Coordonnateur Ou Coordonnatrice De Bureau En Charge De La Réception

2 weeks ago

Montréal QC, Canada Innovitech Full time

Innovitech recherche un coordonnateur ou une coordonnatrice de bureau en charge de la réception.

À PROPOS D’INNOVITECH

Innovitech - In novation, V ision, Tec hnologie - a été fondé en 1989 dans le but de réunir ces trois forces vives en une seule organisation capable de faire tomber les silos entre les institutions, les entreprises, le savoir et les talents. Depuis, Innovitech est le pionnier de la culture de l’entrepreneuriat, de la R et D collaborative et du développement régional par l’innovation au Québec. Nous avons provoqué, facilité et assisté à la création de plusieurs regroupements, écosystèmes et initiatives majeures en aérospatiale, technologies médicales, sciences de la vie, technologies vertes et en développement territorial, en réunissant les entreprises, les institutions, les investisseurs et les entrepreneurs autour d’opportunités d’affaires.

SOMMAIRE DU POSTE

Sous la supervision de la Direction Talent et Culture, le rôle de coordonnateur ou de coordonnatrice de bureau en charge de la réception se divise en deux volets principaux

  • Gestion de la réception
  • Coordination et support administratif

Le titulaire du poste assurera les responsabilités suivantes pour chacun de ces volets :

Volet réception

  • Accueillir chaleureusement les visiteurs et leur offrir un excellent service.
  • Gérer les appels entrants et les acheminer adéquatement.
  • Assurer le suivi des courriels et fournir des renseignements aux intervenants au besoin.
  • Trier et distribuer le courrier.
  • Gérer les cartes d’accès et le registre des visiteurs.
  • Superviser les réservations des salles de conférence et de bureaux.
  • Maintenir l’ordre et la propreté de l’accueil et des salles de réunion avant et après les événements.
  • Coordonner les besoins logistiques pour les réunions (traiteur, équipement audiovisuel).
  • Effectuer les commandes de fournitures de bureau et les ranger à réception.
  • Réaliser les achats courants pour le bureau.
  • Veiller au respect des règles et les normes de sécurités des lieux.
  • Maintenir la propreté des locaux (salles de conférence, lounge, cuisine, lave-vaisselles).

Volet coordination de projet et support administratif

  • Communiquer avec les fournisseurs pour résoudre les problématiques liées aux services ou aux infrastructures.
  • Rechercher et évaluer des soumissions de fournisseurs tout en assurant le respect des engagements.
  • Effectuer des entrées de données relatives au budget de gestion des bureaux et surveiller les coûts.
  • Participer aux formations sur les mesures d’urgence et contribuer à leur mise en œuvre.
  • Mettre à jour les documents de santé et sécurité au travail et appliquer les bonnes pratiques CNESST.
  • Coordonner les espaces y compris les attributions des bureaux aux employés.
  • Contribuer aux projets d’amélioration des bureaux et à l’inventaire des actifs.
  • Participer à l’intégration des nouveaux employés et à l’organisation d’événements internes.

Support à l’équipe Talent et Culture

  • Assister dans le processus de recrutement (affichage de postes, tri de CV, organisation d’entrevues, suivis).
  • Maintenir la conformité des dossiers employés.
  • Soutenir l’organisation des formations pour les employés.
  • Rédiger et mettre à jour divers documents (communiqués, annonces, contrats).
  • Collaborer à l’amélioration des processus, procédures et outils promotionnels.
  • Participer à la gestion documentaire, au classement et à l’archivage.
  • Contribuer à des initiatives de communication et de marketing internes (tâches spécifiques à déterminer).

COMPÉTENCES REQUISES

EXPÉRIENCE PERTINENTE

  • Minimum de trois (3) ans d’expérience dans un rôle similaire.

FORMATION

  • Formation en bureautique ou toute autre formation jugée pertinente.
  • Formation universitaire en administration ou dans un domaine connexe (atout).

HABILETÉS REQUISES

  • Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
  • Bonne maîtrise de la suite MS Office.
  • Familiarité avec les médias sociaux.
  • Approche orientée solution et proactivité.
  • Sens du service à la clientèle exemplaire.
  • Grande capacité d’organisation et aptitude à gérer plusieurs priorités simultanément.
  • Esprit d’analyse et bon jugement.
  • Solides compétences en communication.

Date d’entrée en fonction :
immédiate

CONDITIONS DE TRAVAIL

Innovitech offre des conditions d’emploi des plus compétitifs :

  • Les vendredis sont des demi-journées du 3 e vendredi du mois de mai au 2 e vendredi d’octobre inclusivement;
  • 3 semaines de vacances
  • Congé payé entre Noël et le lendemain du Jour de l’an;
  • Banque de 10 jours maladie/journées personnelles;
  • Programme d’assurances collectives et ce dès l’entrée en fonction;

  • Fond de santé de 500$ pour le sport ou compléter son équipement de télétravail;
  • Rabais de transport collectif , carte opus de 50%;
  • Programme d’aide aux employés et incluant la télémédecine;
  • REER collectif et RPDB 2%;
  • Plusieurs comités (social, santé et mieux-être, comité durable) pour créer un environnement de travail correspondant aux valeurs de l’entreprise et de ses employés.

Si ce poste vous intéresse, veuillez transmettre votre curriculum vitae à :
rh@innovitech.com

Seules les candidatures retenues seront contactées .

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