Adjoint(e) Administratif(ive) Virtuel(le)

4 weeks ago


Laval Quebec HA, Laval region, Canada MalOPlus Group Full time
Description de l'entreprise

Groupe MalOPlus Inc. fournit des services de développement des affaires dans les domaines de la comptabilité, de l'administration et du marketing. Notre mission est d'aider les petites et moyennes entreprises à explorer des solutions de sous-traitance afin de minimiser leurs coûts d'administration et d'exploitation. Nous offrons aussi aux travailleurs autonomes professionnels du télétravail à domicile, un réseau de travail contractuel.

Groupe MalOPlus Inc. est un regroupement de trois compagnies opérant sous la marque de commerce MalOPlus et de quelques compagnies-sœurs gérées sous d'autres marques de commerce et propriété du Groupe MalOPlus Inc. Le poste à pourvoir est pour une de ces subdivisions.

Description du poste

L’Adjoint(e) administratif(ive) est un membre de l’équipe de gestion et soutient la mission de l’organisation. Cette personne travaillera avec la Directrice et d'autres membres du personnel pour s’assurer que tous les besoins administratifs et fonctionnels sont satisfaits par la prestation de services administratifs de haut niveau.

  • Fournit le soutien administratif pour la recherche et la préparation de rapports et mémos, ainsi que la gestion de la correspondance.
  • Gère l’agenda Google, les contacts, les salles de conférence virtuelles, les rendez-vous et les événements, selon les politiques et directives du service concerné et de la compagnie.
  • Coordonne les réunions d’équipe incluant les réunions de groupes nombreux.
  • Coordonne et exécute des projets spéciaux et des initiatives, si requis.
  • Coordonne les réunions de logistique et prépare les présentations et autres documents pertinents, si requis.
  • Assure la fluidité du fonctionnement de l’entreprise, incluant le maintien adéquat des outils de travail électronique.
  • Fournit un service à la clientèle exceptionnel par courriel et au téléphone.
  • Crée et maintient à jour les manuels d’instructions administratives.
  • Organise, maintient, et vérifie périodiquement le système de classement électronique de la compagnie.
  • Recommande des opportunités d’amélioration des procédés.
  • Tâches légères de comptabilité.
  • Assiste occasionnellement à des événements spéciaux.
  • Travaille avec un minimum de supervision et interagit avec le personnel à tous les niveaux organisationnels.
  • Autres tâches connexes.
  • Nous recherchons un(e) Adjoint(e) administratif(ive) dynamique, curieux(se) et soucieux(se) du travail bien fait.
Qualifications
  • Véritable intérêt à assister les autres.
  • Excellente compétence en communications écrites et verbales.
  • Grande attention aux détails.
  • Excellent sens de l’organisation.
  • Solide compétence en saisie de données et en analyse.
  • Capacité de prioriser efficacement les tâches et de respecter les échéances.
  • Expérience à travailler avec des informations hautement sensibles et confidentielles.
  • Flexible.
  • Aptitude à faire fonctionner les équipements de bureau virtuel standard.
  • Maîtrise de la Suite Microsoft Office.
  • Connaissance d’usage de QuickBooks, un atout.
  • Jugement équilibré et excellentes aptitudes décisionnelles.
  • Diplôme Collégial (requis).
  • Baccalauréat (atout).
  • 5+ années d’expérience dans un environnement de bureau virtuel.
  • Bilinguisme français-anglais essentiel, espagnol et autres langues, un atout.
Informations complémentaires

LIEU: Travail à partir de votre bureau professionnel à domicile. Région visées : partout au Canada et aux É.-U.

EDUCATION: Collège, Terminé. Minimum 5 années d’expérience. Formation en Administration des affaires, Marketing ou Communications, un atout.

Type de poste: Sur appel, selon les besoins des clients, besoins récurrents.

HORAIRE: Heures flexibles. Temps partiel (minimum 15 heures/semaine) ou temps plein (40 heures/semaine). Horaires de jour, soir et fin de semaine disponibles.

RÉMUNÉRATION: Selon l’expérience.

DATE DE DÉBUT: Dès que possible.

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