Adjoint administratif Executif

7 days ago


Montreal, Quebec, Canada Toyota Montréal-Nord Full time
sommaire :

Le titulaire du poste est responsable d'une grande variété de responsabilités administratives pour soutenir le vice-président dans ses affaires quotidiennes.

Le rôle

  • Fournit quotidiennement un soutien administratif avancé et confidentiel aux dirigeants.
  • Maintenir un calendrier chargé et en constante évolution avec une communication et des suivis constants.
  • Planifie et coordonne les réunions et les conférences téléphoniques.
  • Gère les communications électroniques et téléphoniques entrantes et sortantes ; assure un flux d'informations en temps opportun vers et depuis les dirigeants.
  • Organise les préparatifs de voyage locaux et internationaux, y compris, mais sans s'y limiter, les plans, itinéraires et horaires détaillés.
  • Gère les relations internes et externes; agir à la fois comme ambassadeur et comme gardien selon la situation.
  • Assure le suivi des dossiers assignés et/ou mandats.
  • Gère le budget exécutif, la création des fournisseurs, les régularisations et le processus d'approbation de la facturation. Gère les notes de frais des dirigeants.
  • Révise les documents et les présentations.
  • Collabore à toute demande pertinente ponctuelle qui peut survenir.

L'exigence

  • Plus de 5 ans d'expérience en tant qu'adjoint administratif ou exécutif ; une expérience en soutien à un cadre est un atout certain
  • Organisé avec de solides compétences en matière de suivi et de gestion des priorités
  • Débrouillard avec une forte capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
  • Responsable, flexible, discret (capable de gérer des questions confidentielles et sensibles)
  • Capacité à travailler avec des priorités en constante évolution
  • Flexibilité dans les horaires de travail.
  • Adaptabilité, maturité et ouverture d'esprit
  • Autonome, doté d'initiative et de bon jugement; capacité de travailler avec peu ou pas de supervision
  • Excellentes compétences interpersonnelles et de communication
  • Maîtrise du français et de l'anglais.
  • Maîtrise de l'utilisation de la suite Microsoft

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt, cependant seules les personnes sélectionnées pour les entretiens seront contactées.



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