Agent·e de bureau

L’Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec a le mandat de protéger le public, et à ce titre, l’Ordre encadre l’exercice et veille au développement professionnel de ses membres.

L’Ordre est à la recherche d’une personne qui pourra se joindre à l’équipe de la direction des affaires juridiques, de

la direction générale et de la direction de la profession de thérapeute conjugal.e et familial.e.

L’Ordre offre un milieu de travail humain, harmonieux, professionnel et stimulant.

AGENT.E DE BUREAU (poste de 35 heures par semaine)

DIRECTION DES AFFAIRES JURIDIQUES (21 heures)

DIRECTION GÉNÉRALE ET DIRECTION T.C.F. (14 heures)

Description sommaire du poste

Sous la supervision du directeur des affaires juridiques et secrétaire de l’Ordre

Direction des affaires juridiques

La personne titulaire du poste effectue des tâches reliées à la gestion du Tableau (des membres) de l’Ordre. Elle est

notamment chargée de la saisie de données dans la base de données ou dans les autres outils de gestion utilisés par

l’Ordre et de la production de rapports à même ces outils. La personne a également pour fonction de réaliser le travail administratif qui lui est confié par le personnel professionnel de la direction.

Direction générale et direction T.C.F.

La personne titulaire du poste apporte son soutien administratif à la direction générale, notamment pour

l’organisation des séances du Conseil d’administration et de l’assemblée générale annuelle. De plus, la personne

apporte un soutien administratif au directeur de la profession de T.C.F.

Principales responsabilités

Direction des affaires juridiques

Tableau de l’Ordre, registre des bénéficiaires de droits acquis et registre des sociétés

• Assurer la mise à jour de façon continue du Tableau de l’Ordre par le traitement informatique et administratif de transactions relatives aux dossiers des membres :
• - Traitement des décisions disciplinaires et administratives afin de saisir l’information dans la base de données de l’Ordre pour qu’elle soit portée au dossier des membres visés (inscription des sanctions disciplinaires et des mesures administratives, gestion des radiations temporaires);
• - Envoi de lettres aux membres les informant de l’application des sanctions ou mesures les concernant;
• Assurer le traitement informatique et administratif de transactions relatives aux dossiers des bénéficiaires de droits acquis et des membres autorisés à exercer leurs activités professionnelles au sein d’une société;
• Communiquer avec l’Ordre des psychologues du Québec relativement aux décisions, sanctions et mesures affectant les titulaires du permis de psychothérapeute;
• Traiter les demandes de vérification du droit d’exercice et émission des attestations de membres en règle;
• Répondre aux demandes de renseignements internes et externes.

Suivi des stages de perfectionnement

• Assurer le traitement informatique des décisions imposant des cours ou des stages de perfectionnement aux membres de l’Ordre;
• Acheminer les lettres de rappel et de suivi aux membres s’étant fait imposer un cours ou un stage de perfectionnement;
• Répondre aux demandes de renseignements internes et externes.

Gestion des avis de cessation d’exercice des membres

• Assurer le traitement informatique et administratif des avis de cessation d’exercice des membres de l’Ordre et des avis de cession de leurs dossiers;
• Répondre aux demandes de renseignements internes et externes.

Secrétariat du Conseil de discipline

• Faire le suivi de la publication des décisions auprès de la SOQUIJ et de CanLII et les démarches auprès des organismes en cas de non-publication;
• Préparer, sur instruction du secrétaire du Conseil de discipline, les avis d’audition selon un calendrier établi, les listes de déboursés à jour dans chaque dossier;
• Transcrire les procès-verbaux des auditions et transcrire de courtes décisions;
• Afficher les rôles d’audience;
• Vérification de la facturation des fournisseurs du greffe disciplinaire;
• Afficher sur le site Internet de l’Ordre les avis de radiation, limitation, suspension, révocation et suivi après affichage;
• Assurer la réception des demandes de renseignements internes et externes.

Autres tâches

• Produire divers rapports statistiques qui relèvent de sa compétence relativement aux activités de la direction des affaires juridiques ainsi qu’aux activités des comités dont le secrétariat est assuré par cette direction;
• Assermenter les personnes qui témoignent devant un comité ou auxquelles il est demandé de faire une déclaration écrite sous serment;
• Collaborer à l’élaboration et au maintien à jour des procédures relatives aux tâches qui lui sont confiées;
• Soutenir la préparation des documents pour les élections au Conseil d’administration;
• Remplacer l’adjointe de direction aux affaires juridiques et au Bureau du syndic lors d’absence;
• Effectuer toute autre tâche connexe demandée par le directeur des affaires juridiques et secrétaire de l’Ordre, la conseillère juridique et secrétaire adjointe de l’Ordre ou la secrétaire du Conseil de discipline.

