Adjoint(-e) à la Présidente et cheffe de la direction

1 month ago

Montreal Quebec GF, CA Société québécoise du cannabis Full time
Description du poste : Tu souhaites faire partie d'une entreprise en plein effervescence où l'humain est au coeur de ses priorités?

Tu mets au coeur de ta fonction la transparence, la discrétion, l'efficacité tout en ayant du plaisir au travail?

Tu as le goût de contribuer à l'évolution de la SQDC en supportant des équipes passionnées et dynamiques?

Alors on a envie de te connaître

Le défi qui t’attend en quelques mots:
Relevant de la présidente et cheffe de la direction de la Société québécoise du cannabis, tu seras responsable de la supporter, ainsi que le vice-président, Finances et Immobilier, au quotidien, dans tous les aspects entourant leurs responsabilités administratives et en agissant comme bras droit auprès des différentes parties prenantes : comité de direction, employés, conseil d’administration, etc. Tu contribueras à l’efficacité administrative et t’assureras de la planification, l’organisation et la coordination de différentes réunions, comités et événements spéciaux.

Principales responsabilités : De quoi sera alimenté ton quotidien:

  • Gérer l’agenda et la boîte de courriels de manière proactive, en priorisant les demandes de rendez-vous, les rencontres et les suivis;
  • Procéder à la convocation des participants, préparer l’ordre du jour, les documents requis et les présentations, assister aux réunions, prendre les notes, dresser et distribuer les procès-verbaux et voir au suivi des dossiers avec les personnes concernées;
  • Agir comme facilitateur dans le flux de communication pour tous les intervenants internes et externes en assurant la liaison avec les différents partenaires;
  • S’assurer avec doigté que les suivis appropriés sont pris en charge par les personnes concernées;
  • Accueillir les visiteurs et interagir avec eux ; représenter de façon professionnelle l’équipe de la haute direction dans toutes les interactions;
  • Prendre connaissance du courrier papier et électronique, en faire le tri et assurer les suivis requis;
  • Rédiger et faire la mise en forme des lettres, mémos, tableaux et courriels à partir de notes et de renseignements transmis, en respectant les normes de la langue française;
  • Reproduire des documents selon les normes en vigueur en assurant une mise en page et une présentation optimale dans le respect de la confidentialité;
  • Tenir à jour les dossiers physiques et électroniques de la haute direction;
  • Faire le classement des documents et effectuer le suivi des dossiers;
  • Participer annuellement à l’élaboration du budget, en faire le suivi périodiquement et justifier les écarts;
  • Effectuer le suivi et le traitement des frais de déplacement, demandes d’achat, demandes de paiement et tout autre formulaire requis, en appliquant les directives en vigueur, en recueillant et vérifiant la cohérence des données et en apportent les corrections si nécessaires;
  • Supporter, lorsque requis, divers projets ou travaux spéciaux en respectant un niveau élevé de confidentialité;
  • Effectuer toutes autres tâches administratives sollicitées par la haute direction.
Exigences : Tu es la personne qu'il nous faut si:
  • Tu détiens un diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) en secrétariat ou l’équivalent;
  • Tu possèdes un minimum de 8 années d’expérience dans un rôle similaire;
  • Tu es disponible en présentiel au siège social au minimum 2 à 3 jours/semaine;
  • Tu maîtrises les différents logiciels de la suite Microsoft Office;
  • Tu as une excellente maitrise de la langue française parlée et écrite;
  • Tu as une bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite.*
Compétences recherchées : Et si tu détiens les compétences et l’expérience que nous recherchons:
  • Tu possèdes d’excellentes aptitudes pour la communication ainsi qu’une grande capacité de rédaction et de synthèse;
  • Tu possèdes une grande capacité à travailler en équipe;
  • Tu as une excellente gestion des priorités et la capacité à mener plusieurs dossiers simultanément;
  • Tu as un bon sens de l’organisation et de la planification;
  • Tu as la capacité de travailler sous pression et de t’adapter aux changements;
  • Tu fais preuve d’un leadership d’influence, d’autonomie et de courtoisie;
  • Tu as un souci de la confidentialité, de l’image corporative et tu es discret(-e).
Atouts : Puis, c’est un avantage si:
  • Tu connais les rouages de l’appareil public et du fonctionnement du conseil d’administration et de ses comités;
  • Tu as de l’expérience et/ou une formation en secrétariat juridique;
  • L’engagement social te tient à cœur.
Cette opportunité te parle et est alignée à tes aspirations professionnelles?

C'est le moment de postuler

#J-18808-Ljbffr

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