateurs et d'autres personnes si nécessaire. Participer aux réunions des responsables techniques lorsque sur place. Assurer la liaison avec les organisations hôtes des évènements internationaux y compris les bureaux d'information et de résolution des différends sportifs selon les besoins. Conduire différents groupes vers et depuis divers lieux tels que l'aéroport l'hôtel la piscine et l'épicerie. Être disponible pour tous les quarts de travail prévus en plus d'être de garde pendant toute la durée du camp de l'équipe ou de l'activité pour répondre aux urgences. Responsable du suivi et de la distribution des fonds tels que les avances de fonds les indemnités journalières les paiements etc. Responsable de rester avec les athlètes et de les superviser pour toutes les obligations liées au camp à l'équipe et aux activités y compris le contrôle antidopage le cas échéant. Responsable de la prise en charge de tous les athlètes présents et en particulier des mineurs en veillant à la santé à la sécurité et au bien‑être de tous les membres de l'équipe à tout moment. Agir comme aide et soutenir les athlètes identifiés comme indiqué dans leur plan de soutien individuel ce qui peut inclure laide pour mettre les combinaisons de compétition et les vêtements personnels fournir une aide à l'orientation (schéma de la salle et de la piscine aide à la marche quotidienne) apporter un soutien avec les aides à la mobilité et assurer des rappels pour les besoins quotidiens (hygiène médication etc.). Responsable de l'application des règles et des procédures au sein du camp de l'équipe ou de l'activité avec l'appui du chef d'équipe de l'entraîneur-chef ou d'un membre du personnel sénior de Natation Canada. Respecter toutes les politiques procédures et pratiques relatives au rôle de gestionnaire d'équipe et aux déplacements de l'équipe. Toutes les autres tâches requises. EXPÉRIENCE QUALIFICATIONS ET EXIGENCES L'obtention d'un diplôme d'enseignement supérieur est un atout. La connaissance technique et l'expérience en natation seraient considérées comme un atout. La connaissance ou l'expérience de la planification et de l'exécution d'évènements dans le cadre d'évènements de compétitions ou d'un environnement sportif serait un atout majeur. Solides compétences organisationnelles et de planification avec la capacité de travailler sur plusieurs projets à la fois et de travailler confortablement dans un environnement régi par les délais. Excellent sens du détail et de l'organisation avec la capacité de voir et de comprendre les objectifs globaux du projet. Solides compétences interpersonnelles avec la capacité d'établir et de maintenir des relations avec une grande variété de groupes. Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe et à faire preuve d'initiative. La capacité à garder son sang-froid dans des situations à forte pression. Capacité à être responsable d'un groupe d'athlètes durant de longues périodes sur place lors de camps d'équipes et d'activités. Capacité à être proactif flexible et à s'adapter aux besoins changeants des camps des équipes et des activités. Capacité à recueillir des informations précises et pertinentes en vue de faciliter la prise de décision. Capacité à résoudre les problèmes de manière créative. De solides compétences verbales et rédactionnelles en anglais et en français sont souhaitables. La maîtrise de Microsoft Word Excel Outlook et PowerPoint est requise. Une expérience de l'utilisation d'une GRC ou d'un outil similaire ainsi que des médias sociaux serait un atout. La capacité a soulever porter pousser et tirer une charge de 30 livres minimum de manière occasionnelle en fonction des besoins pour le montage et le démontage lors des évènements et aider avec les équipements. La connaissance ou l'expérience du devoir de diligence à la garde d'autrui serait considérée comme un atout de même qu'une expérience avec des personnes en situation de handicap ou dans un environnement parasportif serait considérée comme un atout. La possibilité de voyager à l'intérieur du pays et à l'étranger est requise. Un permis de conduire valide permettant de conduire un véhicule de location dans le pays et à l'étranger est souhaité afin de se rendre dans des entrepôts hors site de se déplacer entre les lieux des camps des équipes et des activités et de se procurer des articles pour la salle de l'équipe (épicerie etc.). LIEU DE TRAVAIL Il s'agit d'un emploi permanent à temps plein basé au bureau d'Ottawa deux à trois jours par semaine qui implique de nombreux déplacements. Le bureau d'Ottawa est situé sur le territoire traditionnel du peuple algonquin Anishinabek. COMPENSATIONS TOTALES Le salaire annuel de base pour ce poste est proportionnel aux qualifications et à l'expérience et se situe dans une fourchette de 45000 à 50000$. Ce poste est assorti d'un ensemble d'avantages médicaux et dentaires d'un plan de cotisation à un REER collectif d'un programme annuel de bien‑être et d'augmentations salariales annuelles comme indiqué dans le manuel de l'employé. CANDIDATURE Les candidats sont invités à soumettre une lettre de motivation et un curriculum vitae via le lien ci‑dessous au plus tard le mercredi 26 novembre 2025 à 16h00 (heure de l'Est). Natation Canada s'engage à fournir des accommodations. Si vous avez besoin d'accommodation en raison d'un handicap dans le cadre du processus d'embauche contactez. Toute question concernant le poste peut être envoyée à. ENTREVUES Les entrevues se feront virtuellement ou en personne le lundi 8 décembre ou le mardi 9 décembre 2025. Lien : remercions tous les candidats de leur intérêt mais seuls les candidats invités à une entrevue seront contactés. Le masculin est utilisé comme genre neutre afin d'alléger la lecture du texte. #J-18808-Ljbffr