Bilingual Senior Service Representative

Représentant de service sénior bilingue
Au nom de notre client dans le secteur de la vente au détail, Procom recherche un Représentant de service senior bilingue.
Représentant de service sénior bilingue - Rôle
• Le représentant de service bilingue effectuera une variété de tâches administratives et de bureau, ainsi que des tâches de gestion financière et des ressources humaines, et apportera un soutien professionnel à son gestionnaire et à ses subordonnés directs. Le rôle fournit des services généraux de bureau en veillant à ce que tous les processus administratifs et opérationnels ainsi que les normes de contrôle soient suivis, tout en cherchant à déterminer, développer et participer à la mise en œuvre des opportunités d'amélioration, contribuant ainsi au fonctionnement efficace et efficient du groupe commercial.
Représentant de service sénior bilingue - Responsabilités
Soutient l'exécution des initiatives stratégiques ; inclut le suivi des indicateurs de performance et des jalons
• Établit des relations efficaces avec les parties prenantes internes/externes
• Analyse les données et l'information pour fournir des insights et des recommandations
• Dirige la planification, la coordination et la mise en œuvre d'événements départementaux
• Fournit un soutien spécialisé et professionnel à un cadre supérieur et à ses managers seniors au sein d'un département ou groupe commercial vaste et diversifié
• Coordonne et surveille les budgets et rend compte des résultats par rapport au budget
• Fournit du coaching et du mentorat aux assistants administratifs moins expérimentés pour les aider à développer leur capacité à accomplir leurs responsabilités actuelles
• Gère et surveille les calendriers et les événements à venir
• Envoie des invitations à des réunions, réserve des salles de réunion et organise les ressources et autres exigences pour faciliter la tenue efficace des réunions
• Soutient la coordination et la mise en œuvre d'événements départementaux
• Élabore et maintient un système de classement ; garantit que les rapports d'affaires et opérationnels, les formulaires et autres documents, qu'ils soient papier ou électroniques, sont facilement accessibles
• Soutient l'élaboration de messages adaptés, pouvant inclure la rédaction, la révision et la diffusion de communications (par exemple, correspondance, présentations, politiques et procédures)
• Envoie des communications sortantes
• Répond à la ligne téléphonique centrale, répond aux demandes et résout/escalade les questions
• Traite les factures pour paiement conformément aux processus documentés, aux lignes directrices et aux accords avec les fournisseurs
• Prépare et enregistre les demandes de remboursement et les rapports du département. Suit les dépenses pour garantir qu'elles restent dans les limites du budget
• Prend des dispositions de voyage, réserve des vols/hôtels selon les besoins
• Assure la liaison avec les unités commerciales internes et les fournisseurs externes et participe à la coordination et à la mise en œuvre locale des questions liées aux locaux et aux bâtiments, notamment le personnel entrant/sortant et les sous-traitants, les déménagements, la planification des bureaux et les besoins en nouveaux meubles, tout en garantissant des interruptions minimales des activités commerciales
• Maintient l'inventaire des fournitures en vérifiant le stock pour déterminer le niveau des stocks ; anticipe les besoins en fournitures ; passe et accélère les commandes de fournitures ; vérifie la réception des fournitures
• Maintient et suit les heures supplémentaires, les demandes de permanence, les congés et les absences du personnel conformément aux directives de la Banque et/ou divisionnaires pour garantir une uniformité des droits et déterminer la disponibilité du personnel
• Coordonne les besoins en formation du personnel (recherche, réservation, annulations, confirmations, etc.)
• Collabore avec les parties prenantes internes et externes pour atteindre les objectifs commerciaux
• Organise les informations de travail pour garantir l'exactitude et l'exhaustivité
• Accomplit des tâches complexes et diverses dans le respect des règles/limites données et peut inclure le traitement des escalades provenant d'autres employés
• Analyse les problèmes et détermine les prochaines étapes
• Des tâches ou responsabilités plus larges peuvent être attribuées au besoin

Représentant de service sénior bilingue - Compétences requises
• Bilingue (parlant couramment le français et l'anglais - à l'écrit comme à l'oral)
• 3 à 5 ans d'expérience dans une fonction de soutien administratif/professionnel
• 3 ans d'expérience minimum dans le service à la clientèle et/ou 5 ans d'expérience minimum dans un rôle administratif
• Expérience Salesforce
• Maîtrise de la suite MS (Outlook, Excel, etc.)

