Secrétaire de direction

1 day ago

Mercier Southeast, Canada Ville de Brossard Full time
1 emploi temporaire vous attend au sein de la Direction du greffe (durée approximative jusqu’en mai 2025)

Brossard est en pleine effervescence et foisonne de grands projets qui lui procurent une vitalité hors du commun. Pour poursuivre notre développement économique, communautaire, culturel et environnemental, et offrir une qualité de services aux citoyens, nous avons besoin de candidats de choix, comme vous, afin de combler notre grande équipe.

Aidez-nous à façonner le Brossard de demain

MANDAT

Sous la supervision du directeur du greffe et greffier, le titulaire effectue diverses tâches de secrétariat et de soutien administratif associées à la gestion d’une direction. Il est chargé des relations avec la clientèle et du soutien administratif à toute l’équipe de la Direction du greffe, ainsi que le suivi des dossiers de règlements et de demandes d’accès aux documents.

Principales tâches

Exerce, auprès des employés cadres de la direction, un rôle de support concernant l’administration courante et le bon fonctionnement de la direction. Effectue le suivi des dossiers administratifs, s’assure du respect des échéanciers, effectue les rappels, voit à obtenir les informations demandées dans des délais prescrits, prépare les dossiers nécessaires aux séances du conseil municipal et fait des rapports à son supérieur;

Rédige, révise ou corrige des procédures, tableaux, échéanciers, projets de règlements, procès‑verbaux, registres, sommaires décisionnels, comptes rendus, avis publics, projets de lettres, correspondances, mémos, rapports, attestations et certificats de conformité ou tout autre document à la demande de son supérieur immédiat et les achemine aux destinataires, le cas-échéant. S’assure de la diffusion sur le site Web, des documents requis émanant de la Direction du greffe;

Accueille les personnes se présentant ou s’adressant à la direction, fournit des renseignements généraux concernant les directives, les procédures, la tarification et la réglementation;

Reçoit, filtre, loge et transmet les appels téléphoniques ou courriels à la direction; recherche et donne l’information demandée ou réfère le demandeur à l’autorité compétente. Fournit des renseignements généraux concernant les responsabilités et activités en lien avec la direction;

Assure le suivi de la correspondance et des plaintes, détermine la priorité des demandes, achemine l’information aux personnes concernées;

Assure le support clérical nécessaire au traitement des demandes d’accès aux documents et tient leur répertoire à jour dans le logiciel de gestion documentaire;

Participe à la planification et la préparation des dossiers de règlements municipaux, en assure le suivi selon les procédures applicables pour leur adoption et entrée en vigueur et effectue toute tâche reliée à leur diffusion;

Agit à titre d’adjoint au responsable des registres, apporte le support demandé et effectue le secrétariat dans le cadre des processus référendaires et électoraux et assume toute autre fonction déléguée;

Ouvre, indexe, numérise, enregistre et classe les dossiers, la correspondance et les documents dans les archives physiques et le logiciel de gestion documentaire dans le respect du plan de classification;

Effectue les suivis requis au niveau du budget de la direction et signale les écarts observés;

Effectue les entrées dans le logiciel approprié des factures adressées à la direction et prépare au besoin, les bons de commande afférents;

Tient à jour l’agenda du directeur du greffe et greffier, fixe les rendez-vous et fait la réservation de locaux et des équipements nécessaires dans le cadre des activités administratives de la direction;

Agit comme personne-ressource en l’absence de la secrétaire du greffe pour le logiciel de conseil sans papier et remplace cette dernière au besoin dans l’une ou l’autre de ses tâches ou sur demande de son supérieur immédiat.

QUALIFICATIONS ET EXIGENCES

Attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat juridique, diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques juridiques, en bureautique, en administration ou l’équivalent;

Un (1) an à deux (2) ans d'expérience pertinente à la fonction;

Expérience dans un service du greffe ou juridique municipal (atout);

Expérience avec des logiciels de gestion documentaire et financiers (atout);

Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;

Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise parlée et écrite;

Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, etc.);

Très bonne connaissance de la bureautique et de la micro-informatique ainsi que des logiciels couramment utilisés dans le travail de bureau (tels qu’Adobe Acrobat 9 Pro Extended, etc.);

Discrétion;

Sens de l’organisation;

Rigueur;

Sens de l’initiative;

Fait preuve de jugement;

Aptitude à travailler en équipe;

Entregent, tact et courtoisie;

Aptitude à prioriser ses dossiers et ses échéanciers.

