Représentant(e) du service à la clientèle – Santé animale

Représentant(e) du service à la clientèle – Santé animale

Le ou la Représentant(e) du service à la clientèle – Santé animale relève du ou de la Directeur(trice) associé(e), Logistique et soutien à la clientèle. Ce poste constitue le principal lien de communication entre nos clients ainsi que les équipes des ventes, du marketing, des finances et de la logistique afin d’assurer un service optimal à l’ensemble de notre clientèle, tant interne qu’externe. Cette personne exécute les activités liées au service à la clientèle, supervise des portefeuilles de commandes spécialisés et agit à titre de personne-ressource opérationnelle et technique pour les processus, systèmes et données maîtres du département.

Responsabilités:

• Traiter et valider les commandes des clients en s’assurant de l’exactitude des prix, des rabais, des renseignements d’expédition et des instructions particulières.
• Gérer les clients Comptes clés et les partenaires de distribution à fort volume afin de respecter les ententes de niveau de service et les attentes des clients.
• Coordonner le traitement des commandes pour Amazon en gérant les demandes de réapprovisionnement, l’analyse des rapports du portail fournisseur, ainsi que la facturation, les débits et les retours.
• Assurer la gestion du cycle de vie des réservoirs d’azote liquide (LN), incluant l’émission des lettres de transport, le suivi de la documentation des fournisseurs logistiques tiers (3PL) et la préparation des rapports de suivi.
• Collaborer avec les partenaires logistiques 3PL afin d’examiner les retards de livraison, les délais prévus et les contraintes d’expédition pour assurer des livraisons dans les délais.
• Superviser les autorisations de retour de marchandises (RMA) et résoudre les demandes de déductions, crédits ou débits des clients dans les délais établis.
• Enquêter sur les erreurs liées aux transactions d’échange de données informatisé (EDI), aux défaillances IDoc et aux problèmes de transmission de données afin d’assurer un traitement ininterrompu des commandes.
• Participer activement aux réunions opérationnelles interfonctionnelles, aux réunions de l’équipe du service à la clientèle et aux séances de résolution de problèmes liés aux processus internes.
• Surveiller et analyser les commentaires des clients afin d’identifier les possibilités d’amélioration et de mettre en œuvre les mesures correctives nécessaires.
• Développer et maintenir des relations solides avec les principales parties prenantes afin d’améliorer la satisfaction et la fidélisation de la clientèle.
• Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques et procédures de service à la clientèle.

Duties include but are not limited to the following:

Responsibilities:

• Process and proof customer orders, ensuring accuracy in pricing, discounts, shipping details, and special instructions.
• Oversee Key Account customers and high-volume distribution partners, ensuring we meet service level agreements and customer expectations.
• Coordinate order fulfillment for Amazon by processing replenishment requests, reviewing vendor portal reports, and managing billing, debits, and returns.
• Take charge of the Liquid Nitrogen (LN) tank lifecycle, including issuing waybills, monitoring 3PL documentation, and compiling tracking reports.
• Collaborate with 3PL logistics partners to review delivery delays, ETAs, and shipping constraints, ensuring timely deliveries.
• Oversee return merchandise authorizations (RMAs) and resolve customer deduction and credit/debit requests within set timeframes.
• Investigate and resolve Electronic Data Interchange (EDI) transaction errors, IDoc failures, and data transmission issues to ensure uninterrupted order processing.
• Participate actively in cross‑functional operations meetings, Customer Service team meetings, and internal process troubleshooting sessions.
• Monitor and analyze customer feedback to identify areas for improvement and implement corrective actions.
• Develop and maintain strong relationships with key stakeholders to enhance customer satisfaction and loyalty.
• Assist in the development and implementation of customer service policies and procedures.

Compétences:

• Capacité à traiter rapidement, avec précision et efficacité un important volume d’informations.
• Excellente maîtrise des systèmes informatiques et de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel et Word).
• Bonnes compétences en organisation et en gestion du temps.
• Excellentes aptitudes de communication et de relations interpersonnelles, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Solides compétences en analyse, en dépannage et en résolution de problèmes à la source.
• Capacité à travailler sous pression, de façon autonome ou en équipe.
• Aptitude à collaborer efficacement