Assistant(e) de direction

Certifié un des Meilleurs lieux de travail® au Québec en 2023, GFT façonne l'avenir de l'entreprise numérique. Nous sommes reconnus comme des leaders de la transformation avec une passion pour la technologie et l'innovation. Nous fournissons des solutions durables par le biais de l'ingénierie informatique et du conseil en technologie. Nous sommes plus de 12 000 professionnels de la technologie orientés vers les solutions dans 20 pays. Au Canada, nous avons des bureaux à Toronto, Québec et Montréal.

 

Résumé du poste

Sous la responsabilité du chef des opérations, l'adjoint(e) de direction sera chargé(e) de fournir un soutien complet à l'équipe de direction, d'être un(e) partenaire stratégique pour nos dirigeants, d'anticiper de manière proactive les besoins et les problèmes, en rationalisant et organisant les emplois du temps, les déplacements et les projets de l'équipe. L'adjoint(e) de direction sera à l'écoute des opérations et des priorités du COO, facilitant les tâches et les opérations administratives en son nom.

Ce poste sera un rôle en interne dans notre bureau de la ville de Québec.

 

Responsabilités :

Adopter une approche stratégique et affirmée de la gestion des calendriers, programmer des réunions pour plusieurs dirigeants et résoudre les conflits de manière indépendante tout en accordant une grande attention à la précision et aux détails;

Coordonner et gérer les calendriers et organiser le temps de manière proactive;

Traiter rapidement et de manière proactive les demandes de renseignements et les tâches administratives confidentielles;

Aider vos cadres à entretenir des relations avec les principales parties prenantes afin d'assurer la continuité des communications et de mettre en évidence et d'exploiter les possibilités de collaboration;

Faciliter les rendez-vous, les voyages et les réservations - y compris les itinéraires de voyage complexes (au Canada et à l'étranger);

Assurer les tâches administratives quotidiennes de la direction : répondre au téléphone, gérer les contacts et la gestion quotidienne des installations de GFT;

Assister aux réunions du comité exécutif et à d'autres réunions (par exemple, réunions de direction, réunions annuelles de planification et de budget, réunions de projet) afin de recueillir des informations et d'assurer un suivi approfondi;

Participer à l'élaboration de rapports, à la collecte et à l'assimilation de données, au suivi des performances des projets, préparer les documents pour les conférences téléphoniques et les réunions, y compris les réunions trimestrielles,

Gérer tous les canaux de communication interne du chef d'entreprise et de l'équipe de direction;

Établir les rapports administratifs à l'aide de compétences avancées en Excel sur une base régulière;

Gestion des comptes de dépenses;

Préparer les PowerPoints, les ordres du jour et du matériel de réunion selon les besoins;

Autres tâches assignées;

 

Exigences :

Excellente compétences de communication en français et en anglais (oral et écrit)

Excellentes aptitudes à la résolution de problèmes et capacité à hiérarchiser les besoins de l'entreprise et à faire des compromis avec toutes les parties prenantes en conséquence;

Capacité à synthétiser l'information;

Être capable de déterminer les priorités et de faire des compromis lorsque les besoins changent;

Faire preuve de discrétion et de sensibilité à l'égard des informations confidentielles.

Avoir une bonne présentation professionnelle et être capable de faire preuve d'élégance et de sang-froid sous la pression;

 

Qualifications :

Formation : Baccalauréat en administration des affaires ou équivalent;

Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint, Teams, OneNote);

Compétences bilingues (maîtrise du français et de l'anglais) requises pour ce poste en raison des interactions avec nos collègues anglophones et dans le monde

 

Se joindre à l’équipe GFT, c’est bien plus qu’occuper un poste C’est aussi :

• Faire partie d’une entreprise humaine où le bien-être de nos professionnels est au centre de nos préoccupations;
• Une meilleure conciliation travail-vie personnelle : Six semaines de vacances,  horaires flexibles, semaines de 35h, etc.
• Avoir l’opportunité de pouvoir se spécialiser grâce à diverses formations continues et certifications;
• Des outils pour votre bien-être : Télémédecine, allocation sportive, programme d’aide aux employés (soutien psychosocial, conseils financiers et juridiques, etc.)
• Des activités sociales & sportives diversifiées;
• Un plan d’assurance individuel ou familial généreux et ce dès le jour 1 (Soins dentaires, soins visuels, spécialistes, assurance voyage, etc.);
• 13 congés fériés;
• Et bien d’autres avantages sociaux que nous nous ferons un plaisir de vous présenter.