En raison de la nature du rôle nécessitant des interactions avec des citoyens francophones et anglophones, le bilinguisme en français et anglais est requis pour ce poste (niveau fonctionnel)

CE QUE NOUS OFFRONS

Travailler dans une équipe dynamique dans une Ville en pleine expansion;

La possibilité de participer à des projets transformationnels passionnants;

Une carrière au service des citoyens;

Un horaire de 33,75 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi;

Un poste temporaire d’une durée approximative jusqu’en mai 2025;

Un salaire horaire de

28,46 $ à 36,26 $ selon l’expérience;

Un mode de travail hybride.

DATE LIMITE : 13 décembre 2024

Seules les personnes retenues seront contactées.

  • Secrétaire de direction

    2 days ago

    Mercier Southeast, Canada Ville de Brossard Full time

    1 emploi temporaire vous attend au sein de la Direction du greffe (durée approximative jusqu’en mai 2025)! Brossard est en pleine effervescence et foisonne de grands projets qui lui procurent une vitalité hors du commun. Pour poursuivre notre développement économique, communautaire, culturel et environnemental, et offrir une qualité de services aux...

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    2 days ago

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  • Secrétaire de direction

    1 day ago

    Mercier Southeast, Canada Ville de Brossard Full time

    1 emploi temporaire vous attend au sein de la Direction du greffe (durée approximative jusqu’en mai 2025)!Brossard est en pleine effervescence et foisonne de grands projets qui lui procurent une vitalité hors du commun. Pour poursuivre notre développement économique, communautaire, culturel et environnemental, et offrir une qualité de services aux...

  • Secrétaire d'États financiers

    3 weeks ago

    Mercier Southeast, Canada BCGO S.E.N.C.R.L. Full time

    NOTRE APPROCHE: BCGO c’est plus de 40 ans d’expertise comptable et de services-conseils aux entrepreneurs avec des bureaux situés au cœur de la ville de Montréal, à Repentigny, Laval, Boisbriand, Brossard, Vaudreuil d'Orion et Salaberry-de-Valleyfield. Chez nous, vous aurez l'occasion de travailler sur une variété de projets passionnants, de...

  • Secrétaire d'États financiers

    3 weeks ago

    Mercier Southeast, Canada BCGO S.E.N.C.R.L. Full time

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  • Chef de service

    3 weeks ago

    Mercier Southeast, Canada Ville de Brossard Full time

    Chef(fe) de service – Gestion des actifs 1 poste permanent vous attend au sein de notre équipe ! NOUS OFFRONS Une conciliation vie professionnelle et vie familiale; Une carrière au service des citoyens; Un horaire de 35 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi; Un salaire annuel de 123 923 $ à 154 160 $ selon l’expérience; Un mode de...

  • Secrétaire Dentaire

    3 weeks ago

    Mercier, Canada 123Dentist Full time

    L'équipe du **Centre dentaire Lapointe** situé dans la ville de **Mercier** est à la recherche d'un(e) **Secrétaire Dentaire** passionné(e) et travailleur(euse) pour un poste à **temps plein**. Cette personne sera responsable entre autre de l’accueil, de la facturation, de la prise d’appels, ainsi que de fixer les rendez-vous des patients. Elle...

  • Chef de service

    1 week ago

    Mercier Southeast, Canada Ville de Brossard Full time

    Chef(fe) de service – Gestion des actifs1 poste permanent vous attend au sein de notre équipe !NOUS OFFRONSUne conciliation vie professionnelle et vie familiale;Une carrière au service des citoyens;Un horaire de 35 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi;Un salaire annuel de 123 923 $ à 154 160 $ selon l’expérience;Un mode de travail...

