assistant responsable de contrat

A French posting follows
ABOUT OUR CLINIC
Alzheimer's disease (AD) is the most common type of dementia, making up approximately 70% of all cases. Those over the age of 65 are at a higher risk to develop AD. It diminishes cognitive, verbal and physical abilities by destroying brain cells. This in turn affects our ability to think, to learn new things, and to remember. Many scientific experts are working to ameliorate our understanding of this devastating disease, thus searching to find more effective treatments.
Our company, Recherches Neuro-hippocampe (o/a The Memory Clinic) partners with pharmaceutical companies to conduct Phase I to III clinical trials for Alzheimer's Disease. Our unique contribution will revolutionize the fight against the disease. We provide care to patients, generate knowledge for the scientific community, continue to improve support, and access to clinical research.
The Memory Clinic's sister company, GeneRxN Research (Generation Research), focuses on preclinical AD research. It is a rapidly growing biotech company dedicated to helping customers by providing fast and accurate genetic screening in AD clinical research. Generation Research is comprised of scientists, engineers, and physicians who have been studying AD at the clinical, pre-clinical, and molecular levels for over 20 years. Our goal is to create novel point of care (POC) devices along with standardized screening assays to improve the current diagnostic workflow of the disease.

SUMMARY
The Executive Assistant provides administrative support to the Chief Operating Officer (COO)to ensure efficient and effective administration of the Memory Clinic.
RESPONSIBILITIES
Coordinates, tracks, and organizes the activities and initiatives of the COO. Ensures that initiatives and activities are tracked, items are scheduled and brought forward for follow-up, and the COO is kept abreast of statuses
Monitors, coordinates, and reports on deliverables, timelines, and action items related to high-level organizational initiatives, such as the strategic and annual operating plans
Prepares and edits correspondence, communications, presentations and other documents on behalf of COO
Prepares meeting packages for the COO, ensuring that required background materials and information are provided, allowing time for review prior to the meeting
Manages and maintains COO's calendar including schedules, appointments and travel arrangements
Prepares and submits expense reports and travel claims on behalf of the COO
Conducts research, collects and analyses data to prepare reports and documents
Records, transcribes and distributes minutes of meetings
Files and retrieves documents and reference materials
Arranges and coordinates meetings and events
Reviews operating practices and implements improvements where necessary
Performs other related duties as assigned
EDUCATION AND QUALIFICATION S
A Post- Secondary Degree or Diploma in general office administration, business or medical secretarial work, or a combination of education, training and experience deemed equivalent
A minimum of three (3) years of experience in a similar role
Work experience in the health sector is an asset
Strong knowledge of office procedures and practices
Knowledge of Microsoft Office Suite and other software tools
Excellent interpersonal and communication skills
Proven organizational and time management skills
Demonstrated attention to detail abilities
Bilingual in English and French
CORE COMPETENCIES
Accountable - Is accountable for their actions
Adaptability - Can adapt to change, is flexible and can work in a fast paced environment
Commitment to Excellence - Proven commitment to quality and excellence
Compassion - Shows compassion and patience towards others
Communication - Excellent communication skills in French and English
Decision Making - Has good judgement and decision-making skills
Innovation - Is innovative and looks for ways to improve
Integrity - Has Integrity, is ethical and professional
Teamwork - Positively interacts with others and promotes teamwork
Patient Focused - Has the patient needs in mind and is committed to the industry
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AU SUJET DE LA CLINIQUE
La maladie d'Alzheimer (MA) est le type de démence le plus courant, représentant environ 70 % de tous les cas. Les personnes âgées de plus de 65 ans courent un risque plus élevé de développer la MA. Elle diminue les capacités cognitives, verbales et physiques en détruisant les cellules du cerveau. Cela affecte à son tour notre capacité à penser, à apprendre de nouvelles choses et à nous souvenir. De nombreux experts scientifiques s'efforcent d'améliorer notre compréhension de cette maladie dévastatrice et cherchent ainsi à trouver des traitements plus efficaces.
Nos cliniques s'associent à des sociétés pharmaceutiques pour mener des essais cliniques de phase II et III sur la maladie d'Alzheimer. Notre contribution unique va révolutionner la lutte contre la maladie. Nous fournissons des soins aux patients, générons des connaissances pour la communauté scientifique, continuons à améliorer le soutien et l'accès à la recherche clinique.
La société sœur de The Memory Clinic, GeneRxN Research (Generation Research), se concentre sur la recherche préclinique de la maladie d'Alzheimer. C'est une entreprise biotechnologique en pleine croissance dédiée à aider les clients en fournissant un dépistage génétique rapide et précis dans la recherche clinique sur la maladie d'Alzheimer. Generation Research est composée de scientifiques, d'ingénieurs et de médecins qui étudient la maladie d'Alzheimer aux niveaux clinique, préclinique et moléculaire depuis plus de 20 ans. Notre objectif est de créer des dispositifs novateurs de soins de proximité (POC) ainsi que des dosages de dépistage normalisés pour améliorer le flux de travail diagnostique actuel de la maladie.
SOMMAIRE DU POSTE
L'adjoint exécutif assure un soutien administratif au Chef de l'exploitation (COO) pour garantir une gestion efficace et efficiente de la Clinique de la Mémoire.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Coordonner, suivre et organiser les activités et initiatives du COO. Assurer le suivi des initiatives et des activités, planifier les tâches et les présenter pour un suivi ultérieur, et tenir le COO informé de l'état des choses
Surveiller, coordonner et rendre compte des livrables, des échéances et des actions liées aux initiatives organisationnelles de haut niveau, telles que les plans stratégiques et opérationnels annuels
Préparer et réviser la correspondance, les communications, les présentations et autres documents au nom du COO
Préparer les dossiers de réunion pour le COO, en veillant à fournir les documents de base nécessaires et les informations requises, permettant un examen préalable à la réunion
Gérer et tenir à jour le calendrier du COO, y compris les horaires, les rendez-vous et les déplacements
Préparer et soumettre les rapports de dépenses et les demandes de remboursement de voyage au nom du COO
Mener des recherches, collecter et analyser des données pour préparer des rapports et des documents
Enregistrer, transcrire et distribuer les procès-verbaux des réunions
Classer et récupérer les documents et les référence
Organiser et coordonner les réunions et les événements
Revoir les pratiques opérationnelles et mettre en œuvre des améliorations si nécessaire
Effectuer d'autres tâches connexes assignées
EXIGENCES

