Gestionnaire de bureau Montréal

4 weeks ago

Montréal QC, Canada Upgrade, Inc. Full time

À propos du rôle:

Nous recherchons un·e Gestionnaire de Bureau pour rejoindre notre bureau dynamique et en pleine croissance à Montréal, Canada. Tu seras le cœur de notre espace de travail, en t'assurant que tout fonctionne de manière fluide et efficace. Ton rôle couvrira un large éventail de responsabilités, comprenant entre autres les tâches administratives, l'organisation d'événements dans divers lieux, l'évaluation des besoins de maintenance et la supervision de l'entretien général du bureau, ainsi que la prise en charge de tâches supplémentaires qui se présenteront à toi. Ce poste est parfait pour quelqu'un qui est très organisé·e, attentif·ve aux détails et qui aime porter plusieurs chapeaux

Responsabilités:

  • Superviser le fonctionnement du bureau physique, conformément aux politiques et procédures établies
  • Améliorer l'aspect général du bureau, les installations et l'expérience des employés en créant ou en mettant à jour les processus et procédures nécessaires, conformément aux valeurs de l'entreprise et à la législation locale
  • Prendre l'initiative de trouver des moyens d'améliorer les processus actuels et d'introduire de nouvelles idées concernant la logistique, l'administration, ou le fonctionnement du bureau
  • Jouer un rôle dans la promotion d'une culture de bureau positive, y compris organiser des activités virtuelles et en personne, des célébrations pour les jours fériés nationaux et les étapes importantes des employés, et assurer un environnement de travail sain et sécuritaire
  • Rechercher, planifier et exécuter des événements pour notre équipe canadienne - dîner hebdomadaires, 5 à 7, fêtes de fin d'année et d'été, etc. Cela peut impliquer des déplacements
  • Gérer l'inventaire des collations, boissons, articles promotionnels et fournitures de bureau
  • Rechercher, intégrer et gérer les fournisseurs du bureau et le budget (plantes, articles promotionnels, fournitures, collations et boissons, etc), en liaison avec le département comptable pour la facturation et le traitement des paiements
  • Déterminer comment et quand interagir avec le gestionnaire du bâtiment pour coordonner les tâches de maintenance et de réparation du bureau et assurer un environnement de travail propre et sécuritaire
  • Fournir un soutien administratif à l'équipe des Ressources Humaines et à d'autres départements selon les besoins, aidant à mettre en place les opérations et à soutenir la croissance de l'entreprise
  • Gérer l'accueil selon les besoins, accueillir les visiteurs, répondre aux demandes des employés et recevoir les livraisons
  • Traduire divers documents et communications entre l'anglais et le français et s'assurer que nous respectons les normes de conformité établies par l'Office québécoise de la langue française (OQLF)

Exigences:

  • 2 ans d'expérience ou plus en administration ou dans un rôle similaire
  • Un diplôme de bachelier·ère est préférable
  • Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles
  • Grande capacité à gérer les urgences avec un excellent suivi
  • Proactif·ve, motivé·e et capable de travailler dans un environnement rapide
  • Attitude positive et bon sens de l'humour
  • Maîtrise de la suite Google et d'autres logiciels de gestion de bureau
  • Capacité à voyager
  • Capacité à soulever 10 kilogrammes
  • Bilingue - français/anglais (vous ferez partie d'une équipe basée à San Francisco, mais vous collaborerez étroitement avec l'équipe RH à Montréal.)

About the Role:

We are looking for an Office Manager to join our vibrant, growing office in Montreal, Canada. You'll be the heartbeat of our workspace, ensuring everything runs smoothly and efficiently. Your role will encompass a broad range of responsibilities, including administrative tasks, organizing events in various locations, assessing maintenance needs, and overseeing general office upkeep, as well as tackling additional duties that come your way. This role is perfect for someone who is highly organized, detail-oriented, and enjoys wearing many hats

What You'll Do:

  • Oversee the operation of the physical office, in compliance with established policies and procedures
  • Elevate the overall office appearance, facilities, and employee experience by creating or updating necessary processes and procedures in line with company values and local legislation
  • Take initiative to find ways to improve the current processes and introduce new ideas concerning logistics, administration, or how the office operates
  • Play a role in fostering a positive office culture, including organizing virtual and in-person activities, celebrations for national holidays and employee milestones, and ensuring a healthy and safe work environment
  • Research, plan, and execute events for our Canadian team - weekly lunch, happy hours, holiday and summer parties, etc. This may involve travel
  • Manage the inventory for office snacks, drinks, swag, and office supplies
  • Research, onboard, and manage office vendors and budget (plants, swag, supplies, snacks & beverages, etc), liaising with the accounting department on invoicing and processing payments
  • Determine how and when to interface with the property manager to coordinate office maintenance and repair tasks and ensure a clean and safe working environment
  • Provide administrative support to People Ops and other departments as required, helping streamline operations and support company growth
  • Manage front desk as required, greeting visitors, dealing with employee inquiries, and receiving deliveries
  • Translate a variety of documents and communications between English and French and ensure we meet the compliance standards set by the Office québécoise de la langue française (OQLF)