  • Chef de service

    1 month ago

    Mercier Southeast, Canada Ville de Brossard Full time

    Chef(fe) de service –Gestion des actifs1 poste permanent vous attend au sein de notre équipe !NOUS OFFRONSUne conciliation vie professionnelle et vie familiale;Une carrière au service des citoyens;Un horaire de 35 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi;Un salaire annuel de 123 923 $ à 154 160 $ selon l’expérience;Un mode de travail...

  • Agent d'approvisionnement

    1 day ago

    Mercier Southeast, Canada Ville de Brossard Full time

    Appellation interne: Agent(e) d’approvisionnement1 poste permanent vous attend au sein de notre équipe !NOUS OFFRONSUne conciliation vie professionnelle et vie familiale;Une carrière au service des citoyens;Un horaire de 33,75 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi;Un salaire horaire de 33,86 $ à 43,19 $ selon l’expérience (salaire 2022);Un...

  • Agent d'approvisionnement

    2 days ago

    Mercier Southeast, Canada Ville de Brossard Full time

    Appellation interne: Agent(e) d’approvisionnement 1 poste permanent vous attend au sein de notre équipe ! NOUS OFFRONS Une conciliation vie professionnelle et vie familiale; Une carrière au service des citoyens; Un horaire de 33,75 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi; Un salaire horaire de 33,86 $ à 43,19 $ selon l’expérience...

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    2 days ago

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  • Agent d'approvisionnement

    4 weeks ago

    Mercier Southeast, Canada Ville de Brossard Full time

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    1 day ago

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  • Chef de service

    3 weeks ago

    Mercier Southeast, Canada Ville de Brossard Full time

    Appellation interne (Chef(fe) de service - Communications) 1 poste temporaire vous attend au sein de notre équipe ! (durée approximative d’une (1) année) NOUS OFFRONS Une conciliation vie professionnelle et vie familiale; Une carrière au service des citoyens; Un horaire de 35 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi; Un salaire annuel de ...

  • Chef de service

    3 weeks ago

    Mercier Southeast, Canada Ville de Brossard Full time

    Appellation interne (Chef(fe) de service - Communications) 1 poste temporaire vous attend au sein de notre équipe ! (durée approximative d’une (1) année) NOUS OFFRONS Une conciliation vie professionnelle et vie familiale; Une carrière au service des citoyens; Un horaire de 35 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi; Un salaire annuel de ...

  • Chef de service

    3 weeks ago

    Mercier Southeast, Canada Ville de Brossard Full time

    Appellation interne (Chef(fe) de service - Communications)1 poste temporaire vous attend au sein de notre équipe ! (durée approximative d’une (1) année)NOUS OFFRONSUne conciliation vie professionnelle et vie familiale;Une carrière au service des citoyens;Un horaire de 35 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi;Un salaire annuel de 123 923$ à...

  • Gestionnaire des Actifs Urbains de Brossard

    2 weeks ago

    Mercier Southeast, Canada Ville de Brossard Full time

    Bienvenue à la Ville de Brossard, où nous recherchons un Gestionnaire des Actifs Urbains passionné pour contribuer au développement durable de notre communauté.Une opportunité uniqueNous offrons une carrière stimulante dans un environnement urbain dynamique, où vous aurez l'occasion de travailler avec une équipe motivée et dédiée. Votre rôle...

  • Chef de service circulation

    3 weeks ago

    Mercier Southeast, Canada Ville de Brossard Full time

    Chef(fe) de service – Circulation et mobilité durable 1 nouveau poste permanent vous attend au sein de notre équipe ! NOUS OFFRONS Une conciliation vie professionnelle et vie familiale; Une carrière au service des citoyens; Un horaire de 35 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi; Un salaire annuel de 123 923 $ à 154 160 $ selon...

  • Chef de service

    1 month ago

    Mercier Southeast, Canada Ville de Brossard Full time

    Appellation interne (Chef(fe) de service - Communications)1 poste temporaire vous attend au sein de notre équipe ! (durée approximative d’une (1) année)NOUS OFFRONSUne conciliation vie professionnelle et vie familiale;Une carrière au service des citoyens;Un horaire de 35 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi;Un salaire annuel de123 923$à 154...