Coordonnateur/Coordonnatrice gouvernance, direction, équipe

Et si vous rejoigniez la table de la grande famille Olo ?

Souhaitez-vous mettre tous vos talents à briser le cycle des inégalités alimentaires ?

Êtes-vous ce futur ou cette future collègue à la fois bienveillant et professionnel, qui aimez les gens, êtes doué pour capter, rédiger et faire circuler l’information ?

Un défi à saveur unique

Relever ce défi c’est à se positionner au cœur de l’organisation et œuvrer à ce que chaque membre du conseil, de l’équipe ou de la direction puisse apporter une contribution optimale à l’organisation. Ceci implique d’être accueilli et de poursuivre son implication dans des conditions idéales au fil des mandats et des années. Face au conseil, les responsabilités du poste sont réfléchies pour favoriser une saine gouvernance, l’efficience des rencontres, l’engagement et la reconnaissance dans un contexte d’engagement bénévole. Par rapport à l’équipe, la préoccupation pour la santé et le mieux-être de l’organisation vient teinter ce poste et son évolution. Entre les deux, le rôle joué auprès de la directrice générale et du comité de direction apporte une fluidité dans un partage d’information qu’on veut efficace, agile, respectueux et mobilisant.

Une mission essentielle, une vision ambitieuse

À la Fondation Olo, nous sommes riches d’une diversité d’expertises et de points de vue et unis devant une mission qui nous est chère : donner une chance égale aux familles de mettre au monde un bébé en santé et d’adopter de saines habitudes alimentaires tôt dans la vie. S’y ajoute une vision ambitieuse : devenir la référence en alimentation dans les 1000 premiers jours par notre expertise et notre capacité de mobiliser les acteurs qui ont le pouvoir d’abaisser les barrières à la saine alimentation pour les familles.

Une équipe bienveillante et engagée

C’est autour de valeurs fortes - équité, prévention, collaboration, rigueur et empathie – que se développe l’équipe de la Fondation Olo. Chaque membre est un ingrédient des succès collectifs, un artisan de la crédibilité de l'organisation. Dans cet univers à la fois complexe, coloré, changeant, inspirant et intrinsèquement humain, la collaboration et la complémentarité des expertises s’avèrent incontournables. Ceci explique un parti pris pour la gestion transversale, une approche des relations de travail basée sur la souplesse et le professionnalisme et la recherche constante d’un équilibre entre les aspirations et le bien-être individuels et ceux du groupe.

Vos principales responsabilités

• Soutenir l’exercice de la gouvernance en assurant la tenue, l’efficience et la convivialité des rencontres et en apportant sa contribution à l’exercice de certaines fonctions;
• Planifier les rencontres du conseil d’administration et des comités : assister la directrice générale dans la préparation des ODJ et des documents ; collaborer avec les autres directeurs et directrices pour rassembler, finaliser et rendre disponible la documentation ; s’approprier l’agenda, démarrer les documents ; assurer la logistique et la production des comptes-rendus et procès-verbaux;
• Organiser l’Assemblée générale annuelle en collaboration avec la direction des communications;
• Tenir à jour et améliorer la plate-forme SharePoint destinée aux membres du conseil d’administration;
• Participer à la surveillance et à l’identification des risques et des opportunités ; faciliter les exercices d’autoévaluation de la gouvernance ; participer à des activités de reconnaissance;
• Accueillir les nouveaux administrateurs et administratrices ; actualiser les informations sur la composition du conseil ; assurer tout suivi individuel requis avec un administrateur ou administratrice;
• Exercer toutes les responsabilités qui précèdent en mettant à profit l’information obtenue à travers le soutien offert à la directrice générale et au comité de direction ; faire les liens et anticiper les suivis;
• Faire équipe avec la direction générale pour gagner en efficience, en fluidité et en plaisir;
• Développer des méthodes de travail communes qui impliquent un accès à l’agenda, aux courriels, aux contacts pour faciliter les suivis au quotidien ; anticiper les tâches imminentes ou à planifier et proposer des façons d’y donner suite;
• Participer au comité de direction ; débuter les ODJ ; anticiper des sujets à traiter en recourant à sa connaissance des priorités du conseil ou des comités et à l’imminence des rencontres d’équipe ; sonder les directeurs quant aux points qu’ils souhaitent aborder ; assurer la prise de notes et des suivis;
• Concourir à la réussite de l’équipe en créant les conditions favorables à la collaboration, à l’atteinte des objectifs communs et au bien-être individuel;
• Prendre en charge la logistique des rencontres d’équipe (alternance entre le virtuel et le présentiel) et jouer un rôle de premier plan dans la préparation du contenu de ces rencontres;
• Développer une relation privilégiée avec la directrice responsable des ressources humaines pour exercer des responsabilités en ressources humaines telles que : participer à la mise à jour du Manuel des pratiques en ressources humaines « Équipe Olo », planifier le déroulement des entrées en poste et participer à l’accueil des nouveaux employés, participer à l’élaboration et à l’évolution de pratiques en matière de reconnaissance, veiller à l’approvisionnement en fournitures, surveiller l’état des espaces de travail, coordonner les processus visant la reconnaissance à titre d’Entreprise en santé et Concilivi ; en fonction des développements, assurer la tenue, la communication et l’évaluation d’activités santé et du mieux-être au travail (SMET) et coordonner les activités d’un comité interne SMET, donner vie à des initiatives qui renforcent l’esprit d’équipe ; faire partie du comité social;
• Sur une base plus ponctuelle, offrir son aide pour faire face aux périodes de pointe ainsi qu’aux événements prévus et imprévus.