What We Look For:

  • 2+ years experience in administration or a similar role
  • Bachelor's degree preferred
  • Excellent communication and interpersonal skills
  • Strong sense of urgency and excellent follow-through skills
  • Proactive, driven, and ability to work in a fast-paced environment
  • Positive attitude and sense of humor
  • Proficiency in Google Suite and other office management software
  • Ability to travel
  • Ability to lift 10 Kilograms
  • Bilingual - French/English
#J-18808-Ljbffr

  • Gestionnaire de bureau, Montréal

    4 weeks ago

    Montréal, QC, Canada OVHcloud Full time

    Au sein de votre équipe #OneTeam • Vous êtes responsable de toutes les missions reliées à la gestion de bureau ainsi qu’à la vie du bureau de Montréal (environ 145 personnes). • Vous êtes garant.e de faire rayonner les valeurs OVHCloud auprès de nos collaborateurs (employés) et vous supportez notre équipe RH dans diverses tâches...

  • Commis de Bureau

    4 days ago

    Montréal, Canada Ville de Montréal Full time

    **Titre d'emploi** Commis de bureau **Organisation** Service de l'environnement / Division du contrôle des rejets et suivi environnemental **Destinataires** **Type d'emploi à pourvoir** Emploi temporaire **Période d'inscription** Du 15 au 22 mai 2024 **Salaire** **Échelle salariale (2024) : 30 015 $ à 41 683 $ | Groupe de traitement :...

  • Commis de Bureau

    1 month ago

    Montréal, Canada Ville de Montréal Full time

    -Titre d'emploi -Commis de bureau -Organisation -Service de l'expérience citoyenne et des communications -Destinataires Type d'emploi à pourvoir -Banque d'heures -Période d'inscription -Du 23 au 29 mars 2023 -Salaire **Taux horaire 16,10$ | Groupe de traitement: 12-002 Avis de modification **Catégorie d'emploi**:Employé(e) de bureau, soutien...

  • Agent(E) de Bureau

    6 days ago

    Montréal, Canada Ville de Montréal Full time

    **Titre d'emploi** Agent(e) de bureau **Organisation** Service des affaires juridiques / Direction des poursuites pénales et criminelles / Division des procédures judiciaires **Destinataires** **Type d'emploi à pourvoir** Emploi temporaire **Période d'inscription** Du 14 au 21 mai 2024 **Salaire** **Échelle salariale (2024) : 40 172 $ à 54...

  • Commis de Bureau

    6 days ago

    Montréal, Canada Ville de Montréal Full time

    -Titre d'emploi -Commis de bureau -Organisation -Service des affaires juridiques / Direction des projets spéciaux, du soutien général et service à la clientèle / Division de la perception des amendes / Section mesures particulières d'exécution -Destinataires Type d'emploi à pourvoir -Emploi temporaire -Période d'inscription -Du 13 au 19 juin...

  • Agent(E) de Bureau

    1 month ago

    Montréal, Canada Ville de Montréal Full time

    -Titre d'emploi -Agent(e) de bureau -Organisation -Service de police de la Ville de Montréal / Direction des enquêtes criminelles / Service des enquêtes criminelles / Enquêtes criminelles Est -Destinataires Type d'emploi à pourvoir -Emploi temporaire -Période d'inscription -Du 22 au 28 mars 2023 -Salaire **Échelle salariale (2023): 39 326 $ à 53...

  • Agent(E) de Bureau

    6 days ago

    Montréal, Canada Ville de Montréal Full time

    -Titre d'emploi -Agent(e) de bureau -Organisation -Arrondissement de Rosemont-La Petite-Patrie / Direction de l'entretien, de la signalisation écrite et du marquage de la chaussée -Destinataires Type d'emploi à pourvoir -Emploi temporaire -Période d'inscription -Du 24 au 30 janvier 2023 -Salaire **Échelle salariale (2023): 39 326 $ à 53 286 $ |...

  • Agent(E) de Bureau

    1 month ago

    Montréal, Canada Ville de Montréal Full time

    -Titre d'emploi -Agent(e) de bureau -Organisation -Service des affaires juridiques / Direction des poursuites pénales et criminelles / Division des procédures judiciaires -Destinataires Type d'emploi à pourvoir -Emploi temporaire -Période d'inscription -Du 23 février au 1er mars 2023 -Salaire **Échelle salariale (2023): 39 326 $ à 53 286 $ | Groupe...

  • Commis de Bureau

    6 days ago

    Montréal, Canada Ville de Montréal Full time

    -Titre d'emploi -Commis de bureau -Organisation -Service des affaires juridiques / Division du greffe / Section du greffe -Destinataires Type d'emploi à pourvoir -Emploi temporaire -Période d'inscription -Du 21 au 27 mars 2023 -Salaire **Échelle salariale (2023): 29 383 $ à 40 806 $ | Groupe de traitement: 12-002** -Avis de modification **Catégorie...

