Coordonnateur(trice) aux événements

3 weeks ago

Montreal, Canada Iaawg Full time

#LI-DL2 #LI-hybrid

Location(s)Quebec, QuebecOther Possible Location(s)Montreal, QuebecCompanyPosting End Date2024-05-24

Job Description

Expérience numérique et gestion de la marque / Événementiel /Québec ou Montréal / Hybride / Contrat temporaire 13 mois (avec possibilité de prolongation)

Le coordonnateur ou la coordonnatrice aux événements participera à la création d’événements corporatifs destinés à nos employés et la force de vente. Tu es reconnu(e) pour ta rigueur, ta minutie et ta mentalité de service? Fais un pas de plus pour ta carrière et joins-toi à notre équipe chaleureuse, accueillante et compétente. Le mandat consiste à soutenir administrativement les conseillers(ères) afin de réaliser des événements mémorables.

Plus précisément :

  • Effectuer les tâches administratives liées aux événements :
    • Créer des événements dans la plateforme technologique événementielle (Aventri);
    • Créer des listes d’invités;
    • Envoyer les invitations;
    • Répondre aux questions des employés via la boîte courriel événementielle;
    • Créer et envoyer les sondages post-événement, analyser les résultats et créer des rapports;
    • Envoyer les certificats de formation aux participants;
    • Valider les disponibilités et la tarification de fournisseurs (hôtels, transports, artistes, etc.);
    • Gérer les réservations des mascottes corporatives.
  • Gérer les loges corporatives et les abonnements, plus précisément distribuer les billets, assurer un suivi, répondre aux questions, payer les factures et trouver des solutions aux imprévus rencontrés;
  • Assurer les tâches administratives liées à l’installation corporative :
    • Envoyer les invitations et confirmations, répondre aux questions, assurer les tâches administratives (immatriculations, assurance, petite caisse, rapport de frais, validation de la carte de crédit, etc.);
    • Faire preuve de proactivité et trouver des solutions aux imprévus rencontrés.
  • Effectuer la gestion de projets de la création de matériel événementiel (affiches, gabarits courriel, signalétique, etc.)
    • Créer les demandes dans le portail de gestion de projets (JIRA)
    • Effectuer les suivis nécessaires auprès des experts internes.
  • Assurer une présence lors d’événements à Québec et à Montréal : montage des salles, accueil des invités, etc.
  • Effectuer la gestion de la boutique en ligne :
    • Approuver les bons de commande;
    • Collaborer dans la recherche des nouveaux articles promotionnels;
    • Assurer le suivi du budget;
    • Produire des rapports mensuels.
  • Produire des statistiques et mettre à jour les indicateurs clés liés aux événements;
  • Supporter l’équipe dans la participation à des concours marketing :
    • Faire un échéancier et effectuer les suivis requis.
    • Remplir les formulaires avec l’aide de collaborateurs internes.
  • Toute autre tâche connexe.

Ton profil ressemble à celui-ci :

  • Tu détiens une formation en bureautique, en secrétariat ou une expérience équivalente;
  • Tu as une excellente connaissance d’Excel;
  • Tu connais PowerPoint et Word;
  • Tu as un grand souci du détail et de la qualité;
  • Tu as un sixième sens pour détecter les erreurs;
  • Tu es reconnu(e) pour ton sens de l’organisation, ton autonomie et ta facilité à gérer et prioriser plusieurs projets et tâches;
  • Tu es proactif(ve) et constamment en mode solution;
  • Tu es dynamique et travaillant(e);
  • Tu détiens des aptitudes linguistiques en anglais de niveau intermédiaire/avancé, tant à l'oral qu'à l'écrit, te permettant de répondre sur une base quotidienne à des courriels d'employés anglophones et sur une base ponctuelle, d'interagir avec des fournisseurs externes et d'accueillir des participants anglophones lors des événements.

#LI-DL2 #LI-hybrid

Location(s)Quebec, QuebecOther Possible Location(s)Montreal, Quebec
Company

iA Financial Group

Posting End Date2024-05-24 Company Overview

iA Financial Group is the strength of a company with a human side, with its over 8,000 employees. Together, we have earned the trust of our more than four million clients and 25,000 advisors who have chosen us for their insurance, savings, and wealth management.

With over $200 billion in assets and half a billion invested in technological innovation, we’re a key player in the financial services industry in Canada and the United States. The secret to our success? Investing in you, one person at a time. Because, for over 125 years, we have believed that it’s by supporting our employees and surrounding ourselves with the most reputable leaders in the industry, we will continue to innovate.

At iA, we’re invested in you.

Our Commitment to Diversity and Inclusion

At iA Financial Group, we support and celebrate diversity. We strive to provide a workplace that is recognized as inclusive for all, regardless of ethnic origin, nationality, language, religious beliefs, gender, sexual orientation, age, marital status, family situation, or physical or mental disability.

Please note that if you need help or assistance to make the recruitment process more accessible for you, please Contact us here . Someone from our team will be happy to assist you with your needs.

iA Among Canada's Best Employers

As a reflection of our employees' appreciation, iA once again ranked among the top employers in Canada for 2024 by Forbes. iA Financial Group is also one of the top 5 best employers in the insurance industry

About us

At iA Financial Group, our differences make us unique. We are committed to supporting and celebrating diversity because we believe that it is by bridging our differences that we will be stronger.

Our employees’ wellbeing is our priority. We are also committed to creating a stimulating and safe work environment, in addition to offering a real work-life balance with our flexible work model. As a reflection of our employees’ appreciation, iA has been ranked as one of the top employers in Canada in 2023 by Glassdoor and Forbes.

Spontaneous Application

Want to join the iA family, but there’s no job openings right now that match your profile?

#J-18808-Ljbffr

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    Montreal, Canada Maya HTT Full time

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    2 weeks ago

    Montreal-nord, Canada Backstage Full time

    **Numéro de demande** : 179435 **Groupe de carrière** : Carrières dans les bureaux **Catégorie d'emplois**: Support à l'exploitation de détail **Exigences en matière de voyage**: 0 à 10 % **Type d'emploi**: Temps plein **Pays** : Canada (CA) **Province** : Québec **Ville** : Montréal-Nord **Emplacement** : Bureau de Montréal-Nord **Code...

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