Directeur(trice) Exécutif(ive) de la Fondation du Collège Heritage

SOMMAIRE DU POSTE :

Contexte
Le ou la directeur(trice) exécutif(ive) de la Fondation du Cégep Heritage College travaille sous la direction du conseil d'administration et de son comité exécutif. Ce poste, en collaboration avec le conseil et ses comités et avec leur appui, vise fondamentalement à soutenir et à faire croître la Fondation en établissant, en maintenant et en supervisant des fonctions administratives et financières efficaces, tout en poursuivant et en appuyant les initiatives de collecte de fonds existantes et nouvelles à l'appui de la réussite des étudiant(e)s.

Rôle et responsabilités
Dans un environnement dynamique, le ou la directeur(trice) exécutif(tive) travaille en étroite collaboration avec le (la) président(e), le comité exécutif, les comités, les bénévoles, les directeur(trice)s du Collège, les employé(e)s du Collège et les étudiant(e)s. En plus de gérer les opérations quotidiennes du bureau de la Fondation, cette personne appuie le conseil d'administration et ses comités dans les plans et l'exécution de tous les aspects des opérations de la Fondation : gouvernance, administration, finances, communications, relations publiques, collecte de fonds, coordination des bénévoles, gestion et reconnaissance des donateur(trice)s.

Le ou la directeur(trice) exécutif(tive) travaillera à partir d'un bureau situé au Cégep Heritage College. Des possibilités de travail à distance peuvent toutefois être envisagées une fois la période de probation complété.

TÂCHES : Plus précisément, le ou la directeur(trice) exécutif(tive) s'acquitte des responsabilités suivantes:

Gouvernance du conseil d'administration

• Agit à titre de conseiller(ère) auprès du conseil d'administration en ce qui concerne l'élaboration des politiques, les opérations et les initiatives;
• Veille à ce que toutes les propositions ou activités soient correctement préparées pour examen par le(s) comité(s) approprié(s)ou le conseil d'administration de la Fondation. Supervise l'exécution des initiatives adoptées;
• Assiste et participe aux réunions de la haute direction et à toutes les réunions du conseil d'administration; peut assister aux réunions en tant que membre d'office sans droit de vote (par la nature du poste occupé) de tous les comités de la Fondation. Sur demande, peut être appelé(e) à appuyer le travail des membres de la haute direction ainsi que la direction du comité;
• Fournit de l'aide et des commentaires en matière d'élaboration de plans et d'objectifs à court et à long terme de la Fondation;
• Fait des recommandations et collabore à la planification, à la rédaction et à l'évaluation de la politique, des initiatives et/ou des programmes de la Fondation qui feront progresser l'orientation financière et/ou stratégique de la Fondation;
• Prépare pour approbation par le conseil d'administration le calendrier annuel des réunions et des activités du conseil;
• En collaboration avec les membres du comité et du conseil, élabore les mandats des comités et aide à intégrer et à coordonner le plan de travail annuel du conseil pour approbation et adoption par le conseil;
• Soumet des renseignements et des rapports, y compris le rapport annuel de la Fondation du Cégep Heritage College, sur demande ou tel que la loi l'exige, à des entités ou des représentant(e)s gouvernementaux(ales) afin de maintenir le statut d'organisme de bienfaisance de la Fondation;
• Sous la direction des membres de la haute direction, mène des recherches, élabore et met en oeuvre des initiatives et des projets conçus pour élargir la portée et l'influence positive de la Fondation;
• En collaboration avec le secrétaire général et le trésorier de la Fondation, veille à ce que les procès-verbaux et les décisions des réunions du conseil soient consignés et à ce que les rapports financiers soient déposés aux réunions du conseil;
• Rend compte des préoccupations, fournit des mises à jour sur les initiatives et les activités aux membres de la haute direction, au conseil d'administration et aux comités concernés et ce, régulièrement et/ou sur demande;
• Appuie le comité des mises en candidature dans l'élaboration et l'exécution du processus de nomination des membres du conseil d'administration et des comités de la Fondation en vue de constituer des équipes qui reflètent la diversité de la communauté collégiale que la Fondation sert.

Finances

• À l'aide du logiciel financier et des relations avec les clients de la Fondation, le gestionnaire de la Fondation assure la saisie et l'archivage exacts de toutes les données financières de la Fondation et prépare les rapports financiers pour l'exercice d'audit en collaboration avec le trésorier;
• Prépare des rapports financiers et opérationnels à l'intention du conseil d'administration let du Comité exécutif lors des réunions ordinaires et sur demande;
• Assiste aux réunions budgétaires et prépare les budgets prévisionnels;
• Surveille les revenus et les dépenses établis dans le budget annuel et s'assure qu'un flux de trésorerie suffisant est disponible pour couvrir les dépenses régulières et prévues;
• Gère toutes les opérations relatives aux dons en espèces (en personne, par courrier, en ligne, par virement bancaire, contrats d'engagement, rappels de renouvellement, etc.);
• Tient à jour et rassemble tous les documents financiers et prépare, avec le trésorier, tous les documents nécessaires à la déclaration d'impôts annuelle et à l'émission des déclarations d'impôts pour les oeuvres de bienfaisance;
• Sous l'égide de la haute direction, s'occupe des subventions et du développement de partenariats;
• Saisit les informations relatives aux donateurs dans le logiciel de gestion des donateurs et veille à ce qu'elles soient correctes;
• Prépare et effectue les dépôts bancaires;
• Gère et réconcilie les transactions de la Fondation et, à l'aide de QBO, tient des registres financiers précis;
• Gère les opérations bancaires en ligne et le processus d'autorisation de signature;
• Dépose les demandes de remboursement de la TPS et de la TVQ.