  • Agent(E) de Bureau

    6 days ago

    Montréal, Canada Ville de Montréal Full time

    -Titre d'emploi -Agent(e) de bureau -Organisation -Service de police de la Ville de Montréal / Direction des enquêtes criminelles / Service spécialisé en enquêtes criminelles / Équipes en renseignement spécialisé / Module du soutien, volet SARC -Destinataires Type d'emploi à pourvoir -Emploi temporaire -Période d'inscription -Du 13 au 19 juin...

  • Agent(E) de Bureau

    1 month ago

    Montréal, Canada Ville de Montréal Full time

    -Titre d'emploi -Agent(e) de bureau -Organisation -Service de police de la Ville de Montreal / Direction de l'Intégrité et des normes professionnelles / Formation / Développement des personnes -Destinataires Type d'emploi à pourvoir -Poste vacant permanent (col blanc) -Période d'inscription -Du 15 au 21 juin 2023 -Salaire **Échelle salariale (2023):...

  • Agent(E) de Bureau

    4 weeks ago

    Montréal, Canada Ville de Montréal Full time

    **Titre d'emploi** Agent(e) de bureau **Organisation** Arrondissement de Rivière-des-Prairies-Pointe-aux-Trembles / Direction des services administratifs et du greffe / Division des ressources financières et matérielles **Destinataires** **Type d'emploi à pourvoir** Emploi temporaire **Période d'inscription** Du 3 au 9 novembre...

  • Agent(E) de Bureau

    6 days ago

    Montréal, Canada Ville de Montréal Full time

    -Titre d'emploi -Agent(e) de bureau -Organisation -Service des affaires juridiques / Direction des services judiciaires / Division soutien et processus - Affaires juridiques / Section du soutien général -Destinataires Type d'emploi à pourvoir -Emploi temporaire -Période d'inscription -Du 21 au 27 février 2023 -Salaire **Échelle salariale (2023): 39...

  • Agent(E) de Bureau

    1 month ago

    Montréal, Canada Ville de Montréal Full time

    -Titre d'emploi -Agent(e) de bureau -Organisation -Service des ressources humaines / Direction de l'attraction et l'acquisition de talents / Division de la dotation sécurité publique -Destinataires Type d'emploi à pourvoir -Emploi temporaire -Période d'inscription -Du 18 au 25 mai 2023 -Salaire **Échelle salariale (2023): 39 326 $ à 53 286 $ | Groupe...

  • Agent(E) de Bureau

    6 days ago

    Montréal, Canada Ville de Montréal Full time

    **Titre d'emploi** Agent(e) de bureau **Organisation** Montréal-Nord / Direction des travaux publics **Destinataires** **Type d'emploi à pourvoir** Banque d'heures **Période d'inscription** Du 31 octobre au 6 novembre 2023 **Salaire** **Taux horaire: 21,53 $ | Groupe de traitement : 12-005** **Avis de modification** **Catégorie...

  • Agent(E) de Bureau

    4 weeks ago

    Montréal, Canada Ville de Montréal Full time

    **Titre d'emploi** Agent(e) de bureau **Organisation** Service des finances / Direction des revenus / Division de la perception et des encaissements / Section perception autres revenus et procédures **Destinataires** **Type d'emploi à pourvoir** Emploi temporaire **Période d'inscription** Du 22 au 28 mars 2024 **Salaire** **Échelle salariale...

  • Agent(E) de Bureau

    4 weeks ago

    Montréal, Canada Ville de Montréal Full time

    -Titre d'emploi -Agent(e) de bureau -Organisation -Arrondissement de Saint-Laurent / Division des communications et des relations avec les citoyens / Section du service à la clientèle -Destinataires Type d'emploi à pourvoir -Emploi temporaire -Période d'inscription -Du 16 au 23 mai 2023 -Salaire **Échelle salariale (2023) : 39 326 $ à 53 286 $ |...

  • Agent(E) de Bureau

    1 month ago

    Montréal, Canada Ville de Montréal Full time

    **Titre d'emploi** Agent(e) de bureau **Organisation** Arrondissement de Saint-Laurent / Direction des travaux publics / Section soutien général **Destinataires** **Type d'emploi à pourvoir** Emploi temporaire **Période d'inscription** Du 18 au 24 avril 2024 **Salaire** **Échelle salariale (2024) : 40 172 $ à 54 432 $ | Groupe de traitement :...

  • Agent(E) de Bureau

    7 days ago

    Montréal, Canada Ville de Montréal Full time

    -Titre d'emploi -Agent(e) de bureau -Organisation -Arrondissement de LaSalle / Direction de la culture, des sports, des loisirs et du développement social / Division de la gestion des installations, des sports et loisirs -Destinataires Type d'emploi à pourvoir -Emploi temporaire -Période d'inscription -Du 25 août au 4 septembre 2023 -Salaire **Échelle...

  • Agent(E) de Bureau

    4 weeks ago

    Montréal, Canada Ville de Montréal Full time

    -Titre d'emploi -Agent(e) de bureau -Organisation -Service de l'approvisionnement / Direction acquisition / Division expérience client et pratiques / Section expérience client -Destinataires Type d'emploi à pourvoir -Emploi temporaire -Période d'inscription -Du 14 au 20 juillet 2023 -Salaire **Échelle salariale (2023): 39 326 $ à 53 286 $ | Groupe de...