Secrétaire de cadre supérieur

2 weeks ago

Québec, Canada Université du Québec Full time
Poste régulier

SOMMAIRE DE LA FONCTION
Sous la direction du secrétaire général, la personne titulaire du poste apporte son soutien à la planification et à l’organisation des activités du Secrétariat général en effectuant différentes tâches administratives de nature variée et complexe. Elle agit à titre de collaboratrice ou -de collaborateur dynamique et engagé en participant à l’administration des affaires courantes et en fournissant des services et l’assistance nécessaire au bon fonctionnement du Secrétariat général. En l’absence de son supérieur, elle voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche de son secteur.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Cette personne :
- Prend les dispositions relatives à l’agenda de son supérieur. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous et organise les rencontres selon les priorités. Réaménage à l’occasion l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s’assure de la présence de son supérieur à ses différents rendez-vous.
- Assure un suivi des courriels de son supérieur de façon efficace en analysant et en priorisant le contenu.
- S’assure de la conformité et de la qualité des documents produits. Effectue la mise en page de différents documents tels que rapports, règlements, politiques, directives, lettres, contrats, avis juridiques rédigés par le secrétaire général et par l’adjointe au secrétaire général et conseillère juridique.
- Assiste le secrétaire général dans la gestion de dossiers spécifiques dont la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
- En collaboration avec le secrétaire général, participe à la préparation des budgets annuels et révisés du Secrétariat général.
- En collaboration avec le secrétaire général et l’adjointe au secrétaire général et conseillère juridique, voit à l’organisation, à la tenue des réunions, au suivi de celles-ci et aux formations pour la Commission des secrétaires généraux.
- Rédige et prépare la correspondance courante et les rapports requis au traitement des dossiers.
- Tient à jour la comptabilité de l’unité. Compare les écritures comptables avec les pièces justificatives. Effectue les vérifications périodiques des soldes des comptes du Secrétariat général et la saisie des factures en vue de leur traitement.
- Collabore, au besoin, à l’organisation, la tenue et le suivi des travaux des différentes instances décisionnelles, dont l’Assemblée des gouverneurs, le Conseil des études et le Comité exécutif. Effectue des recherches et collige l’information pertinente aux dossiers des réunions, le cas échéant. Peut informer les personnes responsables concernées des décisions et effectuer des suivis découlant de ces réunions.
- Accueille les personnes qui s’adressent au Secrétariat général et leur fournit des renseignements sur des sujets variés. Effectue les recherches nécessaires, valide l’information auprès de différents intervenants et réfère les personnes aux responsables concernés.
- Assure les communications et les échanges d’information avec les responsables des différentes unités au sein du Secrétariat général, de l’Université, d’autres universités et établissements d’enseignement, des ministères et de divers organismes régionaux, provinciaux ou internationaux.
- Prend connaissance du courrier, fait les vérifications d’usage, traite les demandes selon les priorités et prépare la correspondance courante en effectuant la recherche, la cueillette et l’agencement des renseignements nécessaires. En l’absence de son supérieur, évalue l’importance des demandes, règle celles qui ne requièrent pas son intervention et achemine les plus urgentes aux personnes responsables concernées.
- Organise sur demande les rencontres, planifie la logistique et les déplacements des membres de l’équipe du Secrétariat général.
Collabore à l’administration du Secrétariat général, notamment en préparant les rapports de dépenses, les demandes de paiements, en procédant à de la refacturation, en assurant la saisie des bons de commande et le suivi du processus d’approbation des bons de commande ainsi que la réception des fournitures dans le système de gestion administrative lorsque requis.
- Traite des informations et des dossiers stratégiques, de nature confidentielle ou d’ordre légal. Maintient un système de classement.
- Assure la mise à jour des informations relatives au Secrétariat général et à leurs activités en vue d’une saisie dans les systèmes ou d’une diffusion appropriée. Tient à jour différentes listes.
- Maintient à jour ses connaissances en lien avec son domaine d’activités.
- Participe à l’amélioration des processus et des façons de faire.
- Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

QUALIFICATIONS REQUISES
- Scolarité : Diplôme d’études secondaires et une formation en bureautique (DEP en secrétariat ou autre) ou scolarité équivalente.
- Expérience : Minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente dans un poste de secrétaire de direction. Avoir une expérience dans le domaine juridique représente un atout.
- Français : Excellente habileté à communiquer verbalement et par écrit.

Connaissances informatiques :
  • Excellente connaissance de la suite Office 365, principalement Outlook et Word;
  • Aisance avec les outils de travail collaboratif.
Compétences :
  • Savoir faire preuve d’une très grande discrétion considérant la nature privilégiée et confidentielle des dossiers et des communications;
  • Professionnalisme;
  • Autonomie et initiative;
  • Excellent sens de l’organisation;
  • Rigueur, précision et souci du détail;
  • Excellentes relations interpersonnelles et habiletés à interagir avec les membres de la haute direction;
  • Posséder une grande capacité d’adaptation;
  • Savoir gérer les priorités tout en travaillant sous pression avec de courtes échéances.

