Spécialiste en procédés administratifs-programme santé mentale et dépendance

Établissement : CIUSSS du Nord-de-l'Île-de-Montréal Titre d'emploi : Spécialiste en procédés administratifs-programme santé mentale et dépendance Clientèle : Adultes Motif du besoin (à titre indicatif) : Poste vacant Site : Hôpital Rivière-des-Prairies Statut de l'emploi : Permanent - temps complet (poste temps plein) Nombre de jours : Quart de travail : Jour Type de poste : Personnel non syndiqué Direction : Direction des Programmes sociaux et de réadaptation Service : Horaire de travail : Durée : Catégorie d'emploi : Personnel de bureau et administration (agent admin., sec. (médicale, juridique...), archiviste, tech. en admin., etc.) Début d'affichage : Fin d'affichage : Nombre d'emplois disponibles : Échelle salariale : Numéro de référence : CNS Description du poste : Sous l'autorité du directeur des programmes de santé mentale et dépendance, la personne titulaire du poste assure le soutien professionnel nécessaire à son service. Elle est responsable de la coordination et de l'exécution de l'ensemble des activités découlant des fonctions administratives qui lui sont dédiées, pour en assurer un fonctionnement optimal et efficace.

Par une bonne connaissance du CIUSSS du Nord-de-l'Île-de-Montréal, de ses différentes directions et de son environnement, la personne titulaire de ce poste exerce un rôle de soutien administratif et de collaboration auprès de son équipe de gestion.

En collaboration avec la technicienne en administration de la direction, elle assume les travaux requis reliés aux réunions des instances et comités rattachés au service. Elle voit à l'organisation de réunions, d'événements, d'activités de gestion, de communication, à l'interne comme à l'externe, produit différents rapports, procès-verbaux, comptes rendus, tableaux de bord, en utilisant et maîtrisant les systèmes d'information mis à sa disposition.
Dans la perspective de l'approche-clientèle et de l'amélioration continue des services, la personne titulaire du poste exerce un rôle-conseil auprès de ses collègues et des collaborateurs. Elle connaît, anticipe et cherche à répondre aux besoins de sa direction ainsi que des partenaires internes et externes. Elle contribue aux orientations et objectifs de la direction, favorise la collaboration et agit à titre de personne ressource pour son entourage dans son champ de compétences.

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES
En collaboration avec la technicienne en administration, le spécialiste en procédé administratif voit à la gestion administrative et fonctionnement du bureau de son directeur (trice) :
Assiste le directeur (trice) dans l'exercice de ses fonctions administratives;
Assure le suivi dans la gestion des dossiers de son service;
Gère l'agenda et la boite courriel de son supérieur;
Veille à l'organisation de réunions;
Assume la gestion du courrier postal et électronique du service et en assure le suivi;
Planifie et organise les activités internes et externes de son directeur (trice);
Élabore le calendrier de vacances de garde des gestionnaires et en assure le suivi;
Élabore le compte de dépenses de son directeur (trice);
Participe, à la demande de son directeur (trice) à différents comités et activités de l'établissement;
Transcrit et reproduit à l'aide de logiciels Word, Excel, PowerPoint, Access, Visio, la correspondance, les formulaires, politiques et autres documents émis par son directeur (trice);
Analyse certains documents administratifs (contrat, appel d'offre, politiques, procédures, statistiques...) pour en faire ressortir les éléments importants;
S'assure de la mise à jour et de respecter le système de classement;
Assure la mise à jour des documents informatifs de la direction sur l'intranet en collaboration avec l'équipe de gestion;
Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
Participe et élabore certains documents pour le comité de gestion;
Participe et élabore certains documents pour la salle de pilotage tactique;
Participe et collabore à la supervision des agentes administratives de la direction;
S'assure du suivi des statistiques de la direction;
Assure un leadership pour la préparation d'analyse et de mise à jour de tableaux de bord, d'indicateurs de gestion ou de suivis financiers;
Supporte les gestionnaires dans l'analyse de leurs tableaux de bord, d'indicateurs de gestion ou de suivis financiers;
Supporte la direction dans les différents projets à mettre en œuvre ainsi que pour le suivi des demandes ministérielles;
Suscite l'innovation, la créativité et la recherche de l'excellence par le développement et le maintien d'une culture de mesure;
Apporte l'aide nécessaire, lorsque requis, aux gestionnaires pour diverses tâches. Exigences : FORMATION ACADÉMIQUE
Détenir un baccalauréat en administration des affaires ou dans une discipline universitaire appropriée à l'emploi.

EXPÉRIENCE
Expérience de deux (2) ans minimale requise s'il y a lieu
Expérience dans le réseau de la santé est considérée comme un atout

COMPÉTENCES, HABILETÉS ET APTITUDES REQUISES
Maîtrise des fonctions intermédiaires des logiciels de la gamme Office (EXCEL, requis)
Maîtrise du français parlé et écrit
Capacité d'analyse et de synthèse
Sens de l'organisation et soucis du détail
Fait preuve de leadership, d'initiative et d'autonomie
Grand respect de la confidentialité et éthique professionnelle exemplaire Remarques : Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu'avec celles retenues pour une entrevue.

Grâce à notre expertise dans l'implantation de solutions cliniques numériques, le CIUSSS du Nord-de-l'Île-de-Montréal a été sélectionné comme l'un des centres vitrines pour le déploiement du Dossier de santé numérique (DSN). II s'agit d'un projet majeur qui vise à l'informatisation du réseau de la santé, dont le déploiement débutera sous peu, et qui impliquera l'ensemble des membres du personnel.

Un projet numérique d'envergure et une équipe dynamique, ça t'intéresse?? Joins-toi à une équipe qui, grâce au DSN, se tourne vers une pratique de gestion simplifiée, accessible et rapide. Trouve ta carrière en santé juste ici?

Le CIUSSS du Nord-de-l'Île-de-Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.
Le genre masculin est utilisé comme générique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte.

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