Analyste -Contrats et Facturation - Voyages mondiaux

Description

Appartenir à Air Canada, c'est appartenir à un symbole canadien, Air Canada récemment élue meilleur transporteur aérien en Amérique du Nord. Faites décoller votre carrière en vous joignant à notre équipe novatrice et diversifiée à l'avant-garde du transport aérien de passagers.

Air Canada, qui est classée parmi les cinq plus intéressantes sociétés pour lesquelles travailler au Canada, est à la recherche d'un analyste -Contrats et Facturation - Voyages mondiaux à son siège social de Montréal. L'Approvisionnement stratégique comprend plusieurs équipes de gestion par catégorie et un Centre d'excellence qui lui fournit du soutien.

La personne retenue sera responsable de la facturation liée aux services d'hébergement et de transport terrestre. Elle devra notamment :

• Faire l'examen des factures en vérifiant leur exactitude, leur légitimité et leur conformité avec les conditions des contrats et avec les politiques de la Société;
• Relever les anomalies et travailler à leur résolution en collaboration avec les fournisseurs;
• Fournir de l'encadrement et de la formation aux parties internes et externes sur le respect des contrats et le téléchargement des factures;
• Aider à déterminer les taux de réduction des coûts et les dates d'expiration des contrats;
• Produire des rapports pour l'équipe, notamment sur les dépenses et l'expiration des contrats;
• Soutenir la conception de nouveaux outils informatiques qui assurent la traçabilité des données et en assurer le maintien.

Elle doit posséder d'excellentes habiletés d'analyse et de perfectionnement, ainsi qu'une passion pour la collaboration avec les chaines hôtelières, les hôtels indépendants et les fournisseurs de services terrestres. Elle interagira avec les principales parties prenantes internes et les fournisseurs clés de partout dans le monde.

Elle assurera aussi, avec exactitude et ponctualité, la validation, l'approbation et le rapprochement des paiements anticipés de factures à l'aide d'outils informatiques comme SAP Ariba, Salesforce et de plateformes tierces de soutien aux audits, aux rapprochements et à la création de factures. Le souci du détail et la capacité de travailler de façon autonome sont nécessaires.

Responsabilités :

Gestion des contrats

• Résoudre de manière indépendante les litiges et problèmes complexes conformément aux ententes contractuelles et effectuer des recours hiérarchiques lorsque les litiges et les problèmes sont impossibles à résoudre.
• S'assurer que tous les contrats sont adéquatement stockés dans notre système de gestion des bases de données et dans les plateformes tierces.
• Saisir les taux exacts dans le système de rapprochement pour effectuer un audit rigoureux des factures.
• Valider les frais du programme de carte de crédit de l'entreprise (Pcard).

Gestion des dépenses

• Produire des rapports et des analyses qui offrent des aperçus des tendances et des occasions en matière de dépenses.
• Définir les paramètres de la validation des factures par rapport aux contrats.

Gestion des relations

• Fournir des conseils et des directives à suivre aux fournisseurs et aux parties prenantes internes pour la formation et le soutien des fournisseurs existants ou des nouveaux fournisseurs concernant les processus de facturation.
• Collaborer avec les parties prenantes internes et externes afin de continuer à améliorer le rapprochement, le traitement et l'analyse.
• Collaborer étroitement avec l'équipe de l'Hébergement des équipages et avec les fournisseurs tiers pour valider, sur une base mensuelle, les repos en escale et le transport entre l'aéroport et l'hôtel.
• Planifier des évaluations annuelles des activités commerciales avec les chaines hôtelières et les partenaires de voyage tiers.

Processus et outils de facturation

• Diriger et conseiller l'approbation et le traitement de factures mensuelles des équipages.
• Définir les améliorations stratégiques à apporter aux processus de facturation et les mettre en œuvre, en mettant davantage à profit l'automatisation.
• Superviser et assurer la distribution en temps voulu de tous les montants de paiement autorisés aux fournisseurs.
• Assurer le respect des procédures d'utilisation normalisées de traitement de la facturation et posséder des connaissances approfondies de tous les éléments contractuels et du système de facturation d'Air Canada.
• Participer activement aux mises à jour et aux tests du système avant le lancement de nouveaux systèmes.
• Collaborer étroitement avec les chefs de l'Approvisionnement stratégique, l'équipe de l'Hébergement des équipages, et les fournisseurs tiers afin d'examiner et de résoudre les nouvelles mises en œuvre et améliorations.

Rôle de personne ambassadrice pour l'Approvisionnement stratégique et Air Canada

• Solidifier les relations de l'Approvisionnement stratégique avec les clients internes au cours des activités d'approvisionnement.
• Communiquer et favoriser efficacement les succès de l'Approvisionnement stratégique.
• S'engager activement à apprendre les méthodes de gestion d'Air Canada.
• Chercher continuellement des occasions d'amélioration.

Qualifications

• Diplôme universitaire dans un domaine d'études pertinent (administration des affaires, comptabilité ou tout autre domaine connexe).
• Solide expérience en finances, en comptabilité et en analyse exigée.
• Capacité à travailler aussi bien de façon autonome qu'en équipe.
• Connaissance approfondie d'Excel et des autres applications de la suite Office de Microsoft. Connaissance de l'outil Salesforce, un atout.
• Excellentes habiletés pour la communication (orale et écrite), l'analyse, la négociation et la gestion de projet.
• Habileté à influencer sans autorité formelle.
• Excellentes habiletés en matière d'organisation et solide éthique de travail.
• Capacité à exécuter des tâches multiples, à travailler sous pression et à s'adapter aux changements de priorités.
• Sens aigu du professionnalisme et de la discrétion exigé.

Conditions d'emploi :

• Les candidats doivent avoir le droit de travailler dans le pays choisi au moment où un emploi leur est offert. Il incombe entièrement aux employés posant leur candidature d'obtenir les permis de travail, les visas ou toutes autres autorisationsrequises pour le poste.

Exigences Linguistiques

À compétences égales, la préférence sera accordée aux candidats bilingues.

Diversité et inclusion

Air Canada est résolument engagée en faveur de la diversité et de l'inclusion et vise à créer un milieu de travail sain, accessible et gratifiant qui met en valeur la contribution unique de nos employés au succès de notre entreprise.

En tant qu'employeur qui garantit l'égalité d'accès à l'emploi, nous encourageons les candidatures les plus diverses afin de pouvoir nous doter d'un effectif varié et représentatif de nos clients et des communautés où nous vivons et offrons nos services.

Air Canada remercie tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.