Un diplôme d'études postsecondaires ou un diplôme en administration de bureau général, en gestion d'entreprise ou en secrétariat médical, ou une combinaison d'éducation, de formation et d'expérience jugée équivalente
Un minimum de trois (3) ans d'expérience dans un rôle similaire
L'expérience de travail dans le secteur de la santé est un atout
Une solide connaissance des procédures et pratiques de bureau
Une connaissance des outils Microsoft Office Suite et d'autres logiciels
D'excellentes compétences interpersonnelles et de communication
Une capacité organisationnelle et de gestion du temps éprouvée
Une attention démontrée aux détails
Bilingue en anglais et en français
COMPÉTENCES DE BASE
Responsable – Est responsable de ses actions
Adaptabilité - Peut s'adapter au changement, est flexible et peut travailler dans un environnement de travail au rythme rapide
Engagement envers l'excellence - Engagement éprouvé envers la qualité et l'excelence
Compassion – Fait preuve de compassion et de patience envers les autres
Communication – Excellentes compétences en communication en français et en anglais
Prise de décision - Possède un bon jugement et des compétences en matière de prise de décision
Innovation - Est innovant et cherche des moyens de s'améliorer
Intégrité - A l'intégrité, est éthique et professionnel
Travail d'équipe - Intéragit positivement avec les autres et favorise le travail d'équipe
Axé sur le patient – Tient compte des besoins du patient et s'engage envers l'industrie
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