Coordonnateur(trice) de bureau

À propos du rôle:

Fitzrovia est à la recherche d’un(e) coordinateur(trice) de bureau / réceptionniste pour rejoindre notre équipe. Le / la coordinateur(trice) de bureau / réceptionniste gérera les besoins globaux de la réception et soutiendra l'équipe des Opérations Corporatives dans la coordination quotidienne du bureau de Montréal, y compris la gestion de l'accueil, de la cuisine et des espaces de réunion. Le rôle inclut aussi la gestion du service à la clientèle, des téléphones, du courrier, des fournitures de bureau, et l’aide avec les événements de bureau et la restauration. Le candidat retenu fournira un soutien stratégique aux gestionnaires séniors, en aidant avec les opérations quotidiennes, l'administration, la planification et l'organisation. Nous recherchons des candidats avec une attitude positive et proactive, de même qu’une compétence éprouvée en matière de gestion du temps et des tâches.

Chez Fitzrovia, nous sommes fiers d'être une organisation entrepreneuriale et innovante, ce qui rend ce rôle bien adapté à un candidat prêt à retrousser ses manches, à porter plusieurs chapeaux et à contribuer à tous les aspects de développement et de la gestion immobilière.

Responsabilités :

• Gestion de calendriers extrêmement chargés et actifs
• Planification de réunions internes et externes de petite et grande envergure
• Jouer un rôle central dans la planification et l'exécution d'événements corporatifs à grande échelle
• Gestion des rapports de dépenses mensuels et réconciliation des cartes de crédit corporatives applicables pour le groupe assigné
• Aider à la création et à la modification de divers documents (feuilles de calcul, mémos, présentations, etc.)
• Planification des entrevues et intégration des nouveaux employés pour le(s) département(s) assigné(s)
• Organisation de voyages, nationaux et internationaux, en fournissant des itinéraires détaillés selon les besoins
• Travailler en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe des Opérations Corporatives et les employés de la firme pour assurer l'achèvement en temps voulu des projets et des tâches
• Aider au besoin dans la gestion du bureau corporatif, y compris la gestion d’inventaire du bureau et la cuisine, l'organisation des livraisons, le rangement / l'organisation des fournitures, etc.
• Être le premier point de contact pour le bureau de Fitzrovia à Montréal, accueillir les clients, les invités et les employés de manière positive et amicale
• Entretenir et organiser les espaces de bureau, y compris la salle d’impression, les placards de rangement, la réception, les salles de réunion, la cuisine et les espaces communs. S’assurer que les salles de réunion soient rangées avant d’amener des invités externes dans la salle
• Coordination et communication des problèmes de bureau pour résolution avec le leadership de la firme
• Répondre et acheminer tous les appels entrants selon les besoins. Transférer et coordonner les messages avec les employés et les assistants exécutifs du département
• Assurer le contrôle du courrier entrant et sortant, y compris Postes Canada et les envois par courrier. Cela englobe l'envoi mensuel de chèques, les services de messagerie et d'autres exigences d'envoi spécial
• Gestion du suivi et de l'organisation d’inventaires dans les zones de cuisine / salle d'impression / stockage
• Gérer les commandes de bureau, y compris Staples, les produits d'épicerie, les friandises d'anniversaire, la décoration d'événements, etc.
• Aider aux événements de bureau et de l’équipe de Montréal, y compris la configuration de formations, de déjeuners, de friandises d'anniversaire et d'événements ad hoc
• Programmation / coordination de réunions / salles de réunion de manière ad hoc
• Aider aux demandes administratives générales

Compétences et expérience:

• Diplôme universitaire ou collégial et/ou équivalent préféré
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, d'Adobe Acrobat, de Zoom
• Un fort sentiment d’urgence et des compétences organisationnelles avancées
• Compétences de communication verbale et écrite supérieures, démontrant la capacité à rédiger une correspondance claire et concise
• Très réceptif(ve) à toutes les demandes
• Excellentes qualités relationnelles et esprit d’équipe, apportant une attitude positive au travail chaque jour
• Fortes compétences en résolution de problèmes et en prise de décision autonome
• Grande attention aux détails et compétences organisationnelles
• Excellentes compétences en gestion du temps et des priorités
• Proactif(ve), avec une forte initiative
• La capacité de travailler sous pression, dans un environnement exigeant avec des délais serrés
• Allure et comportement professionnels
• Compétence avérée en travail d'équipe et en établissant de relations solides avec les parties prenantes internes et externes