TRAITEMENT
Conformément à la politique salariale en vigueur pour le personnel administratif.

LIEU DE TRAVAIL
475, rue du Parvis, Québec (Québec)
* Veuillez prendre note qu’une directive sur le télétravail est en vigueur au sein de l’organisation et que cet emploi est admissible à une entente de télétravail en mode hybride (8 jours de présence au bureau par mois), permettant d’offrir de la flexibilité et de maintenir l'équilibre entre le télétravail et les avantages des interactions en personne.

CANDIDATURE
Toute personne intéressée par cette offre doit faire parvenir, par courrier électronique, son curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation d’un maximum de 2 pages indiquant ses motivations, ses expériences, ses réalisations et aptitudes la préparant à assumer les responsabilités de cette fonction, avec la mention du numéro de concours 24-25/02, avant le 14 mai 2024, à 16 h, à emplois3@uquebec.ca.

  • Secrétaire de cadre supérieur

    2 weeks ago

    Québec, Canada Université du Québec Full time

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    4 days ago

    Québec, Canada École de technologie supérieure ETS Full time

    L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la...

  • Secrétaire Juridique

    4 weeks ago

    Québec, Canada CIUSSS de la Mauricie-et-du-Centre-du-Québec Full time

    Qu’est-ce qui t’attend? Tu es débrouillarde, dynamique et autonome? Les échéanciers serrés ne te font pas peur et le travail d’équipe c’est ta force? Cet emploi de secrétaire juridique est pour toi! Le Service des affaires juridiques est à la recherche d’une personne afin de répondre à un besoin de remplacement à titre de secrétaire...

  • Secrétaire Médicale

    7 days ago

    Québec, Canada Institut de Cardiologie de Montréal Full time

    **SECRÉTAIRE MÉDICALE** - Direction des services multidisciplinaires_ **_Poste permanent à temps complet_** Que vous soyez de rythme entraînant et passionné par les défis de la cardiologie, de rythme enjoué et interpellé par l’ambiance de travail conviviale ou encore de rythme équilibré et à la recherche d’un milieu où concilier travail et...

  • Secrétaire Médicale

    4 days ago

    Québec, Canada Centre médical St-André Full time

    **Offre d'emploi** **Poste : Secrétaire médicale** Clinique médicale située à rivière des prairies est à la recherche d'une secrétaire médicale à temps partiel qui désire se joindre à une équipe dynamique et accueillante. **Sommaire des responsabilités**: La secrétaire médicale assure un soutien administratif aux membres de l’équipe de...

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    **Ce qui t’attend**: En tant que secrétaire de gestion, tu effectueras des tâches de secrétariat ainsi que certaines tâches de support administratif de bureau reliées à ton secteur d'activité. Joins-toi à la Direction de la police pour le remplacement d'un congé de maternité d'une durée de 9 mois à temps complet (35 h/semaine). Par la suite, la...

  • Secrétaire Dentaire

    4 weeks ago

    Québec, Canada Centre Dentaire de Haute Technologie Full time

    Le Centre Dentaire de Haute Technologie est à la recherche d'une nouvelle secrétaire dentaire pour s'ajouter à notre belle équipe! AUCUN SOIR! Horaire de jour seulement! 4 ou 5 jours, à déterminer selon vos besoins! - Belle ambiance de travail - Clinique moderne et à la fine pointe de la technologie - Dentitek Sans Papier! Nous cherchons une...

  • Secrétaires Et Agentes-agents de Bureau

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    Vous êtes une personne organisée, offrant un bon service à la clientèle et vous aimeriez travailler en secrétariat dans un milieu enrichissant et dynamique? Vos compétences pourraient être mises à profit au sein de notre organisation! Le CSSDM recherche des secrétaires et agentes ou agents de bureau pour effectuer des remplacements à court et à...

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    2 weeks ago

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    3 weeks ago

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    Description du poste: - LIBELLÉ DE LA NOMENCLATURE - Personne qui assiste un ou des médecins ou des professionnels ou une équipe de travail dans leurs fonctions administratives et professionnelles. - Elle prépare et saisit à l’ordinateur des dossiers médicaux, des rapports et des demandes d’analyses, des protocoles opératoires ou d’autres...

  • Secrétaire de gestion

    5 days ago

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    3 days ago

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    Statut:Remplacements à temps partiel ou temps plein durant l’année scolaire 2023-2024 Lieu de travail:Écoles primaires, secondaires et spécialisées et centres administratifs Entrée en fonction:Selon vos disponibilitésVotre rôle Vous devrez assister une ou plusieurs personnes en exécutant des tâches de secrétariat, effectuer diverses tâches...

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    7 days ago

    Québec, Canada Ville de Lévis Full time

    **Ce qui t’attend**: En tant que secrétaire de gestion, tu effectueras des tâches de secrétariat ainsi que certaines tâches de support administratif de bureau reliées à ton secteur d'activité. Notamment, tu seras en charge de la gestion des requêtes citoyennes en lien avec le transport et la circulation ainsi que de la préparation et des suivis...