Vos principales forces pour le poste (et les nôtres☺ )

• Diplôme technique ou universitaire dans une discipline pertinente;
• 5 à 8 années d’expériences;
• Expérience en soutien à la gouvernance et à la direction générale;
• Expérience en soutien à la gestion des ressources humaines ;
• Discrétion, éthique, professionnalisme;
• Capacité d’anticipation;
• Facilité à assurer une circulation adéquate de l’information;
• Polyvalence;
• Sens du groupe et intérêt pour les personnes;
• Excellentes compétences rédactionnelles ; français impeccable, anglais fonctionnel;
• Connaissances informatiques et capacité de s’adapter à de nouveaux logiciels ou environnements;
• Liste montée à partir des attributs personnels recherchés.

Votre futur milieu de travail

• Une équipe rayonnante de bientôt plus de 20 personnes cumulant des expertises variées (ex. nutrition, communications, philanthropie, gestion de projets, finance, logistique, etc.) et réunies autour d’une même cause;
• Une ambiance chaleureuse (ce n’est pas pour rien qu’à la Fondation Olo, les Ressources Humaines ont été renommées les Ressources Heureuses) dans nos espaces de travail au centre-ville avec une alternance de télétravail et de travail au bureau (3 jours-2 jours);
• Une gestion plus matricielle que hiérarchique; une posture de coaching;
• Une dynamique au travail qui repose sur le professionnalisme, la maturité, le jugement et la réciprocité;
• L’accès à de la formation continue ; des apprentissages par les pairs dans des disciplines connexes;
• Un parti pris pour la conciliation Famille-Travail et la santé et le mieux-être reconnu par le sceau Concilivi ( et l’adhésion à la démarche Entreprise en santé;
• Beaucoup de conversations témoignant de notre propre adhésion à ce qu’on prône : le plaisir de bien manger, cuisiner et manger ensemble

Des éléments de notre offre

• Un poste permanent à temps plein;
• Un horaire de 35 h/semaine en alternance entre la maison et le bureau (À l’occasion, être disponible à travailler en dehors des heures régulières de bureau);
• La flexibilité d’horaire dans la journée et dans la semaine;
• La possibilité d’avoir un horaire réduit estival de 4 jours par semaine;
• Des avantages compétitifs : assurances vie, invalidité, maladie et dentaire, régime de retraite simplifié, programme d’aide aux employés, télémédecine;
• Du temps : des congés personnels et d’autres pour force majeure ; un congé automatique autour des Fêtes; quatre semaines de vacances au terme du premier exercice complet.