Pourquoi Fitzrovia:

Fitzrovia est un développeur et un gestionnaire de propriétés verticalement intégré axé sur les immeubles résidentiels locatifs à Toronto et Montréal. Fitzrovia est un leader dans le développement, la construction et la gestion d’immeubles résidentiels locatifs qui met l'accent sur la conception des propriétés, l’expérience des résidents et un service à la clientèle exceptionnel.

Fitzrovia s'associe à des institutions financières, des fonds de pension et des investisseurs privés qui privilégient les actifs générant des rendements à long terme. L'entreprise est le plus grand gestionnaire d’immeubles résidentiels locatifs dans la région de Toronto, avec plus de 9 milliards de dollars d'actifs sous gestion.

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About the Role:

Fitzrovia is currently seeking to hire a Receptionist / Office Coordinator to join our team. The Receptionist / Office Coordinator will manage overall front desk responsibilities and support the Corporate Operations team with day-to-day office coordination, including managing reception, kitchen, and meeting areas, handling customer service, phones, mail, office supplies, and assisting with office events and catering. The successful candidate will provide strategic support to senior leaders, assisting with daily operations, administration, planning, and scheduling. We require candidates with a friendly demeanor, a proactive attitude, and proven excellence in time management and multitasking skills.

At Fitzrovia, we pride ourselves on being an entrepreneurial and innovative organization, which makes this role well suited for a candidate looking to roll up their sleeves, wear multiple hats and contribute to all aspects of real estate investment and development.

Responsibilities:

• Management of extremely busy and active calendars
• Scheduling small and large scale internal and external meetings
• Take a lead role in extensive site-level and corporate event planning and execution
• Management of monthly expense reports and applicable corporate credit card(s) reconciliation for the assigned group
• Assisting in the creation and editing of various documents (spreadsheets, memos, presentations, etc)
• Assist with team interviewing scheduling and new hire onboarding for assigned department(s)
• Organizing travel, both domestic / international, providing detailed itineraries as required
• Work closely with other EAs and corporate employees to ensure timely completion of projects and tasks
• Assist as required in the management of the Corporate office, including maintaining office and kitchen inventory, organizing deliveries, putting away / organizing supplies, etc.
• As the first point of contact for the Fitzrovia Head Office, welcome clients, guests, and employees in a positive and friendly manner.
• Maintain and organize office areas including printer room, storage closets, reception, meeting rooms, kitchen, and common areas. Ensure meeting rooms are tidied before bringing external guests into the room.
• Coordinate and communicate office issues for resolution with the building and corporate operations lead.
• Answer and route all incoming calls as required. Forward and coordinate messages with employees, department Executive Assistants.
• Oversee incoming / outgoing mail, including Canada Post and couriers. Includes monthly cheque mail outs, couriers, and other ad hoc mailing requirements.
• Manage the tracking and organization of inventory in kitchen / printer room / storage areas.
• Manage office ordering, including Staples, groceries, birthday treats, event decor, etc.
• Assist with office and culture events including set-up of trainings, lunches, birthday treats, and ad hoc events.
• Scheduling / coordinating meetings / boardrooms on an ad-hoc basis.
• Assist in general administrative requests from time to time.

Qualifications and Experiences:

• College or University degree and/or equivalent preferred
• Proficiency in Microsoft Suite, Adobe Acrobat, Zoom
• A strong sense of urgency and advanced organizational skills
• Superior verbal and written communication skills, demonstrating the ability to draft clear and concise correspondence
• Highly responsive to all requests
• Excellent interpersonal and team building skills, bringing a positive attitude to work each day
• Strong problem-solving and independent decision-making skills
• Strong attention to detail and organizational skills
• Excellent time and priority management skills
• Proactive, forward thinker with strong initiative
• Ability to work under pressure, in a demanding environment with tight deadlines
• Polished and professional demeanor
• Team player with proven ability to build strong rapport with internal and external stakeholders