Direction générale

• Apporter son soutien administratif en collaborant avec l’adjointe exécutive :
• - Dans l’organisation des séances du CA (préparation des documents reçus, révision linguistique de la documentation sur demande, mise à jour du tableau de résolutions du Conseil d’administration, commande auprès du traiteur, préparation et rangement de la salle pour les repas, etc.)
• - À la préparation des documents pour l’assemblée générale annuelle;
• - Au classement de la documentation papier et informatisée;
• - Pour la vérification des comptes de dépenses reçus pour approbation;
• - Dans la mise à jour du registre des comités de l’Ordre;
• - Effectuer toute autre tâche connexe demandée par la directrice générale ou l’adjointe exécutive.

Direction de la profession de thérapeute conjugal.e et familial.e

• Apporter son soutien administratif à la direction :
• - Faciliter la collaboration et la communication transversale entre cette direction et les autres directions de l’Ordre;
• - Apporter un soutien pour la planification d’événements et de rencontres pour la profession de T.C.F.;
• - Apporter un soutien à l’élaboration ou la mise à jour de documents et à la classification de la documentation électronique;
• - Vérifier et tenir à jour les tableaux de bord de candidats à la profession et de membres T.C.F.;
• - Effectuer toute autre tâche connexe demandée par le directeur de la profession de T.C.F.

Compétences et qualités recherchées

• Habileté à saisir les besoins du client et à entreprendre les actions nécessaires pour y répondre et à entretenir une relation harmonieuse;
• Aptitude à rester calme et en contrôle dans des situations inconfortables et/ou exigeantes;
• Faire preuve de diplomatie et habileté à communiquer et agir de manière courtoise et avec tact;
• Capacité de collaborer avec ses collègues et de travailler collectivement vers un objectif commun.
• Habileté à soutenir ses collègues lorsqu’ils font face à des difficultés.
• Capacité de travailler efficacement dans un milieu structuré où il y a plusieurs règles établies.
• Capacité d’organiser son travail, de gérer son temps, d’établir ses priorités et respecter les échéanciers;
• Habileté à assumer ses décisions et ses comportements. Capacité d'être fiable et de réaliser ses engagements en étant soucieux de livrer un travail de qualité;
• Habileté à ne pas divulguer de l'information confidentielle ou sensible.
• Capacité de transmettre l’information écrite et habileté à rédiger de manière compréhensible;

Formation et expérience

• Diplôme de fin d’études secondaires et formation pertinente en secrétariat ou diplôme d’études professionnelles en secrétariat;
• Formation en secrétariat juridique, un atout;
• Au moins trois (3) à cinq (5) ans d’expérience dans un poste comportant des responsabilités similaires;
• Excellente connaissance de la suite Microsoft Office 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.);
• Expérience appropriée dans le travail de bureau, notamment dans la saisie de données;
• Maîtrise de la langue française;
• Expérience au sein d’un ordre professionnel ou d’une organisation similaire, un atout.

Information additionnelle

Lieu de travail

Siège social de l’Ordre, à quelques pas de la station de métro Crémazie, télétravail, mode hybride

Nature du poste

Permanent à temps complet, 35 heures par semaine

Échelle salariale

47 909$ à 71 863$

Avantages sociaux

La politique de gestion des ressources humaines et la politique de télétravail de l’OTSTCFQ en vigueur

permettent une belle conciliation travail-famille-vie personnelle.

• Quatre (4) semaines de vacances par année et deux (2) semaines rémunérées lors de la fermeture de l’Ordre pour la période des fêtes (incluant les fériés et les congés personnels);
• Treize (13) jours fériés;
• Dix (10) congés de maladie ou responsabilités familiales monnayables;
• Jusqu’à huit pour cent (8%) en contribution à un REER collectif après six (6) mois;
• Travail hybride, présence au bureau entre quatre (4) et huit (8) jours par mois;
• Assurance collective payée à cinquante pour cent (50 %) par l’employeur dès le premier jour à l’emploi.

De plus, vous y trouverez une ambiance de travail humaine et chaleureuse.

Date d’entrée en fonction

Juin 2024

Le titre à l’interne peut être différent de celui de l’affichage du poste

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus

tard le 26 mai 2024 à l’attention de Mme Stéphanie Simard à rh@otstcfq.org.