Administrateur de projet et spécialiste du contrôle des documents

L'opportunité

Nous sommes à la recherche d'un Administrateur de projet et d'un spécialiste du contrôle des documents très organisé et minutieux pour rejoindre notre équipe. Ce poste est essentiel pour soutenir les responsables de projet et garantir l'efficacité des processus de documentation. Le candidat idéal sera responsable du soutien administratif, du contrôle des documents et du respect des exigences du projet. La maîtrise de l'anglais et du français est essentielle.

Le Rôle

Administration de projets :

• Assister les responsables de projet dans la planification, la coordination et l'exécution des projets.
• Maintenir les calendriers des projets, suivre les étapes et veiller à ce que les tâches soient accomplies dans les délais requis.
• Organiser et assister aux réunions de projet en personne et par vidéoconférence, préparer les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux.
• Contrôler les budgets et les dépenses des projets et fournir des rapports réguliers.
• Assurer la coordination avec les différents services pour garantir l'alignement et l'avancement du projet.
• Préparer et distribuer les documents et les communications liés au projet.

Contrôle des documents :

• Établir et maintenir des systèmes et des procédures de contrôle des documents.
• Gérer et contrôler la documentation du projet, y compris les dessins, les spécifications et les rapports.
• Veiller à ce que tous les documents soient à jour, classés avec précision et faciles à retrouver.
• Effectuer des audits réguliers pour s'assurer que les procédures de contrôle des documents sont respectées.
• Collaborer avec les membres de l'équipe de projet pour assurer une gestion adéquate des documents.
• Maintenir la confidentialité et la sécurité des informations sensibles.

Conformité et assurance de la qualité :

• Veiller au respect des politiques de l'entreprise, des normes industrielles et des exigences réglementaires.
• Mettre en œuvre des processus d'assurance qualité pour garantir l'exactitude et l'exhaustivité de la documentation.
• Aider à la préparation et à la soumission des documents réglementaires et de conformité.

Communication et coordination :

• Servir de point de contact pour les questions et les communications relatives au projet.
• Assurer la coordination avec les parties prenantes externes, les entrepreneurs et les fournisseurs, le cas échéant.
• Faciliter une communication efficace au sein de l'équipe de projet et entre les départements.

Soutien administratif :

• Fournir un soutien administratif général, y compris la gestion de la correspondance, de l'emploi du temps et des fournitures de bureau.
• Aider à la préparation de présentations, de rapports et d'autres documents liés au projet.

Le Candidat

Éducation :

• diplôme en administration des affaires, en gestion de projet ou dans un domaine connexe

Expérience professionnelle :

• Minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans l'administration de projets et le contrôle des documents.
• Expérience dans l'industrie manufacturière est un atout.

Connaissances :

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Connaissance des logiciels de contrôle des documents et des outils de gestion de projet (par exemple, SharePoint, Windchill, MS Project).
• Solides compétences organisationnelles et souci du détail.
• Excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles.
• Capacité à mener plusieurs tâches de front et à hiérarchiser efficacement la charge de travail.
• Connaissance des normes industrielles et des exigences réglementaires en matière de documentation

• Le bilinguisme est requis pour ce poste, car le candidat interagira avec les clients, les fournisseurs, les vendeurs et les collègues à l’extérieur de la province de Québec.

Autres exigences :

• Capacité à travailler de manière indépendante et au sein d'une équipe à distance.
• Solides compétences en matière de résolution de problèmes et approche proactive.
• Volonté d'apprendre et de s'adapter aux nouvelles technologies et aux nouveaux processus.

L'entreprise

Depuis 1858, Wajax continue d’innover afin de desservir les plus grandes industries canadiennes en tant que l’un des principaux fournisseurs de solutions et de produits industriels au pays, et ce, d’un océan à l’autre. Wajax exerce ses activités dans un vaste éventail d’industries et de secteurs essentiels de l’économie canadienne, y compris l’énergie et les énergies renouvelables, les aliments et les boissons, la construction, la transformation, le commerce, le transport, la foresterie, l’exploitation minière, le traitement des métaux et les sables bitumineux, pour n’en citer que quelques-uns.

Les membres de notre équipe sont passionnés et ils travaillent ensemble afin de faire une différence et de promouvoir l’avancement de l’industrie canadienne. Grâce à l’expérience et l’expertise de ses employés, Wajax est positionnée pour soutenir les industries qui bâtissent nos villes, alimentent nos entreprises ainsi que logent et nourrissent nos communautés.

Chez Wajax, nous offrons une rémunération globale qui comprend un salaire compétitif, des avantages sociaux complets, de la formation, des opportunités de développement ainsi qu’un programme d’avantages supplémentaires unique.
Voici quelques-uns des avantages :

• Des avantages compétitifs en soins de santé et de soins dentaires, sans période d'attente d'admissibilité (primes payées à 100 % par l'employeur).

• De la formation sur les produits des principaux fabricants de l’industrie et des séances d’apprentissage en ligne offertes par Wajax.
• Des rabais exclusifs auprès d’un vaste éventail de fabricants et de prestataires de services tels que Ford, GM, Chrysler, Dell et TELUS, ainsi qu’un régime collectif de prêt hypothécaire, d’assurance habitation et d’assurance automobile, et plus encore.
• Des avantages compétitifs en soins de santé et de soins dentaires, sans période d'attente d'admissibilité (primes payées à 100 % par l'employeur), plus un compte de dépenses de santé.
• L’apprentissage en ligne dirigé par Wajax et de la formation sur les produits par le biais des meilleurs fabricants de l'industrie comme Hitachi, 3M, and Detroit Diesel.
• Des remises exclusives auprès de divers fabricants et prestataires de services tels que Ford, GM, Chrysler, Dell, TELUS, un programme collectif d'hypothèque, d'assurance habitation et automobile, une assurance pour animaux de compagnie, des chaussures et des vêtements de travail, un abonnement à un centre de conditionnement physique, perkopolis, etc.
• Programme de reconnaissance dans le cadre duquel des points sont accumulés pour obtenir de la marchandise ou des chèques-cadeaux, ainsi que des récompenses en espèces.
• Modalités de travail flexibles.
• Programme de santé et bien-être prime

En travaillant au sein de Wajax, vous ferez partie d’une équipe diversifiée, inclusive et orientée vers l’innovation et la collaboration. Nous nous engageons à promouvoir l’embauche d’une équipe représentative des diverses communautés où nous exerçons nos activités, et ce, partout au Canada. Wajax est un employeur qui favorise l’égalité des chances, ainsi, lorsque nous vous contacterons pour une entrevue, nous vous invitons à nous aviser de tout besoin d’accommodement du milieu de travail.

Conditionnellement à leur embauche, les candidats retenus feront l’objet d’un processus de présélection.

\\ Ensemble, nous en faisons plus.