Collecte de fonds et sensibilisation

• Contribue au développement de stratégies visant à augmenter la sensibilisation et l'appui du public;
• Effectue des recherches et rédige des rapports sur les possibilités de collaboration et/ou de partenariat avec la communauté et le gouvernement, et identifie les ressources nécessaires à la réalisation des objectifs de la Fondation;
• Coordonne et soutient les comités de la Fondation dans la planification de présentations, d'événements et d'initiatives liés aux prix/bourses pour les étudiants, à la reconnaissance, au suivi des donateurs, à la publicité et aux communications de la Fondation, le tout sous les auspices et avec l'approbation du Comité exécutif et en coordination avec le Collège;
• Favoriser l'établissement de relations positives entre le Collège et les donateurs et facilite les contacts avec les organisations communautaires;
• Se tient au courant des questions susceptibles d'avoir un impact sur la Fondation .

Administration

• Établit et gère des procédures administratives, opérationnelles et de responsabilités saines;
• Complète la documentation pour les rapports et les dossiers gouvernementaux, organise les documents de bureau, rédige des demandes de financement, des demandes de subvention, des rapports intermédiaires, des rapports financiers et des contrats pour examen et approbation, le cas échéant;
• Se coordonne avec le secrétaire pour informer les membres du conseil d'administration des réunions à venir par des moyens de communication appropriés et efficaces;
• Veille à ce que les ordres du jour, les procès-verbaux, les rapports et les documents de réunion à approuver soient fournis et accessibles au conseil d'administration en temps utile;
• Coordonne et organise l'Assemblée générale annuelle, sous la direction du président, en veillant notamment à la création et à la distribution en temps utile de tous les documents pertinents, y compris le rapport annuel;
• Contribue à la rédaction, pour approbation, de politiques opérationnelles, de procédures, d'accords et de contrats en collaboration avec les commissions concernées, et veille à leur mise en oeuvre;
• Assiste les comités qui en font la demande en leur apportant un soutien administratif pour des projets spécifiques;
• Gère, coordonne et supervise une petite équipe de bénévoles, selon les besoins, pour des projets spécifiques;
• En collaboration avec le Comité exécutif de la Fondation et sous sa supervision, identifie les tâches pour les stagiaires occasionnels ou coopératifs, supervise et évalue leur travail;
• Effectue d'autres tâches connexes conformes au mandat général de la Fondation, selon les instructions reçues.

Communications

• Contribue et soutient les plans et les efforts de communication stratégique en relation avec les initiatives de la Fondation, en utilisant une variété de moyens en anglais et en français : bulletin d'information, brochures, communiqués de presse, médias sociaux et site web de la Fondation;
• Gère et exécute les obligations de visibilité des donateurs, y compris la reconnaissance dans les médias;
• Rédige pour approbation et produit les informations sur la Fondation pour publication dans les médias locaux;
• Agit en tant que porte-parole de la Fondation auprès des médias à la demande du président;
• Maintient de bonnes lignes de communication avec le Collège.

QUALIFICATIONS MINIMALES REQUISES :

• Un diplôme en administration des affaires, en administration publique, en marketing et collecte de fonds, dans un domaine connexe ou une combinaison d'études et d'expérience équivalente;
• Cinq années d'expérience dans un poste de responsabilité de gestion, idéalement dans un organisme à but non lucratif impliquant des activités de collecte de fonds.

AUTRES QUALIFICATIONS :Compétences, aptitudes et expérience

• Excellentes compétences interpersonnelles et en communication
• Solides compétences organisationnelles
• Style hautement collaboratif et vision axée sur le travail d'équipe
• Capacité à gérer des priorités conflictuelles et à mener à bien plusieurs projets de front dans des délais serrés;
• Bonne compréhension de la réalité commerciale et philanthropique de la région et de la province;
• Bilinguisme français et anglais (lu, écrit et parlé);
• Maîtrise de l'utilisation de l'équipement et de la technologie de bureau dans un environnement Windows avec la suite Microsoft Office (MS Word, PowerPoint, Excel, etc.), Quick Books et programmes CRM;
• La connaissance du réseau des cégeps sera considérée comme un atout.

N.B. : Le comité de sélection se réserve le droit d'établir des équivalences en ce qui a trait aux qualifications académiques et à l'expérience.

Durée : Contrat d'une durée d'un an avec possibilité de renouvellement (période de probation d'une durée de 4 mois)
Salaire annuel : 52,000.00 $ (sur la base de 25 heures par semaine, horaire flexible à déterminer).

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