Représentant de service sénior bilingue - Compétences souhaitées
• Expérience antérieure dans le secteur bancaire / financier
• Expérience Concur

Représentant de service sénior bilingue - Date de début
• Dès que possible
Représentant de service sénior bilingue - Durée
• 8 mois pour commencer
Représentant de service sénior bilingue - Lieu
• Hybride - Montréal
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Bilingual Senior Service Representative
On behalf of our client in the Retail sector, Procom is seeking a Bilingual Senior Service Representative.

Bilingual Senior Service Representative - Role
The Bilingual Service Representative will perform a variety of administrative and clerical tasks, financial and human resources administration and provides professional support to their manager and their direct reports. The role provides general offices services ensuring all administrative and operational processes and control standards are followed, while seeking to determine, develop, and participate in implementation of improvement opportunities, contributing to the effective and efficient operation of the business group.

Bilingual Senior Service Representative - Responsibilities
Supports the execution of strategic initiatives; includes tracking metrics and milestones
• Builds effective relationships with internal/external stakeholders
• Analyzes data and information to provide insights and recommendations
• Leads the planning, coordinating, and implementing department events
• Provides specialized and professional support to an executive and their senior managers within a large and diverse department or business group
• Coordinates and monitors budgets and reporting on results vs. budget
• Provides coaching and mentoring to more junior administrative assistants to support them in developing capability to carry out current job accountabilities
• Manages and monitors calendars and upcoming events
• Dispatches meeting invitations, books meeting rooms and arranges for resources and other requirements in support of smooth and efficient meeting facilitation
• Supports the coordination and implementation of department events
• Develops and maintains a filing system; ensures business and operational reports, forms, and other documentation, paper or electronic, are readily available
• Supports the development of tailored messaging, which may include writing, editing, and distributing communications (e.g., correspondence, presentations, policies & procedures)
• Dispatches outgoing communications
• Answers central phone line, responding to and resolving/escalating inquiries
• Processes invoices for payment in adherence with documented processes and guidelines and vendor agreements
• Prepares and logs departmental expense claims and reports. Tracks expenses to ensure they stay within budget
• Makes travel arrangements, booking flight/hotel reservations as needed
• Liaises with internal business units and external vendors and participates in the local coordination and implementation of premises and building related matters including incoming / outgoing staff and contractors, relocations, office planning and new furniture requirements while ensuring minimal interruptions to business operations
• Maintains supplies inventory by checking stock to determine inventory level; anticipating needed supplies; placing and expediting orders for supplies; verifying receipt of supplies
• Maintains and tracks overtime, on-call claims, staff vacations and absences in accordance with Bank and/or divisional guidelines to ensure consistency in entitlement and to determine staff availability
• Coordinates training requirements for staff (research, booking, cancellations, confirmations, etc.)
• Collaborates with internal and external stakeholders to deliver on business objectives
• Organizes work information to ensure accuracy and completeness
• Completes complex & diverse tasks within given rules/limits and may include handling escalations from other employees
• Analyzes issues and determines next steps
• Broader work or accountabilities may be assigned as needed

Bilingual Senior Service Representative - Must Have Skills
Bilingual (fluent in French and English - both written and verbal)
• 3-5 years of experience in an administrative/professional support function
• 3+ years of experience in customer service and/or 5+ years of experience in an administrative role
• Salesforce experience
• Proficient in MS Suite (Outlook, Excel, etc.)

Bilingual Senior Service Representative - Desired Skills
• Former banking / FI experience
• Concur experience

Bilingual Senior Service Representative - Start Date
• ASAP or 2 weeks’ notice

Bilingual Senior Service Representative - Duration
• 8 months to start

Bilingual Senior Service Representative - Location
• Hybrid– Montreal

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