Adjoint Administratif

Adjoint (e) administratif (ve) - immobilierLieu : MontréalType d’emploi : permanent, temps plein Salaire : 50 000 – 55 000$ + assurances collectivesHoraire : 8h30 à 17hEn présentiel Nous recherchons une personne énergique, organisée et professionnelle pour assurer le soutien à la réception ainsi qu’aux activités de bureau au sein d’une entreprise de services immobiliers La personne travaillera en étroite collaboration avec la Directrice administrative et le Directeur principal, afin de fournir un soutien administratif efficace et de contribuer à la mise en œuvre d’initiatives stratégiques.Responsabilités : Opérations du bureauFournir un soutien administratif à la Directrice administrative et à l’équipe de directionRédiger la correspondance courante, saisir des données, imprimer des lettres et des étiquettes, créer des modèles de documents et mettre en forme des fichiersTraiter les appels avec discrétion, à la demande du personnel des opérations, des courtiers ou du directeur principalOrganiser et soutenir les réunions et événements internes, au besoinCoordonner les services de traiteur, la réservation de salles de réunion, l’envoi d’invitations et autres activités liées à l’organisation d’événementsVeiller au respect des politiques de l’entrepriseGestion des fournisseurs et administrationGérer l’approvisionnement et l’entretien des fournitures et équipements de bureau (mobilier, équipement informatique, téléphones, services de collations, plantes, etc.), les services d’approvisionnement ou des fournisseurs externesGestion des demandes et soutien informatique Gérer les demandes de soutien à l’informatique Répondre aux questions des courtiers et personnel administratifÊtre le point de contact avec la firme informatique externe Vérifier la facturation des heures chargeables Autres tâches administrativesCollaborer avec la Directrice administrative sur les questions de continuité des activitésAider à l’intégration des nouveaux employésVoir aux commandes des cartes professionnelles avec le Marketing Vérifier certains documents (révision, impression, reliure)S’assurer de l’exactitude des informations sur certaines listes internes et externes Effectuer toute autre tâche connexeDocumentation Rédiger, corriger et vérifier la documentation standard Créer une base de données de clauses standards et documents Rendre accessible les modèles de documents Accompagner les courtiers dans leurs différentes recherches Répondre à certaines questions concernant la documentation standard Vérifier et s’assurer de l’exactitude des documents disponible dans le SharepointComptabilité Vérifier les factures des fournisseurs en collaboration avec la comptable Codifier les factures pour la refacturation aux courtiers Vérification des paiements en collaboration avec la comptable Compétences demandées :Avoir un minimum de 3 à 5 ans d’expérience en soutien administratif et exécutifDétenir un diplôme d’études collégiales en administration ou secrétariat ou autre formationPermis de courtier immobilier (un atout) Expérience en Immobilier, droit ou finance Bilingue français/anglais, avec compétences de base en traduction un atoutExcellentes compétences en communication écrite et orale dans les deux languesCapacité à travailler sous pression Capacité à travailler en équipe et de façon autonome Capacité à interagir rapidement et fixer ses priorités Capacité à suivre des instructions et des procéduresCapacité à interagir et communiquer efficacement avec tous les niveaux du personnel et de la directionSolides compétences avec la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)Bonne connaissance des tâches administratives de bureauBon jugement, tact et discrétion