 

Il nous ferait plaisir d’avoir la chance de collaborer avec vous et ainsi compter sur votre expertise pour assurer notre réussite. Chez GFT, tous les professionnels participent au succès de l’entreprise, car l’entreprise, c’est vous 

Déclaration sur la diversité et l’inclusion : #LaisseTonEmpreinte

La diversité est la clé d’une entreprise prospère Chez GFT, nous nous engageons à cultiver, favoriser et préserver une culture de diversité, d'équité et d'inclusion. Ainsi, notre équipe s'engage à attirer, recruter et valoriser des talents diversifiés. Nous croyons en l'authenticité, l'ouverture et le respect de tous dans nos pratiques afin de faire de GFT un milieu équitable et inclusif, où chacun trouve sa place.

 

English Text Below

Certified one of Quebec's Best Workplaces® in 2023, GFT is shaping the future of the digital enterprise. We are recognised as transformation leaders with a passion for technology and innovation. We deliver sustainable solutions through IT engineering and technology consulting. We are more than 12,000 solution-oriented technology professionals in 20 countries. In Canada, we have offices in Toronto, Quebec City and Montreal.

 

Job summary

Reporting to the Chief Operating Officer, the Executive Assistant will be responsible for providing full support to the executive team, being a strategic partner to our leaders, proactively anticipating needs and issues, streamlining and organizing the team's schedules, travel and projects. The Executive Assistant will be responsive to the COO's operations and priorities, facilitating administrative tasks and operations on his or her behalf.

This position will be an in-house role in our Quebec City office.

 

Responsibilities:

Take a strategic and assertive approach to calendar management, scheduling meetings for multiple executives and resolving conflicts independently while paying close attention to accuracy and detail;

Coordinate and manage schedules and proactively organise time;

Dealing quickly and proactively with confidential enquiries and administrative tasks;

Assist your managers in maintaining relationships with key stakeholders to ensure continuity of communication and to identify and exploit opportunities for collaboration;

Facilitate appointments, travel and bookings - including complex travel itineraries (domestic and international);

Carrying out day-to-day management administrative tasks: answering telephones, managing contacts and the day-to-day management of GFT facilities;

Attend Executive Committee and other meetings (e.g. management meetings, annual planning and budget meetings, project meetings) to gather information and ensure thorough follow-up;

Participate in the preparation of reports, data collection and assimilation, project performance monitoring, prepare documents for conference calls and meetings, including quarterly meetings,

Manage all internal communication channels for the CEO and management team;

Preparing administrative reports using advanced Excel skills on a regular basis;

Management of expense accounts;

Prepare PowerPoints, agendas and meeting materials as required;

Other duties as assigned;

 

Requirements :

Excellent communication skills in French and English (oral and written)

Excellent problem solving skills and ability to prioritise business needs and compromise with all stakeholders accordingly;

Ability to synthesise information;

Ability to prioritise and compromise when needs change;

Discretion and sensitivity to confidential information.

Have a good professional presentation and be able to demonstrate elegance and composure under pressure;

 

Qualifications :

Education: Bachelor's degree in business administration or equivalent;

Proficiency in Microsoft Office Suite (Outlook, Word, PowerPoint, Teams, OneNote);

Bilingual skills (fluent in French and English) required for this position due to interactions with our English-speaking colleagues and around the world.

 

Joining the GFT team is more than just a job It also means :

• Being part of a human company where the well-being of our professionals is at the heart of our concerns;
• A better work-life balance: six weeks' holiday, flexible working hours, 35-hour weeks, etc.
• The opportunity to specialise thanks to a range of continuing training courses and certifications;
• Tools for your well-being: Telemedicine, sports allowance, employee assistance programme (psychosocial support, financial and legal advice, etc.).
• A wide range of social and sporting activities;
• A generous individual or family insurance plan from day 1 (dental care, vision care, specialists, travel insurance, etc.);
• 13 holidays;
• And many other benefits that we would be delighted to introduce to you.

 

We look forward to working with you and relying on your expertise to ensure our success. At GFT, every professional contributes to the success of the company, because the company is you 

 

Diversity & Inclusion : #MakeyourMark

Diversity is the key to a successful company. At GFT we are committed to cultivating, fostering, and preserving a culture of diversity, equity, and inclusion. We want to work with you because of your skills and your talent regardless of your age, ethnicity, gender identity, or physical ability. We know that being a diverse, inclusive employer will help us live up to our social responsibility and make a difference.

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