Conseiller.ère finance/ Financial Officer

En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :

• Ensemble d'avantages sociaux compétitifs (santé, dentaire, assurance-vie)
• Régime de retraite à cotisations déterminées (avec contribution généreuse de l'employeur entre 5 % et 10 % (selon l'âge))
• Congés compétitifs :
• Deux (2) journées personnelles
• Deux (2) journées flexibles
• Neuf (9) jours de maladie accidentelle dont trois (3) peuvent être utilisés pour prendre soin d'un membre de la famille
• Neuf (9) « Vendredis d'été » – congés payés entre les jours fériés de la St-Jean Baptiste et la Fête du travail
• Congés payés pendant la période des vacances de décembre
• Crédit pour frais de scolarité pour les employés permanents et leurs personnes à charge.
• Lorsque le poste le permet, la possibilité de travailler jusqu'à deux (2) jours à distance.

Sommaire du poste:

Relevant du l’agente financière principale au Bureau de la vice-présidente (Recherche et innovation), la personne gère tous les aspects de la budgétisation et de la comptabilité pour l’I+P conformément aux normes comptables, ainsi qu’à la réglementation, à la production de rapports et aux contrôles comptables. Il/elle prépare les budgets annuels, les prévisions, les analyses des dépenses et les rapports financiers. Il/elle effectue diverses opérations comptables et budgétaires, veillera à l’atteinte des objectifs en matière de comptabilité et de rapports et respecte les meilleures pratiques et les principes comptables.

Il/elle vérifie que toutes les procédures financières existantes pour le département sont conformes aux pratiques comptables généralement reconnues, qu’elles sont conformes à l’évolution d’I+P vers un environnement sans papier, qu’elles augmentent l’efficacité et la précision et qu’elles permettent, à terme, de se conformer aux conclusions d’un audit interne. Il/elle consolide les informations financières provenant de différentes sources dans une base de données centrale et veille à ce que les informations existantes soient exactes et complètes.

Responsabilités principales

• Gérer les aspects financiers des brevets, licences et autres ententes.
• Préparer des rapports à l’intention du directeur et l’agente financière principale sur toutes les questions administratives, statistiques ou financières qui peuvent être nécessaires pour assurer le suivi ou la description d’activités de transfert et de commercialisation de technologies.
• Élaborer des processus et des procédures pour que les informations contenues dans les bases de données relatives aux brevets, aux licences et aux redevances soient conformes aux informations contenues dans le système financier de l’Université. Continuer à mettre en œuvre des pratiques nouvelles et améliorées.
• Veiller à la bonne séparation des responsabilités pour nos transactions financières afin de se conformer aux meilleures pratiques et aux conclusions de l’audit interne.
• Veiller à ce que les modalités de paiement des licences soient facturées correctement et gérer le processus avec le service des comptes clients.
• Collaborer avec la personne chargée du portefeuille de brevets et de la base de données pour concevoir des procédures permettant d’exploiter pleinement le potentiel de notre logiciel en ce qui concerne l’automatisation des tâches, la production de rapports, le respect des licences et d’autres aspects de notre gestion financière.
• Superviser diverses opérations comptables et budgétaires, y compris les écritures de journal, les comptes fournisseurs, les comptes clients et d’autres fonctions.
• Élaborer des budgets annuels et des projections pour les dépenses liées aux brevets et aux activités de base.

Qualifications

• Diplôme universitaire de premier cycle et trois (3) ans d'expérience connexe.
• Excellentes compétences en matière de résolution de problèmes.
• Expérience de la reconstitution de dossiers financiers incomplets.
• Capacité à identifier et à analyser des problèmes structurels, à en déterminer les causes profondes et à mettre en œuvre les solutions appropriées.
• Solides compétences en matière de comptabilité et d’organisation.
• Excellentes compétences informatiques et capacité d’adaptation aux nouveaux logiciels.
• Maîtrise des logiciels MS Office dans un environnement PC, avec une excellente connaissance d’Excel.
• Bilinguisme anglais/français

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Position Summary:

Reporting to the Senior Financial Officer, Office of the Vice-President (Research & Innovation), the Financial Officer (FO) will manage all aspects of budgeting and accounting for I+P using generally accepted accounting principles, regulations, reporting and controls. The FO will prepare annual budgets, forecasts, expense analyses, and financial reports and present these to the Director (I&P), Senior Financial Officer, Office of the Vice-President (Research & Innovation) and other stakeholders at the University. The FO will execute a variety of accounting and budget transactions, ensure accounting and reporting goals are met and adhere to best practices and accounting principles.

The FO will ensure all existing financial procedures for the department to ensure that they adhere to generally accepted accounting practices, conform with I+P’s move towards a paperless environment, increase efficiency and accuracy, and ultimately allow conformance to findings from an internal audit. They will also be tasked with consolidating financial information from different sources into one central database and ensuring that existing information is accurate and complete.

Primary Responsibilities:

• Manage the financial aspects of patents, licenses and other agreements.
• Responsible for preparing timely reports to the Director and the Senior Financial Officer on all administrative, statistics or financial matters that may be required to monitor or describe technology transfer and commercialization activities.
• Develop processes and procedures to ensure information in databases pertaining to patents, licenses and royalties is in line with information in the University’s financial system. Continue to implement new and improved practices.
• Ensure the proper segregation of duties for our financial transactions to adhere with best practices and internal audit findings.
• Ensure license payment terms are invoiced properly and mange the process with Accounts Receivable.
• Collaborate with the Patent Portfolio & Database Manager to design procedures that will harness the full potential of our software regarding automation of tasks, production of reports, license compliance and other aspects of our finances.
• Supervise a variety of accounting and budget transactions, including journal entries, accounts payable, accounts receivable and other functions.
• Develop annual fiscal year budgets and projections for patent expenses and core operating.

Education, Experience and Other Qualifying Skills required:

• Bachelor's Degree and 3 Years Related Experience
• Excellent problem-solving skills.
• Experience with reconstructing incomplete financial records.
• Able to identify and analyze structural problems, determine root causes, and implement the appropriate solutions.
• Strong bookkeeping and organizational skills.
• Excellent computer skills and adaptability to new software.
• Bilingual French and English